Zelfkennis is het begin van alle wijsheid. Dat was de gedachte van Servicebureau Kinderopvang, toen het ilionx in de arm nam voor het inrichten van een business intelligence (BI) dashboard.
Het doel? Afstappen van het onderbuikgevoel en kwartaalrapportages en een grote stap vooruit naar datagedreven beslissingen. ilionx zette Microsoft Power BI in om een slim dashboard te ontwikkelen. Dat dit heeft geleid tot grote tevredenheid is duidelijk. Marieke van der Meulen, directeur bedrijfsvoering bij Servicebureau Kinderopvang, geeft ilionx namelijk een tien voor de samenwerking en het afgeleverde werk.
Servicebureau Kinderopvang is in feite het hoofdkantoor van Stichting Kinderopvanggroep, een maatschappelijke organisatie voor kinderopvang in de regio Tilburg en omstreken. De organisatie die op meer dan 80 locaties ruim 4.000 baby’s en peuters en zo’n 4.100 schoolgaande kinderen opvangt, heeft geen winstoogmerk. Bij Servicebureau Kinderopvang komt alle expertise op het gebied van financiën, personeelszaken, (kind)planning, huisvesting, pedagogiek, kwaliteit, marketing en communicatie samen. Het Servicebureau ondersteunt hiermee alle locaties.
Zaken aan elkaar knopen
Marieke van der Meulen is als directeur bedrijfsvoering verantwoordelijk voor vijf expertises; ICT, (kind)planning, HR, financiën, marketing en communicatie. Hoewel de organisatie al langere tijd werkt op basis van data, wilde het frequenter over gegevens beschikken. De kwartaalanalyses die handmatig werden gegenereerd door één persoon, moesten plaatsmaken voor realtime inzichten die toegankelijk zijn voor een groter deel van de organisatie. “Doordat de hoeveelheid data de afgelopen jaren is toegenomen, is ook onze behoefte veranderd”, vertelt Marieke. “Voorheen keek je naar verzuim. Punt. Naar kindplanning. Punt. Nu kunnen we zaken aan elkaar knopen, bijvoorbeeld de gegevens van kindplanning combineren met het aantal medewerkers. Wat beïnvloedt het verzuimpercentage? Met een flexibel dashboard krijgen we deze stuurinformatie boven water.”
"Voorheen keek je naar verzuim. Punt. Naar kindplanning. Punt. Nu kunnen we zaken aan elkaar knopen, bijvoorbeeld de gegevens van kindplanning combineren met het aantal medewerkers."
Op zoek naar de juiste aanbieder
Het was niet makkelijk om een goede partner te vinden om dit voor elkaar te boksen. Veel IT-leveranciers hadden geen ervaring met de kinderopvangbranche en het feit dat een organisatie geen winstoogmerk heeft. Doordat het Groningse SKSG haar positieve ervaringen deelde, kwam ilionx bij Servicebureau Kinderopvang op de radar. Het klikte direct. Onder leiding van ilionx werd een workshop georganiseerd waarin de KPI’s werden vastgesteld. “Dat was een ontzettende eye opener”, merkt Marieke op. “Wij wilden een stuk of dertig dingen in het dashboard hebben, maar ilionx leidde ons terug naar de kern. Waar ga je op sturen? Hang daar dan KPI’s aan. De rest is overbodig.”
De zeven incrementen
Na enige afstemming werd het plan van ilionx, dat zeven incrementen bevat, geaccordeerd en werd er gestart met increment nul: het ontsluiten van de systemen. Vervolgens organiseerde ilionx per increment een workshop met de personen in de kinderopvangorganisatie die daar het meeste verstand van hebben. “De workshops waren goed voorbereid en goed doordacht. Maar de consultants stonden ook open voor onze input, het voelde echt alsof het collega’s van ons waren”, aldus Marieke.
"Wij wilden een stuk of dertig dingen in het dashboard hebben, maar ilionx leidde ons terug naar de kern. Waar ga je op sturen? Hang daar dan KPI’s aan. De rest is overbodig."
Meer zicht op bezetting, verzuim en financiën
Servicebureau Kinderopvang stuurt met het Power BI dashboard op het bezettingspercentage, de inzet van personeel, verzuim en financiën. “In een groep heb je kinderen uit verschillende leeftijdscategorieën. Omdat baby’s meer begeleiders nodig hebben dan oudere kinderen, is het handig als we in één oogopslag kunnen zien hoe de bezetting op een groep is.” Daarnaast is verzuim een belangrijke KPI voor Servicebureau Kinderopvang. Marieke: “Als werkgever hoop je natuurlijk dat het goed gaat met je medewerkers. Door inzicht in gegevens kunnen we beter helpen bij het voorkomen van verzuim.” Medewerkers die ziek zijn, moeten direct vervangen worden. Dit zorgt voor plannings- en financiële uitdagingen. Door hier meer inzicht in te krijgen, kan Servicebureau Kinderopvang verbeteringen doorvoeren.
Al veel gewonnen
Zodra het kon, is Servicebureau Kinderopvang enthousiast begonnen met het combineren van gegevens. “Als je zoveel kinderen op de groep hebt en zoveel personeel, wat is dan het resultaat? Met dergelijke inzichten kun je veel winnen”, stelt Marieke. Ook is er straks inzicht in welk percentage van de rondleidingen leidt tot een aanmelding, en welk percentage van de aanmeldingen weer leidt tot een plaatsing. Dit is een interessant inzicht voor marketing en communicatie. Alle specialisten zijn inmiddels met het dashboard aan het werk. Kleine wensen die aan het licht komen door het gebruik geven ze door en ilionx past dit meteen aan. Kunnen filteren op postcode? In een handomdraai wordt de filter toegevoegd.
De volgende stap
De volgende stap is dat de vijfenveertig locatiedirecteuren ook gaan werken met Power BI. Een flinke vooruitgang, omdat zij voorheen helemaal geen rapportages kregen. Na de zomervakantie, hopelijk, als de rust na corona is wedergekeerd, zullen zij getraind worden. Het eindoordeel van het gehele project? Marieke: “Is het gek als ik een tien geef? Ik zou echt niks weten dat beter had gekund. ilionx heeft behoorlijk moeten bijstellen door de coronacrisis. Doordat ik zelf in het crisisteam zat, had ik minder tijd voor dit project. Het is echt super hoe ilionx daarin geschakeld heeft.”