Hoe vier gemeentes binnen negen maanden een nieuw zaaksysteem kregen

Binnen negen maanden kregen vier gemeentes het Onegov 365 zaaksysteem. Dit cloudplatform waarmee medewerkers van de gemeente eenvoudig kunnen samenwerken, is gebaseerd op Microsoft en biedt een stevig fundament onder een heel nieuwe manier van digitale samenwerking binnen de gemeentes.

Equalit is een ICT-samenwerkingsverband van en voor lokale overheden. Met honderd ICT-professionals faciliteert het team twaalf gemeentes, waaronder Hilvarenbeek, Oisterwijk, Oosterhout en de ABG gemeenten (Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen), en ruim 2.800 ambtenaren in plaats- en tijdonafhankelijk samenwerken. Equalit bouwt en ontwikkelt digitale oplossingen die de dienstverlening aan burgers en bedrijven optimaliseren.

Binnen de overheid is zaakgericht werken de standaard, en het zaaksysteem vormt de kern van elke gemeentelijke organisatie. Het zaaksysteem van Hilvarenbeek, Oisterwijk, Oosterhout en de ABG gemeenten werd niet langer door de leverancier ondersteund en moest vervangen worden.

Wouter de Zwart, ICT-coördinator Operations ad interim bij Equalit, vertelt: “We waren op zoek naar bewezen technologie en hebben dat bij ilionx gevonden. Onegov 365 is volledig gebouwd binnen Microsoft PowerPlatform en Microsoft 365 en beschikt daardoor automatisch over het meest gebruikte cloudplatform om samen te werken; zowel binnen de grenzen van gemeentes, als daarbuiten. Het vervangen van zo’n systeem is een behoorlijk complexe operatie met veel bewegende delen en afhankelijkheden. En daar hadden we slechts negen maanden de tijd voor, terwijl een jaar implementatie per gemeente de standaard is. Deze uitdaging heeft veel gevraagd van zowel de experts van ilionx als onze medewerkers.”

“Dat is echt de kracht van Equalit”, vertelt Wouter, “Als het crisis is, pakken we het aan en krijgen we het voor elkaar. En we zagen datzelfde bij ilionx. We hebben als één team met elkaar samengewerkt. Daarbij hebben we goed gekeken naar wie wat voor zijn rekening nam. Wij kenden Onegov 365 natuurlijk minder goed en hebben met name aan de gebruikerskant de technische inrichting gedaan. Ook was het wennen om met drie partijen – ilionx, Equalit en de vier gemeentes – te werken, waar dit normaal gesproken tussen twee partijen gaat.”

Er werd gezorgd voor een goede structuur voor de besluitvorming, zodat iedereen in de organisaties werd meegenomen en tegelijkertijd de snelheid erin bleef. De migraties verliepen soepel; elke twee weken werd het nieuwe systeem bij een gemeente live gebracht. ilionx heeft de key users en functioneel applicatiebeheerders getraind en hiermee voor een goede adoptie gezorgd. Wouter: “Eén van de gemeentes heeft ervoor gekozen dit zelf te doen, maar dat is voor ons weer een les geweest. Doordat de adoptie niet goed gebeurd is, lopen gebruikers tegen problemen aan. Toch kunnen we met z’n allen heel trots zijn op wat we hebben neergezet. Het geheim van het succes is echt de goede onderlinge samenwerking.”

“We hebben recent de eerste fase van het project afgesloten en zijn aan fase twee begonnen”, vertelt Wouter. “Dat betekent dat we steeds meer functionaliteiten ontwikkelen. Denk hierbij aan een veel uitgebreider antwoordportaal waarin we verzoeken van inwoners makkelijker kunnen opslaan.”

“Fase twee pakken we meer scrumsgewijs aan. We zijn erg blij met de goede support vanuit ilionx op ons nieuwe zaaksysteem. Ook de basis van Microsoft biedt vele voordelen, zoals een koppeling met Teams en het makkelijk integreren met andere pakketten. De security is eenvoudiger en we kunnen beter de veiligheid van de infrastructuur op peil houden.”

Daarnaast is ook verdere ontwikkeling binnen het Microsoft platform mogelijk. Zo kan Equalit stapsgewijs en redelijk eenvoudig andere systemen die aan Onegov 365 gekoppeld zitten, vervangen. Denk bijvoorbeeld aan een applicatie waarmee formulieren voor burgerzaken gegenereerd worden. Wouter: “Als we dat met Microsoft doen en dit koppelen aan Onegov 365, biedt dat enorme mogelijkheden. Onegov 365  biedt een stevig fundament waarop we verder door kunnen bouwen met koppelingen en extra functionaliteiten. Verder kijken we ook bij andere gemeentes of en hoe we Onegov 365 kunnen inzetten. Als een nieuwe gemeente wil instappen, kan dat vrij eenvoudig, snel en relatief goedkoop omdat er al een basis ligt.”