Vergrootglas illustratie Waar ben je naar op zoek?

Betere ICT-voorziening bij Vanboeijen na modernisering IT-omgeving

Vanboeijen

Vanboeijen is een grote zorgorganisatie in Drenthe. Zo’n 1.600 medewerkers geven honderden cliënten, van jong tot oud, een fijn leven.

Zonder dat de werknemers er veel van merkten werd in 2021 een knap staaltje werk verricht. Binnen een jaar werd de verouderde IT-omgeving verlaten en stapte Vanboeijen over op moderne toekomstbestendige cloudoplossingen.

Vanboeijen en IT

“Vanboeijen heeft zo’n negentig locaties in hoofdzakelijk Drenthe waar we dagelijks de ondersteuning en begeleiding verzorgen voor zo’n achthonderd cliënten en bewoners met een verstandelijke beperking”, vertelt Gerlof Miedema met passie. Hij is, als manager informatievoorziening, samen met achttien collega’s verantwoordelijk voor de ICT bij de zorgorganisatie. Toen Gerlof een paar jaar geleden bij Vanboeijen kwam werken, moest hij waken over een hoeveelheid van wel 150 applicaties die niet of slecht op elkaar aansloten. Van datagedreven werken was weinig sprake. Gerlof: “Mijn opdracht was om het IT-landschap te versimpelen, zodat de medewerker eenvoudiger en beter ondersteund met de juiste informatie kan werken. Vroeger kwamen managementrapportages alleen bij leidinggevenden terecht. De nieuwe omgeving die nu door ilionx is ingericht wordt veel breder gebruikt zodat strategisch, tactische en operationele data voor verschillende gebruikers beschikbaar is.

Moderne werkplekken en de cloud

Onder leiding van Gerlof werd een ICT-strategie uitgewerkt. Het doel was om in één stap te moderniseren om uiteindelijk de voorwaarden te creëren om ook datagedreven te gaan werken. “We hebben voor een ‘Microsoft tenzij-beleid’ gekozen, want het wiel opnieuw uitvinden wilden we niet. We maakten een enorme stap door voor SaaS te gaan en alles naar de cloud te verplaatsen en we gebruiken nu onder andere Office 365 en Azure.”

De overstap naar werken met actuele data was niet makkelijk. Er werd namelijk ook een nieuw cliëntendossier (ECD) geïmplementeerd in combinatie met een nieuw roostersysteem, men stapte over naar een ander begrotingssysteem en alles ging in de cloud. “Er is door bijna honderd mensen vanaf begin 2021 flink doorgewerkt om de verouderde IT-omgeving om te zetten. Ook de werkplekken werden aangepakt”, gaat Gerlof verder. “Om de werknemers nog beter te helpen werd er een nieuwe servicedesk neergezet. Door alles gelijktijdig aan te pakken, creëerden we momentum in de organisatie. Het oude gaf pijn en het nieuwe energie.”

“We hebben voor een ‘Microsoft tenzij-beleid’ gekozen, want het wiel opnieuw uitvinden wilden we niet. We maakten een enorme stap door voor SaaS te gaan en alles naar de cloud te verplaatsen en we gebruiken nu onder andere Office 365 en Azure.”

Gerlof Miedema, Manager Informatievoorziening bij Vanboeijen

ZorgControl 2.0

Al jaren beheert ilionx naar volle tevredenheid de eerste versie van het speciaal voor de zorg ontwikkelde BI-platform ZorgControl. Gelijk met de overstap naar de nieuwe cloudoplossingen van Microsoft stapte Vanboeijen over naar de 2.0-versie van ZorgControl. Gerlof: “Het goed inrichten van ZorgControl is een voorwaarde om datagedreven te kunnen werken. Onderliggend werkt ZorgControl met Microsoft Power BI en Azure. Alle databronnen zijn erop aangesloten en krijgen zo de informatie op orde.”

De samenwerking met ilionx is voor Vanboeijen belangrijk. Gerlof is enthousiast over de co-creatie: “Voor ons was het belangrijk dat we een hybridemodel met ilionx hebben kunnen afspreken. Zij pakken het hele beheerstuk op en bewaken dat de data integer is. ilionx weet technisch waar ze het over hebben, dat is fijn samenwerken. En doordat wij mee ontwikkelen aan het BI-platform blijven we als zorgorganisatie ‘baas in eigen buik’. Door co-creatie vindt er op een goede manier doorontwikkeling plaats. Voor ons is dat een prettig model.”

Modern systeemlandschap

Het resultaat van alle inspanningen is nu al merkbaar. Qua systeemlandschap kan het niet veel moderner, weet Gerlof. Toch zijn er nog een paar wensen. De werkplekken moeten nog de overstap maken naar SharePoint, en er wordt nog een applicatie toegevoegd om het medicatieproces beter te borgen. Gerlof vult aan: “Onze domotica-oplossingen willen we verder vernieuwen op basis van sensortechnologie wat ook veel waardevolle informatie kan opleveren en ontsloten kan worden via ZorgControl 2.0. Met deze gegevens kunnen we de processen beter inrichten, zorgbehoefte inzichtelijk maken en opvolging door de juiste medewerker is dan beter mogelijk.”

Door ‘best of suite’ meer handen aan het bed

Gerlof concludeert: “Van de 150 applicaties zijn er nu zo’n vijftien over. Het inloggen duurde vroeger ongeveer 10 minuten en nu 30 seconden. De applicaties zijn gebruiksvriendelijker geworden en we werken volgens het best of suite principe. Onze werknemers kunnen nu snel de juiste ondersteuning geven, omdat ze beter geïnformeerd zijn. Minder mailen en bellen, maar alle informatie op één plek. Door de hogere kwaliteit van de data worden er uiteindelijk minder fouten gemaakt. Het leidt allemaal tot meer tijd voor de bewoners en cliënten. Daarnaast besparen we door versimpeling en verSaaSing als organisatie ook een miljoen euro aan onnodige IT-kosten en dat geld gaat ook naar de zorg.”

Ilionx logo
Link gekopieërd