waar ben je naar op zoek?

Search
Generic filters
Exact matches only
Search in title
Search in content
Search in excerpt
referent

UWV

UWV lanceert in zes weken het tijdelijke NOW-noodprogramma

NOW-noodprogramma | UWV

Soms is er maar één vonk nodig om snelle innovatie op gang te brengen.

Dat was het geval voor UWV, toen de Nederlandse overheid de organisatie de opdracht gaf een programma uit te voeren om werkloosheid te voorkomen in het licht van COVID-19. UWV is een zelfstandig bestuursorgaan dat werknemersverzekeringen uitvoert en arbeidsmarkt- en datadiensten levert: het helpt werklozen bij het vinden van werk, stelt de uitkeringen voor arbeidsgehandicapten vast en beheert de medische en WW-uitkeringen aan degenen die daarvoor in aanmerking komen.

Het NOW-programma, ook wel bekend als de Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid, bood bedrijven die negatief werden getroffen door COVID-19, compensatie, zodat ze de salarissen van hun werknemers konden blijven betalen. Bedrijven die over een periode van drie maanden 20% of meer omzetverlies leden, kregen voor die periode een subsidie tot 90% van de loonkosten. Het programma van beperkte duur werd uitgevoerd over zes inschrijvingsperioden, die elke drie maanden plaatsvonden tot het programma op 1 oktober 2021 eindigde.

De overheid gaf UWV slechts zes weken om het programma op gang te brengen. Om aan de korte tijdlijn te voldoen, had de organisatie een geautomatiseerde manier nodig om verzoeken af te handelen die speciale aandacht vereisten: zaken die niet helemaal pasten, zoals eerdere faillissementen, gebrek aan historische ge­gevens of onjuiste bankrekeninggegevens.

UWV overwoog verschillende opties – een Java-applicatie helemaal opnieuw bouwen, een geautomatiseerde spreadsheet maken – maar koos uiteindelijk voor technologie die het al in zijn bezit had: de IBM Cloud Pak® for Business Automation-oplossing. De organisatie was begonnen met het gebruik van de oplossing, maar had deze nog niet volledig geïmplementeerd in een live omgeving. De tijd was rijp om het in praktijk te brengen.

"We hadden al plannen om de oplossing implementeren in processen op meer afdelingen, maar nu waren mensen overtuigd van waarde, flexibiliteit en vermogen om op korte termijn resultaten te leveren."

Peter van der Heijden, Programmadirecteur E-Werken bij UWV

Een enorme sprong in snelheid en wendbaarheid

UWV heeft nauw samengewerkt met IBM Business Partner You-Get BV (sinds begin 2022 onderdeel van ilionx) om de NOW-aanvraag vrijstellingsapplicatie te ontwikkelen met behulp van de Business Automation Workflow-capability van het IBM Cloud Pak for Business Automation. De applicatie hielp bij het aanpakken van een van de grootste uitdagingen waarmee de organisatie bedrijf werd geconfronteerd bij het verwerken van programmaverzoeken: ervoor zorgen dat alle goedgekeurde verzoeken voldeden aan de complexe regelgeving en vereisten van het NOW-programma.

Zo werkte het: Een bedrijf vroeg NOW-geld aan via een online portal. Als er een uitzondering was, zoals een verouderd adres of een bedrijf met kantoren buiten Nederland, stuurde het systeem het verzoek via de Business Automation Workflow-mogelijkheid naar de juiste afdeling op basis van een vastgesteld proces. Elk type uitzondering volgde zijn eigen unieke proces, afhankelijk van welke acties nodig waren om het op te lossen. Verzoeken die werden opgelost, werden ‘s nachts gegroepeerd en weer ingevoerd in de aanvraag voor de volgende verwerkingsfase.

Binnen zes weken bracht het team de eerste iteratie van de NOW-applicatie uit – een opmerkelijke prestatie, aangezien het UWV gewoonlijk maanden of zelfs jaren kost om nieuwe applicaties te lanceren. “We waren allemaal verbaasd dat we het voor elkaar kregen”, zegt Peter van der Heijden, programmadirecteur E-Werken bij UWV, “niet alleen vanuit het perspectief van ons bedrijf, maar vanuit dat van de hele publieke sector in Nederland. Het was geweldig dat we het in zo’n korte tijd op de rails konden krijgen.”

Na de lancering gebruikte het team de agile-methodologie om de applicatie verder te ontwikkelen; en begon onmiddellijk aan de volgende iteratie om processen verder te automatiseren en te optimaliseren, bekende problemen op te lossen en gebruikersfeedback op te nemen. Elke twee weken bracht het team een nieuwe release uit. Voorheen duurden ontwikkelingscycli drie maanden of langer. Deze mogelijkheid om doorlopende updates door te voeren was cruciaal om te blijven voldoen aan de overheidswijzigingen in het programma, die plaatsvonden bij elke driemaandelijkse NOW-inschrijvingscyclus.

De snelle doorlooptijd van nieuwe releases, de opmerkelijke snelheid waarmee het team de oplossing in de eerste plaats operationeel kreeg en de hoge kwaliteit van de output van de oplossing trokken de aandacht van de directie van UWV en andere afdelingen. “We waren al begonnen met het implementeren van de Business Automation Workflow-mogelijkheden als een generieke informatie- en communicatietechnologie (ICT) tool binnen UWV voor dit soort toepassingen, maar nu waren mensen nog meer overtuigd van de waarde, flexibiliteit en het vermogen om in korte tijd uitstekende resultaten te leveren.”, zegt van der Heijden.

Het volgende project – het stroomlijnen van processen voor het WW-programma van UWV – was complexer. “Er zijn veel legacy systemen die hierbij een rol spelen, elk systeem met zijn eigen workloads.” zegt van der Heijden. “Ons doel is om al deze systemen en workloads op te nemen in één applicatie die medewerkers kunnen gebruiken om hun werk te bekijken, te prioriteren en te organiseren.”

Het klantproces omvat de naleving van veel overheidsvoorschriften, waardoor meerdere beslismomenten nodig zijn. “We gebruikten de Operational Decision Management-mogelijkheid van IBM Cloud Pak for Business Automation om daarbij te helpen”, legt Van der Heijden uit. “Op onze website communiceert deze mogelijkheid met klanten en geeft ze antwoorden op basis van hun input om te helpen bij het aanvraagproces. Aan de achterkant haalt de ODM capability informatie uit een deel van dezelfde regelgeving, om de werknemers besluitvormingsondersteuning te bieden.” Na een zorgvuldige voorbereiding – met 2.000 medewerkers die op de applicatie vertrouwden, was het van cruciaal belang dat deze vanaf het begin aan hun behoeften voldeed – lanceerde het team de applicatie in juli 2021.

“De manier waarop we de oplossing implementeren – te beginnen met kleine projecten in geselecteerde afdelingen en het vervolgens in gebruik te nemen en uit te breiden – is zeer succesvol geweest.”

Peter van der Heijden, Programmadirecteur E-Werken bij UWV

Een stappenplan voor uitbreiding

Vandaag de dag blijft UWV het gebruik van de IBM Cloud Pak for Business Automation-oplossing uitbreiden, met eventuele plannen om deze in alle processen te gebruiken. Meer dan 3.500 van de 19.500 medewerkers van de organisatie gebruiken de oplossing al in een bepaalde hoedanigheid.

Ondertussen boekt UWV nog steeds vooruitgang met het gebruik van de Business Automation Workflow-mogelijkheid voor lopende en nieuwe projecten. Voor de werkgelegenheidstoepassing gaat de organisatie verder met het vervangen van een aantal van haar 22 legacy-systemen door de workflow toepassing. “Tot nu toe hebben we twee systemen kunnen vervangen met onze workflow-capability en werken aan de volgende twee”, zegt Van der Heijden.

De organisatie is nu een nieuw project gestart in de medische afdeling om mensen met een arbeidsbeperking te ondersteunen, waarbij het van een spreadsheetsysteem is overgestapt op een systeem dat is gebaseerd op de Business Automation Workflow-capability van de IBM-oplossing. Bij dat proces zijn ongeveer 3.500 gebruikers betrokken.

UWV implementeert de oplossing ook in haar leveringen en diensten en in haar werkvergunningsprocessen. Daarnaast is het van plan de oplossing te implementeren in de processen van de arbeidsafdeling om mensen weer aan het werk te helpen en mensen met een handicap te ondersteunen. De arbeidsbemiddelingsafdeling begint met een klein project, maar wil uiteindelijk de workflow-functionaliteit voor al haar processen gebruiken.

Vanuit technologisch perspectief is UWV van plan om de Business Automation Insights-capability van de IBM Cloud Pak for Business Automation-oplossing in 2022 te implementeren. “Het genereren van informatie voor het management over onze processen, inclusief het bijhouden van responstijden, het evalueren van de effectiviteit en het opnieuw in evenwicht brengen van kansen, is van cruciaal belang voor ons”, zegt Van der Heijden. “Overal waar we de workflow-capability gebruiken, zullen we waarschijnlijk automatiseringsinzichten moeten gebruiken.”
“Als we naar de toekomst kijken, zien we het gebruik van nieuwe technologieën, waaronder kunstmatige intelligentie – zoals robot proces automatisering (RPA) en machine learning – en process mining”, vervolgt hij. Als UWV besluit een van deze technologieën na te streven, heeft IBM Cloud Pak for Business Automation mogelijkheden die mogelijk aan de behoeften van het bedrijf kunnen voldoen.

Maar de echte impact van de IBM Cloud Pak for Business Automation-oplossing gaat veel verder dan de technologie. “De manier waarop we de oplossing implementeren – te beginnen met kleine projecten in geselecteerde afdelingen en het vervolgens in gebruik te nemen en uit te breiden – is zeer succesvol geweest”, zegt Van der Heijden. “Ik denk dat het de eerste keer is dat we binnen UWV allemaal dezelfde tool gebruiken voor het aanleveren van aanvragen. Dat is nog nooit eerder gebeurd.”

Deze case verscheen ook op de website van IBM (Engelstalig)

Link gekopieërd