Hoe Fonds Gehandicaptensport haar dienstverlening verbetert met Salesforce

Maar wat als je intern de kennis en kunde hiervoor niet in huis hebt? Gelukkig was daar ilionx. Door kennis en capaciteit te sponsoren vanuit maatschappelijk oogpunt, beschikt Fonds Gehandicaptensport nu over een geordende digitale werkomgeving.

Fonds Gehandicaptensport ondersteunt sportorganisaties zonder winstoogmerk. De goededoelenorganisatie wil dat sporten hiermee dicht bij huis mogelijk wordt voor iedereen met een handicap. Het ultieme doel hierbij is het neerzetten van een sportinfrastructuur voor sporters met een handicap, die gelijkwaardig is aan het reguliere sportaanbod.

Terwijl Fonds Gehandicaptensport acuut op zoek was naar een nieuw CRM-systeem, klopte ilionx aan met de wens om de organisatie te ondersteunen vanuit maatschappelijk oogpunt. Ellen Taal, manager Partnerships & Financiën bij Fonds Gehandicaptensport, vertelt: “Het is van grote betekenis dat ilionx ons precies op het juiste moment benaderde. We zaten best wel met de handen in het haar, omdat ons oude CRM-systeem weg zou gaan vallen als gevolg van het einde van een samenwerking. We hebben weinig financiële middelen en interne kennis en capaciteit op dit gebied, dus we grepen de hulp van ilionx met beide handen aan. Met de kennis van ilionx brachten we de wensen en behoeften vanuit de organisatie in kaart en al snel kwam de keuze te vallen op een digitale werkomgeving in Salesforce. Dat is precies wat we nodig hebben om de dienstverlening te verbeteren, bedrijfsprocessen te stroomlijnen en relaties beter te managen. Het is fijn om een partner te hebben die ons op dit vlak kan ondersteunen met raad en daad.”

Salesforce is voor Fonds Gehandicaptensport een nieuw systeem. Om de overgang soepel te laten verlopen, vormde het collectesysteem de scope van het eerste project. “Om de jaarlijkse huis-aan-huiscollecte te faciliteren, moeten we flink wat zaken regelen”, vertelt Ellen. “Denk aan inzicht hebben in het aantal vrijwilligers, collectebussen op de juiste adressen afleveren en achteraf alle opbrengsten registreren. De experts van ilionx hebben tot op detailniveau in kaart gebracht wat we precies doen en wat we willen. We hadden voor de makkelijke weg kunnen kiezen en het oude systeem kunnen kopiëren, maar we wilden deze kans gebruiken om het proces direct te verbeteren en te automatiseren. We vertrouwden hierin op de kennis en expertise van ilionx. Zodra alle stappen in kaart waren gebracht, heeft ilionx het systeem ingericht en ons aan de hand meegenomen hoe we ermee moeten werken. Wat ik erg fijn vond, was dat ze echt hun best deden om ons zo goed mogelijk te helpen. Het was geen probleem als het extra tijd kostte of als we meer hulp nodig hadden. Dat maakt ilionx voor ons een betrouwbare partner.”

“Het organiseren van de jaarlijkse collecteweek kostte voorheen veel tijd”, vertelt Ellen. “Collega’s waren wel weken handmatig in de weer met data en Excelsheets om ervoor te zorgen dat alles op rolletjes liep. Alles moest regeltje voor regeltje uitgezocht worden. Nu zijn bepaalde processen maar een kwartier werk. Alles gaat automatisch. We maken met één druk op de knop een campagne aan met campagneleden, hebben inzicht in de opbrengsten en kunnen alle randzaken met gemeenten eenvoudig afhandelen. Daarnaast kunnen coördinatoren van collectekringen via een extern portaal hun eigen administratie regelen, zoals aangeven hoeveel collectebussen er nodig zijn. Dat scheelt zoveel tijd! Bovendien is het systeem erg gebruiksvriendelijk, zelfs voor mensen die onbekend zijn met Salesforce. ilionx heeft ons ontzettend goed geholpen om dit neer te zetten. Zonder hun expertise was dit nooit gelukt en zaten we nog steeds handmatig rapportages te maken. Gelukkig kunnen we het partnership doorzetten. Na het succes van het collectesysteem kan dan ook de rest van de organisatie met Salesforce gaan werken.”