Voor steeds meer organisaties is IT van groot strategisch belang voor de continuïteit van de organisatie. Door slim gebruik te maken van technologische innovaties bij de optimalisatie van processen, of ontwikkeling van nieuwe diensten, ben je als organisatie beter in staat om ontwikkelingen in de markt te volgen of zelfs voor te blijven. Zo worden kansen benut en blijf je als organisatie relevant. Veel organisaties worstelen met het in huis halen en het op peil houden van de benodigde IT-kennis en ervaring. Enerzijds omdat het lastig is om talent te werven op de enorm krappe arbeidsmarkt, anderzijds omdat de technologische innovaties elkaar zo snel opvolgen, dat het voor veel organisaties lastig is om bij te blijven. Er wordt daarom veel gebruik gemaakt van externe inhuur of outsourcing, om de benodigde IT-kennis en ervaring in huis te halen.
Het uitbesteden van IT-taken is een besluit dat je zorgvuldig moet overwegen. De verwachtingen bij uitbesteden zijn vaak hooggespannen. Men denkt vaak dat huidige uitdagingen, zoals ‘slechte performance’ of ‘zwakke beveiliging’, als sneeuw voor de zon verdwijnen. Helaas worden de verwachtingen niet altijd waargemaakt. Niet nodig, want je voorkomt veel problemen wanneer je het proces zorgvuldig doorloopt. Ik zie, uit ervaring, zes aandachtspunten die het succes van outsourcing bepalen:
- Strategische fit: een outsourcing relatie is een relatie voor de langere termijn. Het is belangrijk dat beide partijen duidelijk maken wat de strategische overwegingen zijn voor de samenwerking. Als kostenbesparing de belangrijkste drijfveer is, dan is het belangrijk, voor de outsourcing partner, om te weten onder welke condities ze hier invulling aan kunnen geven. Bijvoorbeeld welke afwegingen worden gemaakt in de balans tussen kwaliteit en kosten.
- Culturele fit: een niet te onderschatten succesfactor is de culturele fit tussen beide organisaties. Een outsourcing partner is een verlengstuk van je organisatie. Er is frequent overleg en afstemming en je wilt dat men elkaars drijfveren en motivatie begrijpt en deelt.
- Heldere afspraken over start en einde: elke overeenkomst kent een start, maar ook een einde. Vaak worden er uitgebreide afspraken gemaakt voor de duur van de overeenkomst, maar ontbreken afspraken over de ontbinding van de overeenkomst. Voor beide partijen is het verstandig dat er duidelijke afspraken worden gemaakt onder welke condities de overeenkomst tussentijds kan worden ontbonden en op welke manier de partijen dan uit elkaar gaan. Bijvoorbeeld op welke manier documentatie moet worden aangeleverd en hoe kennisoverdracht wordt ingericht.
- Scope dienstverlening: het spreekt voor zich dat in de voorbereidende fase de scope uitgebreid in kaart gebracht moet worden. Organisaties dienen een weloverwogen keuze te maken welke taken uitbesteed worden en welke behouden blijven. In de praktijk zien we echter dat de scope gedurende de contractperiode kan veranderen. Zorg dat het contract flexibiliteit biedt en de samenwerkingsrelatie zich kan ontwikkelen in lijn met de strategie.
- Duidelijkheid voor betrokken medewerkers: als er werkzaamheden worden uitbesteed heeft dit veelal impact op bestaande medewerkers. Zo snel als mogelijk dient de impact voor bestaande medewerkers in kaart te worden gebracht en duidelijk te worden gecommuniceerd. Krijgen medewerkers wiens taak (deels) worden uitbesteed, een functie elders in de organisatie of ontvangen deze medewerkers een voorstel voor ontbinding van de arbeidsovereenkomst? Of is er sprake van “overdracht van onderneming” en gaan medewerkers over naar de outsourcing partner met behoud van hun werkzaamheden? Voor medewerkers is het van belang dat er snel duidelijkheid wordt gegeven zodat men weet waar men aan toe is.
- Governance op de samenwerking: afspraken over de uit te voeren processen en procedures en prestatieafspraken vormen de basis voor het managen van de performance van de outsourcing partner. Omdat de scope en behoeften tijdens de contractperiode continu veranderen is het goed om op verschillende niveaus afstemming te hebben over de gewenste kwaliteit van de dienstverlening. Een valkuil is om te veel focus te leggen op de KPI’s die in de SLA zijn vastgelegd. Het uiteindelijk doel is de (positieve) ervaring van eindgebruikers bij de geleverde dienstverlening. De afspraken moeten hierop gericht zijn en vormen een samenhangend geheel met verantwoordelijkheden voor beide partijen.
Een zorgvuldig proces, startend met de eerste analyse van mogelijkheden tot en met de transitie naar een outsourcing partner is de sleutel tot een succesvolle samenwerking. Met de uitgebreide kennis en ervaring op gebied van outsourcing én IT, biedt ilionx praktische ondersteuning in dit proces. Zo komen we samen tot een passende strategie voor outsourcing. Of alle IT wordt uitbesteed, of slechts een deel, experts van ilionx begeleiden organisaties stap voor stap in het proces. Zo krijg je als organisatie weer grip op je IT en de regie weer in handen.
