De Quoratio Groep levert detachering- en consultancydiensten op het gebied van complexe administratie.
Het bedrijf is actief in vier domeinen: HR Process & Payroll, Healthcare, Finance & Control en Sociaal Domein & Uitkeringen. Voor (project) overleg en informatie-uitwisseling binnen de vakgebieden richtte ilionx Microsoft 365 met Microsoft Teams in. Om kennisuitwisseling en samenwerking binnen de domeinen en zeker ook onderling te stimuleren, kozen ze voor een sociaal intranet gebaseerd op One for You.
Ellis Molenaar is corporate communicatieadviseur bij de Quoratio Groep. Ze was ruim een maand in dienst toen corona om zich heen greep en het werkleven op zijn kop zette. De ontwikkeling van het intranet kwam daarmee in een stroomversnelling.
Betrokkenheid in de organisatie vergroten
“De Quoratio Groep bestaat meer dan twintig jaar, er werken meer dan 500 mensen, waarvan 80 interne stafleden. De anderen zijn gedetacheerd als consultant of trainee,” vertelt Ellis. “De Quoratio Groep voert een multilabel-strategie, dus elk domein behoudt zijn eigen plek en gezicht binnen de groep. Maar we willen ook cohesie creëren en bouwen aan een gezamenlijke missie. Dat is niet eenvoudig, omdat de meerderheid van onze medewerkers bij externe opdrachtgevers werkt. Een sociaal intranet is in onze situatie een goed instrument om de betrokkenheid bij de organisatie te vergroten.”
"We willen cohesie creëren en bouwen aan een gezamenlijke missie. Een sociaal intranet is in onze situatie een goed instrument om de betrokkenheid bij de organisatie te vergroten.”
Single point of information
Toen Ellis bij de Quoratio Groep in dienst kwam, was de ontwikkeling naar meer online werken al ingezet. De interne communicatie verliep per mail en via een maandelijkse nieuwsbrief. Dat kon efficiënter: “We wilden een single point of information waar iedereen de informatie kan vinden die hij nodig heeft – of een interne specialist die hem verder kan helpen. Samenwerken moest makkelijker worden én we wilden kennisuitwisseling faciliteren, ook tussen de verschillende domeinen. Ten slotte hadden we behoefte aan een platform voor het delen van corporate informatie. Deze behoefte werd in tijden van het coronavirus nog groter.”
ilionx heeft de migratie naar de cloud en de inrichting van Microsoft Teams verzorgd. Ellis: “We hebben onze wensen voor een sociaal intranet bij hen neergelegd en zij stelden een oplossing voor op basis van hun One Suite. Een combinatie van One for You, een digitale werkomgeving op basis van SharePoint, aangevuld met de functionaliteit van Yammer en de module One for Events, voor al onze (online) interne events. Ook maken we gebruik van de One Admin Portal waarmee we het gebruik van het intranet, zoals bezoekers en pageviews, kunnen monitoren.”
One for You werd Q4U
Toen kwam het coronavirus om de hoek kijken en moest ineens iedereen online werken. Dat lukte binnen twee weken met Teams. En in die slipstream zijn ze toen meteen met het intranet aan de slag gegaan. Ellis: “Gelukkig is ilionx heel hands-on en werken ze met uitstekende functionaliteiten van Microsoft. Binnen een paar dagen stond er al iets moois. Zo kon ons intranet al snel live gaan. Na een interne prijsvraag kwam Q4U als naam uit de bus.”
Q4U opent vanzelf wanneer je als medewerker een internetbrowser opent. Het startscherm is volledig in de huisstijl van de groep en je kunt informatie vinden en delen per domein, thema of afdeling. Daarnaast zijn het smoelenboek en de beeldbank direct vindbaar, net als nieuws en events. Bovendien geeft de homepage direct toegang tot je mail, taken en agenda.
"Gelukkig is ilionx heel hands-on en werken ze met uitstekende functionaliteiten van Microsoft. Binnen een paar dagen stond er al iets moois. Zo kon ons intranet snel live gaan."
Organische adoptie en inzet ambassadeurs
“De scope breidde zich snel uit,” vertelt Ellis. “Maar door ons eerst te focussen op de basics, konden we vrij snel live gaan. We hebben gekozen voor een organische adoptie van Q4U en blijven het gebruik stimuleren. Het streven is nu een vaste groep ambassadeurs uit elk domein, die erop toezien dat mensen aangehaakt raken en blijven. Dat er meer interactie op gang komt. Anders blijven sommige afdelingen misschien Teams gebruiken voor doeleinden waarvoor Q4U beter geschikt is. Ons uitgangspunt was tenslotte juist dat alle informatie beschikbaar moet zijn voor iedereen. In overleg met ilionx kozen we er bewust voor om Yammer niet als volledig platform uit te rollen, maar laagdrempelig te introduceren door het toevoegen van chats aan de verschillende pagina’s op ons intranet. De chats nodigen uit tot interactie of het stellen van vragen. Door corona werd Teams al versneld uitgerold en moesten collega’s ook wennen aan Q4U. Daarbij ook Yammer uitrollen zou teveel zijn. Dit staat nu op de roadmap voor 2022.”
Binnen no time een digitale koffiecorner
“ilionx luistert goed naar onze vragen. Het team is flexibel en heeft er plezier in om tot de beste oplossing te komen. Zo verbetert onze eventkalender steeds verder. We willen nog een onderscheid in corporate events en events per domein, en dat staat al meteen op de roadmap. Onlangs bleek dat medewerkers toch behoefte hadden aan een digitale koffiecorner. Die zetten we zelf binnen 10 minuten op door middel van de Yammer-functionaliteit.”
Trots op Q4U
Naarmate Q4U er langer is, groeit het aantal actieve gebruikers. Ellis: “De maandelijkse gebruikscijfers laten ons zien wat goed werkt en waar meer actie nodig is. We zijn net een jaar verder, maar als je ziet waar we nu staan, ben ik enorm trots. De portal ziet er strak uit. We zijn flexibel in de communicatie en hebben mooie, nieuwe content. Kortom, Q4U is een prachtig sociaal intranet, dat ons gaat helpen die interne betrokkenheid verder te vergroten.”