Hoe robot Robin 24/7 aan het werk is voor Bergman Clinics

Bergman Clinics is het grootste netwerk van focusklinieken voor planbare medische zorg in Nederland. Het netwerk is al 30 jaar actief in de medisch specialistische zorg en bestaat inmiddels uit meer dan 60 focusklinieken met vestigingen in Nederland, Scandinavië en Duitsland.

Bergman Clinics werkt met HiX, het elektronisch patiëntendossier (EPD) van Chipsoft. Voor elke verwijzing die binnenkomt worden, op de hoofdvestiging in Naarden, centraal voor alle klinieken in HiX het BSN-nummer, de verzekering, de NAW-gegevens en de huisarts gecontroleerd. Indien nodig worden de patiëntgegevens geüpdatet. De medewerkers die dit deden, haalden hier weinig voldoening uit. Het was immers saai werk en door het continu checken en invoeren van data was er minder tijd voor contact met cliënten. ilionx werkte al langere tijd samen met Bergman Clinics en samen zagen ze dit als een goede reden om de dienstverlening uit te breiden! “Door de grote hoeveelheid administratie en repetitiviteit hierin was het inzetten van DIZA eigenlijk meteen een no-brainer. In de zorg is namelijk elke minuut die we beter kunnen besteden goud waard”, vertelt Bas Berntsen, Manager Contact & Service Center bij Bergman Clinics.

De digitale zorgassistent (DIZA) is een oplossing van ilionx die gebouwd is op het RPA Platform van UiPath. In de UiPath tooling worden handelingen via de voorkant van applicaties geprogrammeerd, waardoor de impact op het IT-landschap beperkt blijft. De integratie met HiX bleek echter geen gelopen koers. Door pop-ups, bugs, updates en wijzigingen in HiX raakten de digitale zorgassistenten, die inmiddels gezamenlijk naar de naam Robin luisteren, regelmatig van de leg. Robin (deze naam is geen toeval, met Bas(sie) als manager van de afdeling) moest dus getraind worden om bijvoorbeeld pop-ups te herkennen. Ook de medewerkers werden opgeleid in het werken met Robin. Nu kunnen ze bijvoorbeeld zelf wachtwoordwijzigingen doorvoeren en Robin aan- en uitzetten bij onderhoud van HiX. De supportafdeling van ilionx staat daarbij altijd klaar om ondersteuning te bieden.

De twee robots automatiseren 24/7 repetitieve taken van de zorgmedewerkers. De medewerkers bij Bergman Clinics hoeven zich enkel nog te ontfermen over de uitzonderingen die Robin doorgeeft door middel van het sturen van een mail en een SQL-rapportage. Bas: “De grootste winst zit in het enorm toegenomen werkplezier nu de meeste relatief saaie werkzaamheden niet meer uitgevoerd worden. Er is nu meer tijd voor werk dat daadwerkelijk waarde toevoegt.” Ook worden er meer verwijzingen per dag verwerkt, waardoor gegevens beter up-to-date zijn en zowel zorgmedewerkers als cliënten sneller inzage hebben in het patiëntendossier. Dit zorgt voor meer snelheid in de afspraakbevestigingen. Als Robin klaar is met zijn standaard werkzaamheden, werkt hij achterstallige administratie bij. Inmiddels wordt 94 procent van het administratieve werk door een robot gedaan. Van de duizend verwijzingen per dag is er slechts 6 procent waar toch een medewerker aan te pas moet komen omdat het om uitzonderingen gaat. Bas: “De digitale zorgassistenten bevallen zo goed dat we alweer nieuwe cases op aan het halen zijn. Onlangs is er een derde robot gemaakt die geholpen heeft met het aanmaken van nieuwe patiënten in HiX.”