Hoe UWV samen met ilionx en IBM binnen 6 weken het tijdelijke NOW-programma lanceerde

UWV schakelde ilionx (voorheen You-Get) in om de NOW-aanvraag-vrijstellingsapplicatie te ontwikkelen met behulp van de Business Automation Workflow-capability van het IBM Cloud Pak® for Business Automation. Dankzij ongekende snelheid en wendbaarheid werd de deadline gehaald.

UWV is een zelfstandig bestuursorgaan dat werknemersverzekeringen uitvoert en arbeidsmarkt- en datadiensten levert. Het helpt werklozen bij het vinden van werk, stelt de uitkeringen voor arbeidsgehandicapten vast en beheert de medische en WW-uitkeringen voor degenen die daarvoor in aanmerking komen.

De eis om het NOW-programma binnen zes weken op gang te brengen, zorgde voor een flinke uitdaging voor UWV. Om aan de korte tijdlijn te voldoen, had de organisatie een geautomatiseerde manier nodig om verzoeken af te handelen die speciale aandacht vereisten: zaken die niet helemaal pasten, zoals eerdere faillissementen, gebrek aan historische gegevens of onjuiste bankrekeninggegevens. UWV overwoog verschillende opties – een Java-applicatie helemaal opnieuw bouwen of een geautomatiseerde spreadsheet maken – maar koos uiteindelijk voor technologie die het al in zijn bezit had: de IBM Cloud Pak® for Business Automation-oplossing. De organisatie was begonnen met het gebruik van de oplossing, maar had deze nog niet volledig geïmplementeerd in een live omgeving. De tijd was rijp om het in praktijk te brengen en ilionx werd ingeschakeld om hierbij te helpen.

Binnen zes weken bracht het team de eerste iteratie van de NOW-applicatie uit – een opmerkelijke prestatie, aangezien het UWV gewoonlijk maanden of zelfs jaren kost om nieuwe applicaties te lanceren. “We waren allemaal verbaasd dat we het voor elkaar kregen”, zegt Peter van der Heijden, programmadirecteur E-Werken bij UWV. “Niet alleen vanuit het perspectief van ons bedrijf, maar vanuit dat van de hele publieke sector in Nederland. Het was geweldig dat we het in zo’n korte tijd op de rails konden krijgen.”

Na de lancering gebruikte het team de agile-methodologie om de applicatie verder te ontwikkelen. Het team begon onmiddellijk aan de volgende iteratie om processen verder te automatiseren en te optimaliseren, problemen op te lossen en gebruikersfeedback te verwerken. Elke twee weken bracht ilionx een nieuwe release uit. Deze mogelijkheid om doorlopende updates door te voeren was cruciaal om te blijven voldoen aan de overheidswijzigingen in het programma, die plaatsvonden bij elke driemaandelijkse NOW-inschrijvingscyclus.

Het volgende project – het stroomlijnen van processen voor het WW-programma van UWV – was complexer door de vele legacy systemen die hierbij een rol speelden. Het klantproces omvat de naleving van veel overheidsvoorschriften, waardoor meerdere beslismomenten nodig zijn. “We gebruikten de Operational Decision Management-mogelijkheid van IBM Cloud Pak® for Business Automation om daarbij te helpen”, legt Van der Heijden uit. “Op onze website communiceert deze mogelijkheid met klanten en geeft ze antwoorden op basis van hun input om te helpen bij het aanvraagproces. Aan de achterkant haalt de ODM capability informatie uit een deel van dezelfde regelgeving, om de werknemers besluitvormingsondersteuning te bieden.”

Vandaag de dag blijft UWV het gebruik van de IBM Cloud Pak® for Business Automation-oplossing uitbreiden, met eventuele plannen om deze in alle processen te gebruiken. Meer dan 3.500 van de 19.500 medewerkers van de organisatie maken al gebruik van de oplossing.

Ondertussen boekt UWV nog steeds vooruitgang met het gebruik van de Business Automation Workflow-mogelijkheid voor lopende en nieuwe projecten. Voor de werkgelegenheidstoepassing gaat de organisatie verder met het vervangen van een aantal van haar 22 legacy-systemen door de workflow toepassing.

De organisatie is nu een nieuw project gestart in de medische afdeling om mensen met een arbeidsbeperking te ondersteunen, waarbij het van een spreadsheetsysteem is overgestapt op een systeem dat is gebaseerd op de Business Automation Workflow-capability van de IBM-oplossing. Bij dat proces zijn ongeveer 3.500 gebruikers betrokken.

Maar de echte impact van de IBM Cloud Pak® for Business Automation-oplossing gaat veel verder dan de technologie. “De manier waarop we de oplossing implementeren – te beginnen met kleine projecten in geselecteerde afdelingen en het vervolgens in gebruik te nemen en uit te breiden – is zeer succesvol geweest”, zegt Van der Heijden. “Ik denk dat het de eerste keer is dat we binnen UWV allemaal dezelfde tool gebruiken voor het aanleveren van aanvragen. Dat is nog nooit eerder gebeurd.”