Het CBR beoordeelt, in opdracht van de minister van Infrastructuur en Waterstaat, de rijvaardigheid en medische geschiktheid van bestuurders. De landelijke organisatie ondersteunt hiermee stimuleert de mobiliteit van de individuele burger en levert een significante bijdrage aan verkeersveiligheid in Nederland. De organisatie doet dit met zo’n 1.600 medewerkers, verdeeld over 4 divisies.
Jaarlijks heeft het CBR circa 700 duizend medische beoordelingen te verwerken. Repetitief werk, dat tot 7 jaar geleden grotendeels handmatig ging. Iedere beoordeling kostte hierdoor veel tijd. Tijd die er niet was, want een beoordeling moest wettelijk binnen 4 weken worden voldaan. Vaak een onmogelijke opgave. En dus besloot het CBR om, met de hulp en expertise van Ilionx, meer in te zetten op automatisering.
“Een medische beoordeling door het CBR kan een enorme impact op iemands mobiliteit hebben. Dus dat moet ontzettend zorgvuldig gebeuren.”
Tom van Drunick, Senior Product Owner bij CBR
- snelheid
- kwaliteit
- uniformiteit in besluitvorming
CBR
starten met business ruling en denken vanuit de business
Grofweg behandelt het CBR tussen de 600 en 700 duizend medische beoordelingen per jaar. Tot 7 jaar geleden gebeurde dit allemaal handmatig. Een tijdrovend, repetitief proces. “Alle beoordelingen en brieven deden we met de hand. Een jaar of 7 geleden zijn we gaan kijken hoe we dat anders, en beter, konden doen. Dat was het startpunt van BPM (Business Process Management), Business Process Ruling, datamanagement en documentgeneratie”, vertelt Tom van Drunick, Senior Product Owner bij CBR.
Zo gezegd, zo gedaan. Of toch niet? Het heeft best wat tijd gekost om iedereen mee te krijgen. De business had natuurlijk zo zijn vragen en ook in de informatievoorziening was dit pionieren. Hoe ga je om met innovatie, vragen, een kritische attitude en hoe creëer je draagvlak?
visie, vasthoudend-heid en draagvlak zijn cruciaal
Draagvlak creëren was dus een absolute voorwaarde. Door steeds kleine stukjes te implementeren en na gebleken succes de volgende stap te zetten, groeide het enthousiasme. Tom: “Het vraagt een brede scope, alles gaat uiteindelijk op z’n kop. We zijn klein begonnen. Er kwam langzaamaan steeds meer bij, het groeide organisch en er kwam steeds meer draagvlak.”
Succesvolle automatisering begint met business ruling voor het toepassen van complexe wet- en regelgeving. Elk proces heeft een andere achtergrond en staat op zichzelf. Dus dat vraagt om geduld. “Van de medische keuringen hebben we geleerd dat je besluitvorming rondom automatisering in eerste instantie in handen moet geven van de business, in dit geval dus de artsen die de medische beoordelingen moeten uitvoeren. Zij kennen de medische beoordeling als geen ander”, aldus Tom. Dit bevorderde natuurlijk ook weer het draagvlak.
"Voor mij staat hyperautomation voor het inzetten van verschillende tools en werkwijzen, zoals datamanagement en communicatielijnen om onze bedrijfsprocessen maximaal te ondersteunen. Het is de kracht van al die elementen bij elkaar.’"
succesvolle implementatie smaakt naar meer
Het automatisch protocol is nu ook écht omarmd door de artsen. Zo komen ze nu zelf met voorstellen om bepaalde zaken te automatiseren en verfijningen aan te brengen. Met dat draagvlak zit het dus wel goed. Dankzij de inzet van verschillende tools en werkwijzen, zoals robotics, datamangement en communicatielijnen om bedrijfsprocessen maximaal te ondersteunen, zijn de medische beoordelingen nu grotendeels geautomatiseerd. Tom: “Medische rapporten beoordelen we aan de hand van vragen en dat gaat nu grotendeels geautomatiseerd (tot 60%). Zo zijn we in staat om geautomatiseerd conclusies te trekken. Het levert ons snelheid naar onze klanten op, dat was ook de belangrijkste reden. Ook levert het eenduidige kwaliteit en minder fouten op. Tot slot zorgt hyperautomation voor uniformiteit in onze besluitvorming.”
De belangrijkste ontwikkeling op het gebied van (hyper)automation? “Dat is toch wel de toepassing van Machine Learning en AI. Al is dit nog best ingewikkeld voor organisaties als de onze, vooral in combinatie met wetgeving. Een beoordeling kan enorme impact op iemands mobiliteit hebben. Dus dat moet ontzettend zorgvuldig, transparant en uitlegbaar. We zitten op een berg data waarvan we de volledige omvang in zijn complexiteit nog lang niet hebben doorgrond. De grootste uitdaging waar we nu voor staan is hoe je processen nóg beter kunt automatiseren met AI”, zo concludeert Tom.
Wil je meer weten over dit project?
Laat je gegevens achter en dan neem ik contact met je op. Desmin Dekker