Hoe Pantein op Agile wijze de stap naar datagedreven werken maakt

Pantein levert in Noordoost-Brabant en Noord-Limburg een compleet aanbod van producten en diensten op het gebied van care en cure. Pantein heeft daarmee een van de breedste zorgportfolio’s van Nederland met het Maasziekenhuis, diverse verpleeg- en verzorgingshuizen, servicediensten aan huis en alle mogelijke vormen van thuiszorg in haar bestand.

De ambitie van de zorgorganisatie was duidelijk: één Pantein zijn. Joris Linssen, manager ICT bij Pantein, legt uit: “Omdat we een zorgorganisatie zijn met meerdere zorgbedrijven, betekent dit dat het zorgpersoneel of -management informatievragen kan stellen die meerdere zorgdomeinen betreffen. Denk bijvoorbeeld aan het willen volgen van de zorgpaden die patiënten afleggen tussen de huisarts, ons ziekenhuis en vervolgens de wijkverpleging. We waren technisch niet voorbereid op deze vragen. Informatie moet vrij kunnen worden uitgewisseld tussen de verschillende systemen en daarop moeten we ook kunnen sturen.” Peter van der Pols, lid van de raad van bestuur bij Pantein, vult aan: “Op managementniveau kwamen vooral vragen vanuit financieel- en HR-perspectief binnen. Zorgorganisaties moeten efficiënter werken en winstgevend zijn. Kunnen we financiële gegevens vergelijken voor onze jaarverslagen? Kunnen we ziekteverzuim inzien? En kunnen we de medewerkers die vanuit de Verpleeg- en Verzorgingshuizen en Thuiszorg (VVT) naar een ziekenhuisfunctie willen overstappen, loopbaanperspectief bieden? We willen alle vragen én antwoorden inzichtelijk maken.”

Joris vervolgt: “We zijn zelf al eerder gestart met het samenvoegen van de twee afzonderlijke datawarehouses die we hadden. Dat betrof een stuk IT-architectuur. ilionx heeft ons geholpen met de verfijning hiervan. Om de informatieproducten goed in te richten en een roadmap op te stellen, zijn we met een Agile project gestart. Dit was onze eerste ervaring met het Scrum framework, wat best wennen was. Gelukkig nam ilionx de organisatie mee in de Agile manier van werken. We hebben ervoor gekozen om vier product owners aan te stellen. Zij stroomlijnden de informatievragen die vanuit de zorgorganisaties binnenkwamen en leerden om deze heel concreet te formuleren. Neem bijvoorbeeld verzuim. Wat is daar de precieze definitie van? Het is belangrijk dat je daar als organisatie op dezelfde manier naar kijkt. ilionx begeleidde hen op de juiste manier en zorgde ervoor dat de stuurgroep in het goede spoor bleef. Om prioritering in de informatievragen aan te brengen, hebben we met ilionx’ experts verdere invulling gegeven aan de roadmap. Per kwartaal staan de hoofdonderwerpen aangemerkt waar we mee aan de slag gaan. Natuurlijk ging dit niet van de een op de andere dag goed. Het heeft best wat tijd gekost om de organisatie mee te nemen in deze nieuwe werkwijze om uiteindelijk tot betere, volwassenere informatieproducten te komen.”

De Agile manier van werken heeft Pantein al veel opgeleverd. Peter: “Door de aangebrachte prioritering werken we gestroomlijnder, hakken we complexere vragen in stukjes en zetten we concrete stappen. Dat zorgt voor een continu verbeterproces, waardoor we binnen een jaar een goed platform met concrete informatieproducten hebben neergezet. Managers reageren hier heel positief op: het BI-platform biedt hen een uniforme, geautomatiseerde rapportagestructuur waarin de zorg- en bedrijfsvoering staan gevisualiseerd. Dat scheelt hen niet alleen veel werk, maar het brengt ook een meer datagedreven cultuur teweeg. Datagedreven werken heeft overigens niet alleen te maken met de operationele bedrijfsvoering, maar ook met het effect van behandelingen en de impact die je maakt op de zorg. In de toekomst willen we dan ook meer doen met fact-based data. Valt er bijvoorbeeld een relatie te ontdekken tussen een zorgvorm en het uiteindelijke resultaat? Misschien levert regionale zorg wel gezondere mensen op. Zo kunnen we de juiste zorg op de juiste plek in het netwerk aanbieden.” Joris vult aan: “Een volgende grote stap is data science: trends analyseren, deze ondersteunen met statische methoden en externe databronnen om vervolgens gerichte voorspellingen te kunnen doen. Waar vroeger de informatievoorziening weinig prioriteit had voor het bestuur, staat het nu als vast onderdeel op de agenda.”