Hoe de NVO van on-premises overstapte naar Microsoft Dynamics 365 in de cloud

De Nederlandse Vereniging voor pedagogen en Onderwijskundigen (NVO) is een beroepsvereniging van en voor universitair opgeleide (ortho)pedagogen. De vereniging behartigt de belangen van haar 10.000 leden en biedt dienstverlening en kwaliteitsborging. Zo verzorgt de NVO onder andere workshops en congressen, maar ook (her)registraties van leden om hun actuele vakbekwaamheid te tonen.

Voor het beheer van haar lidmaatschappen maakt de NVO al langer gebruik van Microsoft Dynamics 365. “De versie die we hadden, draaide on-premises; op locatie”, vertelt Ellen de Vries, manager bedrijfsvoering bij de NVO. “Omdat daar minder updates op plaatsvonden, begon het CRM-systeem wat ouderwets te worden. Het was lastig om privacy- en beveiligingsmaatregelen goed door te voeren. De cloudversie leek daarom een interessante optie voor ons. Maar is de cloud ook daadwerkelijk handiger? En is het mogelijk om al onze data en koppelingen met andere systemen over te zetten? Ik heb toen aan de experts van ilionx gevraagd om een haalbaarheidsstudie te doen. Hierin werd onder andere gekeken naar welke functionaliteiten nog wel werkten en welke niet meer. We kregen groen licht: ons systeem kon over. Op basis daarvan is de overgang gestart.”

Voor de overgang van de on-premises-omgeving naar de cloud is ruim de tijd genomen. Ellen: “De voorbereidingsfase werd goed ingeschat door ilionx. We hadden de tijd om alles door te nemen met elkaar. Dat was prettig, omdat we zo het systeem vorm konden geven en we goed konden testen. Zo moesten de koppelingen met andere systemen naadloos overgaan naar de cloud. Denk bijvoorbeeld aan koppelingen met het ledenregistratiesysteem PE-Online, maar ook onze financiële administratie voor facturatie, het BIG-register en de NVO-website, waarop leden kunnen inloggen op een persoonlijke pagina. De overgang van al deze koppelingen is vrij complex. Zo vormde de BIG-koppeling een aardige uitdaging. Daar heeft ilionx ons goed in ondersteund. Ze begrepen direct wat we bedoelden en dachten mee over meerdere oplossingen. Helaas lag het probleem bij de zijde van het BIG-register en konden wij hier zelf niks aan veranderen. Het is jammer van de inspanningen, maar het is fijn om te zien hoe sterk ilionx met ons meedacht. Daarnaast heeft er ook een datamigratie plaatsgevonden. We hebben een koppeling met Xaurum gemaakt om data zowel op te kunnen halen als weg te schrijven in PE-Online. Hierdoor worden certificaten van onze leden continu geactualiseerd.”

“Het project werd strak gemanaged”, vervolgt Ellen. “De projectleider zorgde ervoor dat we bezig bleven met dat wat er écht toe deed en dat we niet door andere zaken werden afgeleid. Dat vond ik prettig; dat hebben wij als organisatie nodig. De livegang verliep ook soepel. Eigenlijk was het gelijk oké, we hebben niks terug hoeven te draaien. De gebruikers hebben de cloudversie goed ontvangen. Deze ziet er mooier en moderner uit, is overzichtelijker en misschien wel het belangrijkste: hij is altijd up-to-date. Natuurlijk ontdek je al werkende weg wel kleine dingen die nog anders kunnen. Daarom zitten we nu in de optimalisatiefase. Straks, met de jaarovergang, wordt het ook nog wel even spannend. Leden kunnen namelijk tot 1 november hun lidmaatschap opzeggen of wijzigingen in hun lidmaatschap doorgeven, waarna in januari de facturen voor prolongatie worden verstuurd. Dat is altijd een drukke periode voor ons. We hebben daarom ilionx gevraagd om ondersteuning. Er is al veel afgevangen, maar er is altijd de kans dat iets misgaat. En dan vertrouwen we graag weer op ilionx.”