Efficiënt omgaan met tijd en middelen én kwalitatief goede zorg leveren is een grote uitdaging binnen de zorg, zo ook voor KwadrantGroep.
De zorginstelling besloot dat het tijd werd om data centraal te stellen, zodat managers beter kunnen sturen. ilionx ondersteunde het zorgconcern in de Friese ouderenzorg bij het neerzetten van een dataplatform en het werken met dashboards op basis van Power BI. De basis om uiteindelijk datagedreven te werken.
Hoge groeiambities
KwadrantGroep heeft de ambitie om flink te groeien als het gaat om het nemen van datagedreven beslissingen. Peter Doorlag, CIO bij KwadrantGroep: “Data stelt ons in staat om efficiënt om te gaan met tijd en middelen, maar dan moet je wel over de juiste technologieën, processen én mindset beschikken. We schakelden ilionx als strategisch partner in om stappen te zetten op dit gebied. Zij hebben de kennis en ervaring om een toekomstvast datawarehouse voor ons neer te zetten en dit te beheren in Microsoft Azure. Vanuit daar kunnen we datagedreven werken echt handen en voeten geven.”
Momentum creëren
Als voorbereiding op de samenwerking met ilionx, had KwadrantGroep al een aantal stappen gezet. “Voordat we iets met data konden gaan doen, hebben we de nodige randvoorwaarden opgetuigd”, vertelt Peter. “Denk aan het op orde krijgen van alle data en betrokkenheid creëren onder belangrijke stakeholders. Zo hebben we het juiste momentum gecreëerd om de eerste stappen te zetten.”
“Data stelt ons in staat om efficiënt om te gaan met tijd en middelen, maar dan moet je wel over de juiste technologieën, processen én mindset beschikken. We schakelden ilionx als strategisch partner in om stappen te zetten op dit gebied.”
Vliegende start
Toen het project met ilionx startte, ging het allemaal erg snel. “Binnen vier maanden was ZorgControl 2.0 (ilionx’ standaard data-oplossing voor de zorg, red.) volledig aangesloten”, vertelt Harmen Epema, programmamanager intramurale zorgalarmering bij KwadrantGroep. “Dat ging veel sneller dan we hadden verwacht. De systemen voor financiën en personeelszaken werden snel ontsloten en de oplossing werd uitgerold naar de regiomanagers.”
“Ik was zelf wat sceptisch over het implementeren van een standaardoplossing, maar het heeft beter uitgepakt dan verwacht”, geeft Peter toe. “Het uitrollen ging ontzettend snel en de resultaten volgden in hetzelfde tempo. Finance en HR waren al snel aan boord toen ze zagen dat de rapportages klopten met hun handmatige berekeningen. Ze beseften dat je een organisatie niet langer kan aansturen op basis van bij elkaar geraapte gegevens in spreadsheets.”
Power BI-dashboards
ilionx implementeerde niet alleen het dataplatform, maar ondersteunde de BI-specialisten van KwadrantGroep ook om aan de slag te gaan met Power BI. “Onze BI-specialisten hebben feeling met onze data”, vertelt Peter. “Als ze daarin graven, ontdekken ze gekke dingen direct. Zo bleek er bijvoorbeeld een dubbele grootboekstructuur te zijn met als gevolg dat de jaarrekening tot verschillende resultaten leidde. Dat soort dingen wil je gewoon niet.”
“ilionx heeft een raamwerk geleverd voor het bouwen van standaard dashboards in Power BI”, gaat Harmen verder. “Onze specialisten kunnen aan de slag om deze te vervolmaken en ontbrekende zaken toe te voegen. Ze hebben nauw samengewerkt met de consultants van ilionx om dit onder de knie te krijgen, want er is geen pasklaar handboek. Door wekelijks bij ilionx over de vloer te komen, hebben onze BI-specialisten een steile leercurve doorgemaakt. Ze hebben veel geleerd en kunnen nu zelf aan de slag. Zijn er toch vragen? Dan kunnen ze altijd bij ilionx aankloppen.”
“Door wekelijks bij ilionx over de vloer te komen, hebben onze BI-specialisten een steile leercurve doorgemaakt. Ze hebben veel geleerd en kunnen nu zelf aan de slag. Zijn er toch vragen? Dan kunnen ze altijd bij ilionx aankloppen.”
Organisatiebreed verandertraject
KwadrantGroep staat nu aan de vooravond van een organisatiebreed verandertraject. “De basis is op orde”, zegt Peter. “Nu is het zaak om de rest van de organisatie in beweging te krijgen en daadwerkelijk datagedreven te gaan werken. De volgende stap is om de dashboards beschikbaar te stellen voor het middenmanagement. Daar hoort ook bij dat managers leren wat het betekent om met een dasboard te werken. Want wat doe je met al die gegevens op cliëntniveau? En hoe neem je beslissingen over het leveren van zorg? Er komt nog een flink verandertraject waarin we medewerkers aan de hand meenemen en ze antwoord krijgen op deze vragen.”
Enthousiasme in overvloed
KwadrantGroep is erg tevreden met het resultaat. “Ik ben trots op wat we al hebben bereikt”, zegt Peter. “Er is veel reuring binnen de organisatie rondom werken met data en dat is mooi om te zien. Iedereen staat aan de spreekwoordelijke poort te rammelen om met Power BI te werken. We hebben dus de luxe dat we mensen moeten afremmen.”
“We jagen elkaar aan en er ontstaan nieuwe initiatieven, ook in de samenwerking met ilionx”, vult Harmen aan. “De consultants zijn proactief en komen met nieuwe mogelijkheden en ideeën. Zo zijn we samen al bezig met proces mining en tekst mining, en er zijn ideeën voor een oplossing op het gebied van vastgoed en duurzaamheid. Aan ons de taak om af te kaderen wat we wel en niet doen om te voorkomen dat we té snel gaan.”