Hoe AZ Delta met een zorgrobot het weggooien van maaltijden voorkomt

AZ Delta is een van de grootste algemene ziekenhuizen in België. Het ziekenhuis heeft 1400 bedden ter beschikking en is op vier verschillende campussen actief. De ambitie van haar 385 artsen en 4000 medewerkers is om de patiënt op de best mogelijke manier te behandelen en te verzorgen.

Iedereen in de zorg weet dat een patiënt die onder narcose geopereerd wordt, geen eten mag krijgen voor de operatie. Zo ook bij AZ Delta. Toch kregen deze patiënten vaak wel een maaltijd aangeboden. Dit zorgde niet alleen voor de nodige verwarring op de ziekenhuisafdelingen zelf, maar ook voor een honderdtal weggegooide maaltijden per dag én onnodige kosten. Korneel Traen, manager IT bij AZ Delta, vertelt: “Het is een grote klus om het maaltijdenproces soepel te laten verlopen over vier locaties heen. De maaltijddistributie naar onze patiënten is via HiX ingeregeld. Daarin ontbrak de functionaliteit om op de dag van operatie geen maaltijd aan te bieden aan een patiënt die onder narcose wordt gebracht. Er was op korte termijn geen oplossing voor, tenzij we handmatig te werk zouden gaan. Daar wilden we van wegblijven. We zetten graag in op innovatie en vroegen ons zodoende af of automatisering tot de mogelijkheden behoorde.”

AZ Delta is op zoek gegaan naar een partner die zowel met RPA als met HiX overweg kon. “Dat is nog niet zo eenvoudig”, zegt Korneel. “Er zijn weinig tot geen Belgische partijen die ons Elektronisch Patiëntendossier (EPD) tot op detailniveau begrijpen. Daarnaast is het best een technische uitdaging om HiX te automatiseren. ilionx was voor ons al een bekende partij en heeft de nodige sporen verdiend op beide vlakken. Haar experts hebben RPA aan ons geïntroduceerd, hun digitale zorgassistent (DIZA) laten zien en uitgelegd hoe hun werkproces in elkaar steekt. De grondigheid waarmee dit gepaard ging, gaf voor ons de doorslag. RPA is immers heel afhankelijk van de onderliggende software; in dit geval HiX. Op het moment dat wij HiX updaten, kan dat een risico vormen voor het functioneren van de zorgrobot. Dit was al direct opgenomen in het voorstel van ilionx. Er was duidelijk kennis van zaken, dat was heel prettig om te zien. We zijn vervolgens de samenwerking gestart met een Proof of Value waarin de meerwaarde van DIZA aangetoond werd. De zorgrobot, die gebouwd is op het RPA-platform van UiPath, maakt kort gezegd een lijst met patiënten aan die wel of niet in aanmerking komen voor een maaltijd. Deze lijst wordt vervolgens met onze ziekenhuiskeuken gedeeld.”

Binnen drie tot vier weken stond DIZA al klaar om het maaltijdenproces van AZ Delta te automatiseren. De inzet van de zorgrobot resulteert in minder voedselverspilling, minder distributiekosten en minder misverstanden bij de ziekenhuiskamers. Korneel: “Het nauwe contact tussen de technische experts, functioneel beheerders en diëtisten vanuit het ziekenhuis lag hieraan ten grondslag. We hadden soms dagelijks contact om zo snel mogelijk vragen te beantwoorden en obstakels weg te nemen. Deze dynamische manier van samenwerken vond ik erg prettig. De projectopvolging was ook goed ingeregeld, geen vraag was te gek. Daarnaast hebben we afgesproken dat we samen een RPA Expertisecentrum oprichten waarin opleiding, discovery en analyse terugkomen. Zo gaat ilionx een interne medewerker opleiden op het gebied van RPA. De expertise die bij ilionx zit, wordt op deze manier ook bij ons uitgebouwd.” DIZA heeft haar buik nog lang niet vol en kijkt alweer uit naar het volgende automatiseringsproject bij AZ Delta. Korneel: “Dit keer gaat het om de automatisering van de registratie van het griepvaccin dat onze medewerkers krijgen toegediend. Deze automatisering scheelt veel administratief werk én zorgt ervoor dat we blijven voldoen aan alle wettelijke vereisten betreffende de griepvaccinatie. Kortom, RPA smaakt bij ons absoluut naar meer.”