Zo stapt Capri Hartrevalidatie over naar een flexibele cloudwerkplek

Ook stond de organisatie op het punt om al haar hardware te vervangen. Samen met ilionx werd zowel de cloudtransitie als de overstap op nieuwe apparatuur een feit, waarbij speciale aandacht werd besteed aan trainingen voor medewerkers.

De veiligheid en communicatiemogelijkheden die Microsoft 365 biedt, waren doorslaggevend voor de organisatie. Niek Baart, directeur bij Capri Hartrevalidatie, licht zijn keuze toe: “Met de nieuwe cloudzorgwerkplek blijven we voldoen aan alle eisen van de AVG, die hoog zijn in de zorg. Daarnaast won thuiswerken sterk aan populariteit onder onze medewerkers. Om snel informatie te delen en in vakgroepen samen te werken, is Microsoft Teams bijvoorbeeld essentieel. Het is een enorme aanwinst. En met de nieuwe laptops heeft iedereen altijd zijn eigen werkplek bij zich. Dit was voorheen locatiegebonden: we werken veel in sporthallen en daar werd door iedereen op dezelfde apparaten gewerkt. Nu heeft iedereen zijn eigen account. Dat werkt een stuk makkelijker.”

De gebruikers werden in de transitie naar de cloud zorgvuldig begeleid. “Je weet niet of iedereen zo’n verandering prettig gaat vinden”, vertelt Niek. “In de zorg kan dat gevoeliger liggen dan in het bedrijfsleven. Er is daarom bewust gekozen om genoeg tijd vrij te maken voor opleidingen, zorg tijdens de livegang en goede nazorg. Om de digitale vaardigheden van medewerkers te peilen, zijn zij geïnterviewd en is er een enquête uitgevoerd. Iedereen kreeg een kleine basistraining. Vervolgens zijn er per doelgroep trainingen op locatie geweest waarin de voor hen belangrijke onderwerpen aan bod kwamen. Dat zijn voor onze zorgverleners bijvoorbeeld Word, Teams, Outlook en het elektronisch patiëntendossier. Dit heeft ervoor gezorgd dat iedereen heel blij was met de keuze voor de moderne werkplek.”

Niek vervolgt: “Naast de support op de aparte locaties, was er op onze centrale locatie ook iemand aanwezig voor algemene vragen. Er is een FAQ gemaakt en onze interne helpdesk werd veel geraadpleegd. Na een maand of anderhalf is er nog een nazorgklas geweest. In deze klas konden medewerkers vragen stellen die gedurende de tijd naar boven kwamen. Daar is zeker gebruik van gemaakt. De implementatie is soepel verlopen, ik moet het de consultants van ilionx echt nageven. Ze hebben heel zorgvuldig gewerkt.” Natuurlijk zijn er ook zaken die anders hadden gekund. Niek: “Noem het een leermoment. De ingebruikname van de nieuwe laptops viel samen met de opleiding van Microsoft 365. Die combinatie was zonde, omdat we daardoor in de training minder tijd hadden voor het leren werken in de cloud. Dat was hetgeen waar de gebruikers immers het meest aan moesten wennen. Gelukkig werken ze in teams, dus is er altijd wel iemand die even kan helpen.”

ilionx verzorgt het apparaat-, netwerk- en applicatiebeheer nog voor Capri. “Onze medewerkers kunnen inmiddels super uit de voeten met de nieuwe cloudwerkplek. Er komen bijna geen vragen meer binnen. Iedereen is tevreden en alles werkt goed. De communicatiekanalen worden goed benut en dat is wat ik graag zie. Een laatste punt dat mijn aandacht had, was de koppeling van Welch Allyn aan onze kantoorautomatisering. Welch Allyn is een programma dat we gebruiken voor maximale inspanningstesten. Ook daarin bood ilionx uitkomst.”