Overheid

Digitaal samenwerken

Overheid

Samenwerken en communiceren, dat doen we steeds digitaal. Dat is ook het geval bij de overheid.

Om dit goed te faciliteren, heeft ilionx een speciale oplossing voor digitaal samenwerken.

Bij het inrichten van een digitale werkomgeving (DWO) staat een ding centraal: het ondersteunen van medewerkers en werkprocessen. In een overzichtelijk portaal hebben medewerkers alle applicaties en (formele) informatiebronnen tot hun beschikking. Of medewerkers nu op zoek zijn naar een collega met een bepaalde expertise, dat ene document zoeken waaraan gisteren nog is gewerkt, of willen weten of er nog taken op hun naam staan; alles kan binnen het online portaal.

De Digitale Werkomgeving maakt voor het samenwerken gebruik van de mogelijkheden die Microsoft Office 365 biedt. Het ontsluit standaard alle toepassingen van Office 365 zoals e-mail, Office-toepassingen (zoals Word, Excel en PowerPoint), SharePoint, Office Groups, Teams en Yammer. Het portaal ligt als een schil over deze toepassingen heen, waardoor het voor gebruikers eenvoudiger is om informatie te vinden en samen te werken.

Aan deze standaard Office 365-toepassingen kunnen we verschillende business-applicaties toevoegen, zoals relatiemanagement, een zaaksysteem of andere overheidsspecifieke applicaties – uiteraard afgestemd op de behoefte van de gebruiker. Hierdoor kunnen gebruikers optimaal gebruikmaken van alle mogelijkheden van de bestaande applicaties en Office 365, zonder dat ze hiervoor naar de afzonderlijke functionaliteit (zoals e-mail of recente documenten) hoeven te zoeken of navigeren. Alle informatie uit verschillende systemen komt naar de medewerker, waardoor de Digitale Werkomgeving de productiviteit van medewerkers vergroot. Daarnaast biedt One de mogelijkheid om informatie bij elkaar te brengen op basis van context. Zo kan One alle relevante informatie omtrent een project, een burger of een bepaald proces bij elkaar brengen.

Projectmatig samenwerken

Overheidsorganisaties voeren veel verschillende projecten uit; van kleine projecten tot grote programma’s. Hierbij werk je vaak samen met mensen buiten je eigen organisatie. Om het samenwerken aan projecten optimaal te ondersteunen, biedt ilionx een projectenportaal om digitaal samenwerken aan projecten te faciliteren.

Het portaal maakt gebruik van de functionaliteit van Office 365, waarbij SharePoint de basis vormt. Binnen het portaal komt alle benodigde informatie samen; denk aan contractinformatie, planning- en resource-informatie, gegevens van projectleden, maar ook zaakinformatie – bijvoorbeeld als er sprake is van vergunningsaanvragen. Via het portaal is het ook mogelijk om online projectinformatie met elkaar te delen om een oerwoud aan e-mailwisselingen te voorkomen. Burgers kunnen bij het project betrokken worden in de vorm van burgerparticipatie of enquêtes.

Een belangrijk voordeel van ons projectenportaal is dat het de mogelijkheid biedt om een zaak te koppelen aan een project. Deze zaken en bijbehorende documenten worden na een koppeling in een overzicht weergegeven binnen het project. Documenten kunnen ook automatisch vanuit een project verplaatst worden naar een zaak en het is zelfs mogelijk om een nieuwe zaak te maken vanuit het projectenportaal. Kortom, het projectenportaal ondersteunt je maximaal bij het uitvoeren van projecten en het oppakken van zaken.

Deze oplossing kan ook samen met ons projectenportaal en/of zaaksysteem als één geïntegreerde oplossing worden afgenomen.

Heb je een vraag? Wij helpen je graag verder.

Informatie inspireert! Wil je in contact komen met één van onze experts? Wij helpen je graag. Neem contact op via onderstaande button.

Maak een afspraak
Ilionx logo