Door Daphne Habets en Almar Overgaauw

Kickstart je Business Intelligence met je BI superteam!

Inmiddels werk ik alweer een jaar bij ilionx en heb ik al aardig wat gesprekken mogen voeren rondom data.

Vaak gaat het daarbij om Business Intelligence (BI), Data Science, de cloud, security en niet te vergeten adoptie/implementatie. Tijdens die gesprekken vraag ik me steeds meer af hoe je als BI afdeling in een zorgorganisatie, ècht het verschil kunt maken. Natuurlijk zijn er heel veel factoren te noemen, maar ik zie dat het BI team wel een héle belangrijke is. Net zoals een topsport team, zoals onze oranje volleybaldames (gesponsord door ilionx). Ook zij maken trouwens gebruik van analytics om hun techniek en strategie te verbeteren. Mijn nieuwsgierige vragen mag ik dit keer stellen aan mijn collega Almar Overgaauw.

BI specialist

Almar werkt inmiddels ruim 10 jaar binnen het vak van Business Intelligence. Vanuit ilionx is hij betrokken geweest bij veel BI gerelateerde opdrachten en projecten voor veel verschillende (zorg)relaties. Hij is gespecialiseerd in Microsoft technologie en kan verschillende rollen vervullen zoals ontwikkelaar, analist, architect, scrum master en projectmanager. Ik hoorde een UMC over hem vertellen dat hij ijzersterk is in het neerzetten van een goed fundament. Ik ben dus erg benieuwd naar Almar’s visie.

De theorie

Omdat er nog weleens verwarring bestaat over een aantal termen, vroeg ik Almar uit te leggen hoe BI zich verhoudt tot Artificial Intelligence (AI) en Data Science. Hij vertelt dat BI vooral gaat om de vraag wat er is gebeurd. Bij AI en Data Science gaat het erom te voorspellen wat er gaat gebeuren. Om dit laatste goed te doen, is het van essentieel belang dat BI al goed in een organisatie is geworteld. Welke processen vinden er plaats en leggen we de noodzakelijke data die daarmee gemoeid is en voor nodig is, al vast?

Misvatting over BI

Regelmatig merkt Almar dat er vaak gedacht wordt dat iedere IT’er ook zomaar een BI’er kan worden. Voor een aantal IT-ers zal dat kloppen. Echter, naast dat je uiteraard technisch onderlegd moet zijn, zijn er bij een goede BI’er ook hele andere skills van belang. Behalve technisch iets werkends neerzetten, is het fundamenteel om een oplossing te bieden die voldoet aan de data- en informatiewensen van de klant/eindgebruiker. Je moet dus klantgericht kunnen werken met het nodige empathisch vermogen. “En de oplossing dient ook nog eens qua architectuur goed in elkaar zitten”, aldus Almar.

“BI is inmiddels onmisbaar geworden. Met de inzet van BI kun je namelijk zorgen dat beslissingen niet meer op onderbuikgevoel worden genomen, maar op basis van harde feiten.”

Almar Overgaauw, BI Consultant bij ilionx

BI doelen

Ik ben heel benieuwd naar wat Almar ziet als hoogste doelen voor BI. Hij is hier heel duidelijk over:

Voor iedereen zijn bovengenoemde doelen van belang en niet alleen voor het management. De bemoeilijkende factoren zijn, dat we vaak zien dat alleen het hoger management betrokken is. Dat BI vaak gezien wordt als ‘IT-feestje’, terwijl IT juist ondersteunend zou moeten zijn. Binnen de zorg wordt BI vaak geïnitieerd vanuit Finance of Planning & Control, maar worden de zorgverleners en medici vaak niet meegenomen in de besluitvorming. De initiatie van BI-projecten zou juist uit ‘de business’ moeten komen. Niet alleen voor een verbeterde adoptie, maar ook voor een betere aansluiting van de opgeleverde data en rapportages bij de behoefte. Om die reden laat de adoptie vaak te wensen over en worden data en rapporten die ontwikkeld zijn, niet of nauwelijks gebruikt. Dat is, zacht uitgedrukt, een gemiste kans!

Maar volgens Almar biedt het juíst ook kansen: als onderdeel van een BI-project, kan een verandermanagementproject worden gestart om ‘de business’ mee te nemen in de nieuwe mogelijkheden. En kan er geleerd worden hoe men hier optimaal gebruik van kan maken.

Professionalisering BI

Ik krijg in de praktijk regelmatig de vraag of wij kunnen helpen bij het (verder) professionaliseren van de BI afdeling. Zeker als het gaat over het belang van data en de toekomstbestendigheid van de instelling. Almar ziet dit in de praktijk terug: “veel zorgorganisaties doen BI er -min-of-meer- bij”. Deze organisaties hebben dan wel een locatie waar veel data wordt opgeslagen, dat wordt dan het ‘datawarehouse’ genoemd en men ontwikkelt daar vaak rapportages en lijsten op. Dit resulteert meestal in een ondoorgrondelijke brei aan oplossingen, data transformaties en soms tot wel honderden rapportages en lijsten waarvan niemand weet wie die gebruikt, óf ze gebruikt worden en waarom deze ooit in het leven zijn geroepen.

Bevindt jouw BI zich in deze situatie? Bedenk dan ook hier dat dit kansen biedt: Inventariseer welke data-aanleveringen en rapportages binnen de organisatie bestaan en wie en hoe vaak deze gebruikt worden. Waarschijnlijk kan hier gelijk een stuk in ‘gesneden’ worden, wat beheer ervan gelijk eenvoudiger kan maken. En daarnaast heb je meteen de beschikking over een lijst met data en rapportages die als input kunnen dienen voor een plan voor een gestructureerde omgeving.

“Veel zorgorganisaties doen BI er -min-of-meer- bij.”

Almar Overgaauw, BI Consultant bij ilionx

Nog meer kansen voor BI

Die zijn er genoeg! Almar noemt er een aantal:

BI super team

Ik ben inmiddels al aardig wat wijzer geworden over welke BI uitdagingen je kunt oplossen en kansen die je kunt benutten, zodat je je afdeling een kickstart kunt geven. Dan is het nu hoog tijd om eens te kijken wat volgens Almar de ‘ingrediënten’ zijn van een BI super team:

Aan de ene kant kunnen een UX en UI designer de rapportages en dashboards er aantrekkelijk uit laten zien met een logische indeling. Aan de andere kant kan zo iemand ook kijken naar de manier waarop een gebruiker het rapport gaat gebruiken en dit meegeven aan de ontwikkelaar. Zodoende wordt het rapport zo gebruiksvriendelijk mogelijk

Een architect kijkt veel meer naar de gehele BI-oplossing. Is deze ingericht voor de huidige vragen, eventuele nieuwe wensen en is deze zo opgezet dat deze niet onnodig moeilijk is gebouwd. Kortgezegd is deze simpel en robuust? Een pure BI-ontwikkelaar kijkt meestal alleen naar de functionaliteit die opgeleverd moet worden voor een bepaalde klantvraag

Dit zijn twee verschillende disciplines die niet iedereen beheerst. Door deze te scheiden kunnen ontwikkelaars zich focussen en doen waar ze goed in zijn

Erg lastig in de huidige arbeidsmarkt, maar wel belangrijk om een hoge mate van kwaliteit te kunnen blijven leveren. Bij capaciteitsuitdagingen, kan er zowel tijdelijk als langdurig teruggevallen worden op de ruim 300 BI consultants en datascientists (waarvan 50 met specifieke zorgdomeinkennis) van ilionx. Voordeel daarvan is dat er gebruik gemaakt kan worden van de diverse technische/functionele expertise van de ingehuurde persoon, maar ook van de hele ilionx achterban. Want de ilionx consultants staan via hun interne Teams en Whatsapp in nauwe verbinding met elkaar. Zo maak je slim gebruik van onafhankelijke expertise die bijdraagt aan het verbeteren van de kwaliteit en output van jouw eigen team

Dit houdt het werk interessant voor de medewerkers en zorgt ervoor dat je organisatie toekomstbestendig is

Je kunt rapportages maken voor het inzichtelijk maken van datakwaliteit zodat ‘de business’ deze snel inzichtelijk heeft en ook kan oplossen. Immers: garbage in, garbage out! Als dit soort zaken pas na weken, maanden of jaren boven komen drijven, voelt niemand zich meer verantwoordelijk om dit op te pakken en herstellen.

Almar geeft aan dat vooral een UX designer en de datakwaliteit (registratie aan de bron op orde) vaak over het hoofd gezien worden.

Wat maakt een goede BI-er?

Fronsend kijkt Almar me aan: “dat is nog niet zo makkelijk en is zeker niet voor iedereen weggelegd”. BI is een brugfunctie tussen ‘de business’ en IT en daardoor erg breed. Het is vaak slimmer om een team samen te stellen waarbinnen alle onderdelen van het vakgebied vertegenwoordigd zijn. Je hebt BI-consultants in het team nodig, die goed met ‘de business’ kunnen praten en die hun wensen kunnen vertalen naar technische oplossingen. Hier heeft ilionx bijvoorbeeld een aantal voormalig artsen voor in dienst. Zij spreken de taal van de medische eindgebruiker. Die voelt zich daardoor meer serieus genomen. En het leidt tevens tot tijdswinst bij het maken van medische rapportages. Maar je hebt ook BI-consultants nodig die deze technische oplossingen kunnen implementeren. Daarnaast heb je BI-consultants nodig die overkoepelend naar de architectuur van de gehele oplossing kijken om geen ‘spaghetti’ te krijgen. Al met al is het niet altijd realistisch om dit binnen één persoon te zoeken.

ilionx en BI

Juist als het lastig is om de juiste expertise of capaciteit te vinden, kan gebruik gemaakt worden van ilionx en haar consultants. ilionx heeft jarenlange ervaring met BI in de zorg. Van het opzetten van een datawarehouse met de gewenste data en een rapportagelaag daar bovenop, tot aan het adoptieproces van de dashboards, het inzichtelijk maken en optimaliseren van processen, het trainen van medewerkers (zodat zij ook zelf analyses en rapportages op de data kunnen maken) en het opzetten van een geheel BI-team. Door deze jarenlange ervaring helpt en adviseert ilionx ziekenhuizen en andere zorginstellingen op alle mogelijke gebieden van BI met als doel: zelf een super team te worden en zichtbare waardevolle toegevoegde waarde te laten zien aan je organisatie.

Super team in actie

Een goed BI super team is volgens Almar in staat om nieuwe en veranderende wensen vanuit ‘de business’ veel sneller te implementeren. Verder zou het team in staat moeten zijn om naast beter en sneller inzicht geven in de gewenste cijfers, ook mee te denken met de ‘klant’. Wat heeft deze nu echt nodig? Vaak weet een organisatie of afdeling zelf niet precies wat zij nodig heeft om hun ‘probleem’ op te lossen. Het is dan heel belangrijk dat een BI-team, met veel kennis van de processen en data, mee kan denken en de juiste vragen kan stellen om tot een goed resultaat te komen dat echt meerwaarde biedt aan de organisatie en/of afdeling. En zo kunnen er daadwerkelijk grote stappen gezet worden als het gaat om beheersbaarheid, doelmatigheid, wendbaarheid en toekomstbestendigheid.

Tip van Almar aan de zorg:

"Ontwikkel niet alleen je DWH (DataWareHouse)-omgeving door op continue basis, maar doe dit zeker ook voor je BI-team en -processen!”

Almar Overgaauw, BI Consultant bij ilionx

Ben je benieuwd hoe je jouw BI team verder kunt professionaliseren?

Of wil je eens sparren over bepaalde onderwerpen zoals tooling, data science, cloudgang en/of toekomstbestendigheid? Neem vrijblijvend contact op met Daphne Habets, adviseur digitalisering gezondheidszorg, via dhabets@ilionx.com of 06-19680072.

Relevante content

Ilionx logo