Hoe Interzorg ZorgControl 2.0 gebruikt voor meer inzicht

Interzorg biedt in Noord- en Midden-Drenthe ouderenzorg, zorg voor slechtzienden en blinden, jonge mensen met dementie, revalidatie en meer. Op negen locaties wonen ongeveer achthonderd mensen in een eigen appartement in een gezamenlijke, veilige woonomgeving. Daarnaast helpt Interzorg ruim vijfhonderd mensen met wijkzorg en andere services aan huis.

“Doordat in 2022 een aantal van onze grootste bronapplicaties werd vernieuwd of vervangen, kwam ZorgControl 2.0 al snel ter sprake”, vertelt Simone Wielinga, applicatieontwikkelaar bij Interzorg. “De wijzigingen hadden namelijk een direct effect op ZorgControl 1.0. Deze wordt gevoed door de bronsystemen. Welke data blijft over? En wat betekent dit voor de BI-tooling in onze organisatie? Daarnaast wilden we ook wat zaken verbeteren, zoals de visualisatie van data.” Haar collega Titia Wijnstra-Land, business controller, vult aan: “We wilden ook op meer en andere KPI’s focussen. Denk bijvoorbeeld aan bedbezetting, actuele zorgleefplannen, kwalitatieve informatie, verzuim, de inzet van FTE’s en zorgverkoop. Bij deze laatste kun je bijvoorbeeld inzien wat het afgesproken prijsplafond is met de zorgverzekeraars en of je hier boven- of onder duikt. Meer inzicht is het hoofddoel. We willen op tijd risico’s inventariseren en ingrijpen waar nodig. Daarom hebben we ZorgControl 2.0 intern ook een bijpassende naam gegeven: INNZicht.”

Na de livegang van de nieuwe bronsystemen kon de overgang van ZorgControl 1.0 naar INNZicht starten. Simone: “We zijn gestart met de grote lijnen van de implementatie: hoe gaan we het traject aanvliegen? Wie moet betrokken worden bij welk stuk? De implementatie heeft een aantal maanden geduurd. We zijn eerst overgegaan as is. Gedurende deze tijd zijn de lijntjes met de experts van ilionx heel kort geweest. We konden snel schakelen. Er zit niemand tussen, het team is heel toegankelijk.” Titia: “We hebben in deze tijd ook de KPI’s gedefinieerd en gebruikerstrainingen gehouden. Deze werden gegeven aan medewerkers die met de stuurinformatie in INNZicht moeten werken, zoals MT-leden, locatiemanagers, HR-adviseurs, business controllers, financial controllers en kwaliteitsadviseurs. Hieruit is ook het idee ontstaan om de oplossing qua look and feel straks verder te ontwikkelen, zodat deze nog eenvoudiger wordt in gebruik. Denk bijvoorbeeld aan het toepassen van filtering en selecties. Zo weten de gebruikers die niet dagelijks met de dashboards werken ook hun weg te vinden. Tot slot hebben we gewerkt aan een stuk kwaliteitsborging. In oktober 2022 heeft de overgang van implementatie naar live beheer plaatsgevonden.”

“We hebben nu een instrument in handen dat ons maandelijkse cijfers geeft en ervoor zorgt dat we niet achter de feiten aanlopen”, zegt Titia. “ZorgControl 2.0 maakt onze data mooi inzichtelijk, is transparant en werkt ook sneller dan de vorige versie. Dit alles is heel plezierig, aangezien onze MT-leden, locatiemanagers, kwaliteitsadviseurs, business controllers en HR-adviseurs elke maand INNZichtgesprekken houden om de informatie in INNZicht door te nemen. Ze bespreken dan alle KPI’s en schrijven een toelichting op de cijfers. Dan moet je over actuele data beschikken. Het schrijven van de toelichting gebeurt nu nog in Word; dit willen we ook graag in INNZicht hebben staan en meer actiegericht maken. Wat zijn de acties om binnen de afgesproken kaders te blijven en wanneer zijn deze gereed? Daarnaast kijken we nu naar de ontwikkeling van organisatiebrede overzichten. Hiermee kunnen we locaties onderling vergelijken. Uiteindelijk willen we nog meer vooruitkijken en prognoses kunnen maken. Dat is de volgende stap.” Simone sluit zich hierbij aan: “De nood om datagedreven te werken, die is er absoluut.”