Hoe VGA Verzekeringen één waarheid creëert met een management-informatiesysteem

ilionx bracht de behoefte vanuit de business in kaart en vertaalde dit naar een krachtige data-oplossing binnen de Microsoft Azure Cloud. Met rapportages op basis van Power BI beschikt het management nu over één waarheid voor het nemen van de juiste beslissingen.

VGA Verzekeringen is het verzekeringsbedrijf van en voor de gemeente Amsterdam. De organisatie verzorgt de verzekeringen, het risicomanagement en de schadeafhandeling voor de stadsdelen, diensten, bedrijven en organisaties die aan de gemeente zijn verbonden. Ook biedt VGA alle Amsterdamse ambtenaren een pakket aan voordelige particuliere verzekeringen.

Aan de basis van de samenwerking staat de wens van het management van VGA Verzekeringen om betere beslissingen te kunnen nemen. Goran Moric, systeembeheerder en teamleider ICT bij VGA Verzekeringen, vertelt: “Er is sinds lange tijd behoefte aan een centraal rapportagesysteem. We werken met verschillende applicaties en we willen de data daaruit graag integreren in één systeem. Dat zorgt ervoor dat het management en medewerkers de juiste beslissingen kunnen nemen over alle processen rondom verzekeringen, risicomanagement en schadeafhandeling. Voorheen kostte het veel tijd om de nodige informatie te verzamelen. Medewerkers moesten dit handmatig uit verschillende bronnen halen om vervolgens één waarheid te creëren. Dat is niet alleen arbeidsintensief maar ook foutgevoelig.”

Samen met ilionx ging VGA Verzekeringen op zoek naar een passend systeem. “De eerste vraag was natuurlijk: welk systeem sluit aan op onze behoefte?”, vervolgt Goran. “Om antwoord te kunnen geven op die vraag, interviewde ilionx verschillende stakeholders binnen de organisatie. Verzekeren is een specifieke tak van sport en ilionx stak er veel moeite in om zich dat eigen te maken. De experts van ilionx zochten daarbij de vertaling vanuit de business. Hoe willen collega’s cijfers gerapporteerd krijgen en waarvandaan? Na een aantal intensieve gespreken kwamen we tot een ontwerp en konden we aan de slag met bouwen van het managementinformatiesysteem binnen de Microsoft Azure cloud. Om het eenvoudig te houden, startten we met de afdeling schadeafhandeling als proof of concept. Toen dat na alle tevredenheid was opgezet, volgenden andere afdelingen. We werkten nauw samen met ilionx. Dat zorgde voor een gevoel van gelijkwaardigheid en partnerschip. Het was een plezier om samen te werken. Dat komt vooral doordat de experts van ilionx met ons meedenken, veel vragen stellen en niet over één nacht ijs gingen om de juiste oplossing te vinden. Wat kan beter of anders? Op welke manier krijgen we nog betere resultaten? Zo’n insteek leidt tot een goede band.”

“Inmiddels is het managementinformatiesysteem live”, vertelt Goran enthousiast. “Daarmee beschikken we over het juiste gereedschap om aan de slag te gaan met data. ilionx heeft ons echt meegenomen in wat datagedreven werken betekent en hoe wij hierin stappen kunnen zetten. Voor ons is het belangrijk dat we gegevens niet meer handmatig hoeven te verwerken. Natuurlijk zijn we er nog lang niet. Het fundament staat, maar tijdens zo’n project heb je eigenlijk veel te weinig tijd om aan alle wensen te kunnen voldoen. Bovendien is het balletje pas net gaan rollen binnen de organisatie. Collega’s zien wat er mogelijk is en zo wordt de olievlek steeds groter. De komende tijd is het zaak om de wensen verder in kaart te brengen en samen met ilionx vervolgstappen te bepalen. Ook gaan we aan de slag met het verbeteren van de datakwaliteit, om zo de betrouwbaarheid te verhogen van wat we willen zien.”