Waarom moeilijk doen, als het ook makkelijk kan. Het is een bekend gezegde, maar lijkt in de IT-wereld soms uit het oog verloren.
Of het nu gaat om cloud applicaties, managed services of AI, overzichtelijk is IT al lang niet meer. ilionx’ portfoliomanager Werner Mullink gaat daarom op zoek naar het antwoord achter de vraag: is eenvoud in IT mogelijk? Tijdens zijn zoektocht spreekt hij diverse experts over de ontstane complexiteit en de hang naar eenvoud binnen diverse disciplines. In deze blog: Geertje Appel en Marieke Rooze. De eerste is een zeer ervaren business analist, de tweede is net begonnen bij ilionx als management consultant.
Als we het hebben over complexiteit in IT, zijn we geneigd om snel te kijken naar de operationele kant ervan. Cloud applicaties, data, AI; de mogelijkheden zijn eindeloos en negen van de tien keer komt dat het overzicht niet ten goede. Maar als we IT willen terugbrengen naar eenvoud, moeten we dan niet een niveau hoger beginnen? Begint de eenvoud van IT in de basis niet al bij de strategie? De digitale strategie wel te verstaan? Ik drink daarom een digitale kop koffie met Geertje Appel en Marieke Rooze om het hier eens uitgebreid over te hebben.
Eenvoud begint bij de basis
Het vakgebied waar Geertje en Marieke in bezig zijn, lijkt mij bij uitstek complex. Bij het definiëren en uitrollen van een digitale strategie zijn er veel zaken om rekening mee te houden: de bestaande werkelijkheid en IT-architectuur, de ambities van een organisatie, budgetten en tijdsplanning. Ik gooi de vraag maar direct in de groep: hoe houd je dat eenvoudig? “Het gaat vaak mis doordat er direct naar de techniek wordt gekeken. Problemen en uitdagingen worden vaak vanuit eigen perceptie verteld en onderzocht. En dat maakt het lastig om het door te vertalen naar de business. Wij zijn dan vaak het duveltje op de schouder van de klant. Constant kritische vragen stellen en een spiegel voorhouden.”
Kritisch kijken en mensen meenemen
Ik vraag me af aan wat voor soort kritische vragen ik dan moet denken en waarom dit zo belangrijk is. “Eigenlijk zorgen we ervoor dat bij het maken van de strategie altijd de focus blijft op de mens en niet op de techniek. De bits en bites zijn pas een latere aanvulling. Organisaties kennen vaak ook niet alle mogelijkheden in IT. We praten niet in nullen en enen, maar we kijken daarom altijd eerst naar de menselijke kant. En daar proberen we het zo eenvoudig mogelijk te houden.” Geertje en Marieke vullen elkaar aan en leggen uit waarom die menselijke kant niet vergeten mag worden. “Succesvolle veranderingen zijn altijd afhankelijk van de mens. Iets kan nog zo’n mooie oplossing zijn, maar als de mens niet meebeweegt, wordt het niks. Dat moet ten alle tijden voorkomen worden.”
Van buiten naar binnen kijken
Wat ook enorm helpt, is dat de Geertje en Marieke als externen van buitenaf naar een organisatie kijken. “Ik vind het leuk om samen met de klant letterlijk te gaan dromen”, zegt Marieke. “Wat zijn je doelen, wat is je missie en visie. Ik trigger organisaties om dit helder te formuleren, zodat we een duidelijke stip op de horizon hebben. Immers, zonder doelen geen strategie.” Geertje vult aan dat een holistische aanpak, waarbij je een probleemstelling vanuit verschillende perspectieven benadert, heel belangrijk is. “Het proces dat je doorgaat met de klant om te komen tot een strategie is cruciaal. Zo’n business analyse is gestoeld op system thinking: we kijken naar het wereldbeeld van alle stakeholders. Wij stellen dan de lastige vragen en kijken met die holistische blik naar de organisatie.”
Complexe puzzels
Volgens Geertje en Marieke hebben organisaties vaak te maken met complexe puzzels. Ik merk dat ze beiden veel energie halen uit het oplossen van die puzzels. “Een hoogover doel is prachtig, maar hoe maak je dat concreet voor de medewerkers op de midden- en lange termijn? Het is belangrijk om ook helder te kijken naar randvoorwaarden, immers alle neuzen moeten dezelfde kant op komen. De neiging is dat organisaties van alles willen en doen. Als je dan niet samen goed hebt gekeken naar de strategie en de bijbehorende doelen, kan het moeilijk zijn om nee te zeggen. In die zin waken wij vanuit onze rol wel echt voor die complexiteit.”
Ik besef me dat ik eigenlijk heb gesproken met twee poortwachters van de eenvoud. Mooi om te zien dat ze vanuit hun functie zo veel mogelijk complexiteit uit de plannen filteren. Mijn volgende afspraak staat met Claudia Kortland en Gwen Slobbe, beide experts in data en AI. Ik maak mij vast op voor een weer een interessante kijk op eenvoud in IT.
