Groningen Seaports

Groningen Seaports implementeert Microsoft Teams en SharePoint

Groningen Seaports is de commerciële exploitant en beheerder van de haven van Delfzijl en de Eemshaven.

Met 85 medewerkers onderhoudt het bedrijf bijna 2800 hectare haven- en industriegebied en draagt het zorg voor een veilige en vlotte afhandeling van het scheepvaartverkeer. De haven bevindt zich midden in een snelle ontwikkelings- en groeifase en kijkt daarbij steeds nadrukkelijker naar de toekomst. Zo is Groningen Seaports voorloper op het gebied van waterstof. Dit alles maakt dat interne samenwerking tussen verschillende afdelingen steeds belangrijker wordt, vertelt Roos Honders, Informatiemanager bij Groningen Seaports.

Versnipperde dataopslag consolideren

“Omdat we voorheen werkten met on premise-versies van Office en SharePoint hebben we op een gegeven moment de keus gemaakt om over te stappen naar Office 365”, legt Roos uit. “Die software is destijds technisch geïmplementeerd. De manier waarop we wilden samenwerken, is toen buiten beschouwing gelaten. We hadden naast SharePoint namelijk ook nog een documentmanagementsysteem en file servers. Er was sprake van versnippering, er waren te veel plekken waar mensen documenten konden opslaan. Daarom hebben we een aanbesteding in de markt gezet voor het opzetten van document management binnen Office 365.”

"Er was sprake van versnippering, er waren te veel plekken waar mensen documenten konden opslaan. Daarom hebben we een aanbesteding in de markt gezet voor het opzetten van document management binnen Office 365."

Roos Honders, Informatiemanager bij Groningen Seaports

Flexibiliteit en onderlinge communicatie op één

ilionx won de aanbesteding en had al heel snel in de gaten dat Groningen Seaports de mogelijkheden om de interne samenwerking te verbeteren met andere opties binnen Office 365, zoals Teams, onbenut had gelaten. Op die manier is samenwerken een tweede projectonderdeel geworden. Roos vertelt: “ilionx gaf een training over de mogelijkheden van Teams en ik raakte direct enthousiast. Je kunt teams maken dwars door de organisatie, waarmee je meerwaarde biedt ten opzichte van SharePoint, dat wij afdelingsgericht hadden opgezet. Met Teams beheer je niet alleen aan een project of afdeling gerelateerde documenten op een centrale plek, maar ook de onderlinge communicatie en de planning van een team. Je kunt bovendien heel flexibel nieuwe mensen aan een team toevoegen en ze ook weer weghalen als hun rol in dat team ophoudt. Die flexibiliteit is voor onze organisatie heel handig.” Groningen Seaports werkt samen met veel andere organisaties, waarin Microsoft Teams maatwerk biedt om in een veilige omgeving optimaal te kunnen samenwerken en informatie te delen.

"Met Teams beheer je niet alleen aan een project of afdeling gerelateerde documenten op een centrale plek, maar ook de onderlinge communicatie en de planning van een team."

Roos Honders, Informatiemanager bij Groningen Seaports

Nautisch Service Centrum als early adopter

Het Nautisch Service Centrum, wiens rol te vergelijken is met de luchtverkeersleiding op een luchthaven, werd gekozen om als pilotteam te fungeren. “Medewerkers werken daar in ploegendiensten, want er is 24×7 bezetting nodig. Dat betekent dat er dagelijks drie overdrachtsmomenten zijn tussen verschillende ploegen. Zij werken daarnaast heel veel met planningen. Juist in die twee onderdelen werkt Microsoft Teams heel goed”, vertelt Roos.

“Ik was daar laatst om te polsen hoe het gaat. Het eerste wat medewerkers tegen me zeiden was: ‘Je mag het niet meer van ons afpakken, hoor.’ Nu zijn we dat ook helemaal niet van plan, het is juist de bedoeling dat de hele organisatie op die manier gaat werken. Maar het zegt wel iets over de rol die Teams nu speelt in hun dagelijks werk. Ze werken er nog maar kort mee, maar hebben nu al het gevoel dat ze niet meer zonder kunnen.”

Focus op organisatiebrede adoptie

Groningen Seaports heeft Teams organisatiebreed uitgerold. Roos vertelt: “De inrichting van het document management-gedeelte, waar de aanbesteding destijds op focuste, is volgens planning opgeleverd. Er is nu nog een dag in de week, één iemand van ilionx aanwezig voor mogelijke vragen en ondersteuning. Dat is fijn, omdat we merken dat medewerkers soms nog begeleiding nodig hebben. Wanneer straks iedereen in de organisatie met Teams werkt, kunnen we er nog veel meer waarde uit halen. Sommige collega’s doen dat al en staan erom te springen om andere medewerkers aan te haken, maar we hebben ook mensen die niet zoveel hoeven samen te werken en die al jarenlang gewend zijn om dingen op een bepaalde manier te doen. Voor hen wordt het een behoorlijke omschakeling.”

Als ze één ding van het project heeft geleerd, is het dan ook het volgende: “De complexiteit van een dergelijk project zit niet zozeer in de techniek, maar in het uitdenken van de mogelijkheden, afstemming en meenemen van de gebruikers, kortom in de adoptie ervan. Simpelweg Microsoft Teams beschikbaar stellen en zeggen ‘ga er maar mee werken’, dat werkt niet. Je moet een adoptieprogramma opzetten om medewerkers erin te begeleiden. De adoptie voor Microsoft Teams is de fase die wij nu samen met ilionx ingaan.”

Heb je een vraag? Wij helpen je graag verder

Informatie inspireert! Wil je in contact komen met één van onze experts? Wij helpen je graag. Neem contact op via onderstaande button.

Neem contact op
Ilionx logo