Erasmus Universiteit Rotterdam weer aan het roer met Microsoft Dynamics 365

De Erasmus Universiteit Rotterdam is vernoemd naar de Rotterdamse humanist Desiderius Erasmus. De universiteit in haar huidige vorm bestaat sinds 1973. De universiteit heeft zeven faculteiten, twee bijzonder instituten en één university college en telde in 2021 37.051 studenten, van wie er 9.088 uit het buitenland afkomstig waren.

Stefan Groen, manager Channels en Systems van de dienst Marketing en Communicatie van de Erasmus Universiteit, vertelt: ‘Het CRM waar we mee werkten was nog on premise én we wilden naar een systeem toe dat we eenvoudig zelf kunnen doorontwikkelen. We wilden weer zelf aan het roer staan.’ Hans Pleysier werd als interim projectmanager aangesteld. Er werd een aanbesteding uitgeschreven en ilionx kwam niet alleen met het beste plan van aanpak, de manier van werken sprak Hans en Stefan ook erg aan. Hans: ‘ilionx zocht echt de verbinding met ons en past helemaal  bij de universiteit omdat het bedrijf een sterke focus heeft op het delen van kennis, samen willen leren en zaken goed begrijpelijk maken.’

Het systeem werd ingericht voor drie doelgroepen: studiezoekers, ook wel prospects genoemd, alumni en corporate relaties. Voor deze drie doelgroepen ondersteunt de Erasmus Universiteit ook de uitvoering van evenementen, zoals open dagen en diploma-uitreikingen.

‘Privacy is razend belangrijk’, legt Hans uit. ‘Maar de regels liggen voor prospects weer totaal anders dan voor alumni en corporate relaties. Daarbij kan één persoon in de loop van de tijd wel drie rollen aannemen. We hebben daarom een model ontwikkeld dat deze drie varianten aan kan. Dat werkt heel flexibel: je kan de toegang tot informatie eenvoudig strakker of opener maken.’

De standaard van Microsoft Dynamics 365 sloot mooi aan op de corporate doelgroep, maar bij prospects loopt de customer journey totaal anders en ook bij alumni sla je andere informatie op dan het standaard template faciliteert. ‘We hebben dus best wel veel moeten toevoegen aan de standaard inrichting van het systeem’, vertelt Hans.

‘Om onze medewerkers de skills mee te geven die ze nodig hebben voor het beheer van Microsoft Dynamics 365 en de verdere ontwikkeling hiervan, heeft ilionx ze heel goed in het proces betrokken en een coachende rol aangenomen. Dat werkte super’, vertelt Hans.

Door de implementatie van Microsoft Dynamics 365 zijn veel vervelende handmatige processen verdwenen en kan de universiteit haar relaties beter bedienen. Het nieuwe systeem levert betere data op en daardoor meer inzichten. Een ander voordeel is dat de communicatie naar doelgroepen op een eenduidige manier gebeurt door de standaard email templates. ‘Een groot voordeel is dat het inschrijvingsproces rond open dagen sterk verbeterd is’, vertelt Stefan. ‘Mensen kunnen zich niet alleen inschrijven, ze kunnen hun inschrijving ook aanpassen of annuleren. Daardoor zijn er veel minder no shows.’

Door de stap naar de cloud is de veiligheid van de applicatie vergroot. ‘Daarnaast ziet het er flitsender uit, dat maakt het een stuk gebruiksvriendelijker. De geïntegreerde e-mail-marketing maakt het nog eenvoudiger in gebruik en de geautomatiseerde workflows zijn een groot voordeel’, vertelt Stefan.

Hans: ‘Nu we betere data hebben, willen we steeds meer leren. Wat is bijvoorbeeld de beste manier om studiezoekers te helpen bij het vinden van de juiste studie? Maar we kijken ook naar wat we nog kunnen ontwikkelen voor corporate relaties, alumni en evenementen. Daar zit nog veel potentie. Er zijn zoveel kansen en nu ilionx ons geholpen heeft bij het opzetten van een organisatie die in staat is om door te ontwikkelen, kunnen we deze kansen echt gaan benutten.’