6 kenmerken die de ilionx Woo Hulptool onderscheiden

6 kenmerken die de ilionx Woo Hulptool onderscheiden

In de markt van Wet open overheid oplossingen is sinds de invoering van de wet in 2022 best wat te kiezen. Verschillende leveranciers hebben de uitdaging van openbaarmaking opgepakt en hebben software gelanceerd om het werk van Woo functionarissen te verbeteren. In deze blog legt onze collega Desmin Dekker aan de hand van 6 productkenmerken uit hoe de ilionx Woo hulptool zich differentieert van andere software en wat in onze visie een toekomstvaste Woo oplossing is.

1. Standaard, maar wel wat te kiezen

Standaardsoftware heeft de laatste jaren aan populariteit gewonnen ten opzichte van maatwerk. In zekere zin is dat terecht, het verplaatst de ontwikkelinspanning van de klant naar de leverancier. Een gevolg is wel dat klanten hun werkwijze en processen moeten voegen naar de bestaande functionaliteit in de standaardsoftware. Er is weinig ruimte voor eigen inbreng. De Woo Hulptool biedt opdrachtgevers vanaf de start een volledige oplossing voor het openbaar maken van documenten en ook de mogelijkheid daar klantspecifieke configuratie op toe te passen. Denk aan goedkeuringsworkflows (paraferen), rollen en autorisaties, inrichten van deelpublicaties, termijnbewaking, monitoring (rapportages), sturing en meer klantspecifieke wensen.

2. Integratie met bestaande systemen

Openbaarmaking heeft een grote impact op de informatiehuishouding: Woo tooling wordt een vast onderdeel van het applicatielandschap van overheden. Idealiter zijn ze verbonden met bestaande systemen om het heen en weer slepen van bestanden te voorkomen. Downloaden en uploaden van en naar andere systemen is foutgevoelig, dupliceert informatie onnodig en wordt door gebruikers als bewerkelijk ervaren. De Woo Hulptool is dankzij API-koppelvlakken in staat te verbinden met bestaande systemen. Hierdoor gaan bestanden via veilige integraties van A naar B. De Woo Hulptool sluit bijvoorbeeld aan op de ‘Zoeken & vinden- applicatie’ om het verzamelen van documenten makkelijker te maken en legt de verbinding met het zaaksysteem voor het automatisch uitwisselen van informatie over het Woo verzoek, inclusief termijnen en statussen.

3. Proactieve openbaarmaking

De Wet open overheid is breder dan alleen het behandelen van Woo verzoeken. Een toekomstvaste Woo oplossing biedt ook functionaliteit voor proactieve openbaarmaking. De Woo Hulptool van ilionx ondersteunt proactieve openbaarmaking met een verkort proces. Gebruikers kunnen – los van de behandeling van Woo verzoeken – in de Woo Hulptool ook documenten lakken voor proactieve openbaarmaking. Tevens kan -door de Woo Hulptool te koppelen aan systemen waar documenten die proactief openbaar gemaakt moeten worden- ingeregeld worden dat deze proactief (automatisch) periodiek naar de Woo Hulptool gestuurd worden. Zo wordt proactieve openbaarmaking onder werksturing gebracht en ontstaat er meer grip op en voorspelbaarheid van het proactief openbaar maken van documenten.

4. Flexibel

In de werkelijkheid is het behandelen van een Woo verzoek vaak geen rechte lijn van A naar B: er doen zich regelmatig uitzonderingen voor. Tijdens het verzoek kunnen er documenten bij komen en na verstrekking kunnen er bezwaren binnen komen. De ilionx Woo Hulptool ondersteunt dit door flexibiliteit in te bouwen. Ten alle tijden kunnen documenten aan een lopend dossier worden toegevoegd en kunnen meerdere gebruikers samenwerken. Ook wanneer (deel)publicaties zijn gedaan, is het dossier nog beschikbaar, mocht er een bezwaar binnen komen. Gebruikers kunnen het dossier hervatten met de transparant gelakte stukken. Hiermee minimaliseren we de kans dat kostbaar werk opnieuw moet.

5. Leesbaar en herbruikbaar

Steeds vaker wordt dezelfde informatie in meerdere verzoeken opgevraagd. Om herbruikbaarheid te ondersteunen is de output van de Woo Hulptool voor machines leesbaar. Lees in onze vorige blog dat dit niet bij alle Woo oplossingen vanzelfsprekend is. Doordat documenten voor machines leesbaar zijn, kunnen deze na publicatie ook gevonden worden door ‘Zoeken en vinden- applicaties’ en daardoor meegenomen worden in nieuwe verzoeken zonder dat deze opnieuw geanonimiseerd dienen te worden. Ook kan met de Woo Hulptool worden aangegeven wanneer documenten reeds openbaar zijn, inclusief vermelding van vindplaats. Van documenten die al openbaar zijn, wordt de openbare versie in het dossier meegenomen en hoeft er niet nog eens te worden gelakt. Zo kunnen gebruikers op verschillende manieren tijd besparen door herbruikbaarheid.

6. Partnership en samenwerking

Experts in eenvoud, dat is de missie van ilionx. Met onze oplossing willen wij het werk van Woo functionarissen steeds eenvoudiger maken. Dat begint bij de implementatie en training. Wij nemen de opdrachtgever aan de hand bij het inrichten van de standaardoplossing en met maken van keuzes in configuratie. Vervolgens hebben we een uitgebreid trainingsaanbod, zowel online als op locatie om gebruikers wegwijs te maken in de oplossing. Na ingebruikname staat ons supportteam als partner altijd voor opdrachtgevers klaar. Tot slot kijken wij samen met onze klanten naar doorontwikkeling van ons product. Onze klanten zijn voortdurend in beweging, net als de ontwikkelingen rondom de Wet open overheid. Dit stimuleert ons om voortdurend te innoveren en te verbeteren. Gezamenlijk bepalen we welke features nodig en nuttig zijn om het werkproces elke release een stukje te verbeteren.