Drie slimme softwareoplossingen voor efficiënte uitvoering van Wet open overheid

Efficiënte uitvoering van Wet open overheid

De implementatie van de Wet open overheid (Woo) brengt voor veel overheidsorganisaties uitdagingen met zich mee. Het tijdig beantwoorden van Woo-verzoeken en proactieve openbaarmaking leggen aanzienlijke druk op de informatiehuishouding. In deze blog vertelt onze collega Desmin Dekker hoe de software van ilionx overheidsorganisaties ondersteunt bij het efficiënt naleven van de Woo, met een focus op het verlichten van administratieve lasten en het verkrijgen van meer grip op de uitvoering.

1. Ontdubbelen met AI

Met behulp van AI is het mogelijk om documenten op inhoud met elkaar te vergelijken. Dat gaat een stapje verder dan het ontdubbelen van exacte kopieën op document ID (hash). Documenten die inhoudelijk identiek zijn, maar bijvoorbeeld een ander bestandsformaat hebben (PDF/DOC), kun je vervolgens automatisch ontdubbelen. Ook geeft de software procentueel aan welke documenten er veel op lijken. Zo herken je makkelijk eerdere versies en kun je als gebruiker bepalen welke documenten relevant zijn om in je dossier te houden.

2. Deelpublicaties

Bij grote dossiers is het niet altijd mogelijk om de deadline te halen. In dat geval is het handig als software deelpublicaties ondersteunt, zonder dat het risico bestaat dat ongelakte documenten worden vrijgegeven. Dit wordt afgedekt met controlestappen en het logisch scheiden van gelakte en ongelakte documenten. Zo kan er toch al een deel van het dossier aan de aanvrager worden verstrekt.

3. Termijnbewaking

Het beheren van deadlines voor meerdere dossiers kan complex zijn. Het bijhouden in afzonderlijke Excel- of SharePoint-lijsten is onpraktisch, aangezien deze snel verouderen. Woo Hulptool met ingebouwde termijnbewaking ondersteunt gebruikers actief en brengt regie aan in het proces. Van alle dossiers is inzichtelijk wat de voortgang is en wat de vervaltermijnen zijn. Wanneer taken risicovol zijn worden automatisch reminders verstuurd. Hierdoor weten zowel behandelaren als coördinatoren altijd wat de laatste stand van zaken is.

De slimme softwareoplossingen van ilionx bieden Woo-professionals niet alleen tijdsbesparing, maar stellen hen ook in staat zich te concentreren op de inhoud van hun werkzaamheden. Naast het verkrijgen van meer grip op de uitvoering van de Woo, verkleint het gebruik van deze tools de kans op fouten. Voor een verdere toelichting of demonstratie van deze functionaliteiten, kun je contact met mij opnemen.

Optimaliseer vandaag nog je Woo-implementatie met de juiste softwareondersteuning!