Ziekenhuisgroep Twente (ZGT) stapte samen met Medisch Spectrum Twente (MST) over op een nieuw elektronisch patiëntendossier (EPD).
Mede door de goede hulp van ilionx is de nieuwste EPD-versie van ChipSoft in het ZGT geïmplementeerd.
ZGT is een topklinisch ziekenhuis met vestigingen in Almelo en Hengelo. Er werken zo’n vierduizend professionals, waarvan rond de tweehonderd medisch specialisten. Een van die professionals is Ivo van der Kleijn. Hij geeft leiding en sturing aan de afdeling Informatie en Organisatie (I&O) waar onder andere projectleiders, proces- en informatieanalisten, klinisch informatici, beveiligingsspecialisten, en innovatiemanagers werken. “We zijn verantwoordelijk voor alle informatie die wij als ziekenhuis gebruiken. Niet zozeer de inhoud van de informatie, maar wel hoe we dat hebben vormgegeven en in welke systemen. Daarnaast is het onze taak om goede uitwisseling met onze ketenpartners als huisartsen en apothekers mogelijk te maken”, legt Ivo uit. “Wij leveren onze diensten niet alleen aan de zorg. Als topklinisch ziekenhuis voeren we ook wetenschappelijk onderzoek uit. Mijn afdeling levert daar de data voor. Verder voert I&O zelf onderzoeken uit op het vlak van AI.”
“We zijn verantwoordelijk voor alle informatie die wij als ziekenhuis gebruiken. Niet zozeer de inhoud van de informatie, maar wel hoe we dat hebben vormgegeven en in welke systemen.”
Uniek voor Nederland: ZGT werkt nauw samen met MST
ZGT was een van de eerste klanten van de Nederlandse ziekenhuisautomatiseerder ChipSoft. De versies die tot 12 november 2021 werden gebruikt, waren maatwerkoplossingen van ChipSoft. Op die dag in november werd ‘overnight’ overgestapt naar de nieuwste versie (6.3) van HiX (Healthcare Information eXchange), het EPD-platform van ChipSoft, vertelt Ivo. “We gingen van een maatwerk versie van HiX naar de standaard content versie. De reden om over te stappen naar de standaardversie was dat we tegen de grenzen aanliepen van het zelf bouwen, en wat we op de lange termijn konden beheren. Er zat geen toekomstperspectief in. Digitalisering van de zorg gaat snel, dat betekent dat je kunt verwachten dat je een functioneel beheerafdeling of een technische applicatie-ontwikkelafdeling moet opzetten die maar blijft groeien. Die verantwoordelijkheid hebben we nu neergelegd bij ChipSoft.”
Het unieke was dat ook gelijktijdig MST overging naar HiX 6.3, waarvoor ilionx de datamigratie heeft uitgevoerd. Ivo: “Tussen de 20 tot 25 procent van de patiënten neemt zorg af in beide ziekenhuizen. Zo kan iemand voor zijn hart naar MST in Enschede gaan en voor diabeteszorg naar ZGT in Almelo. Het zijn wel losse computersystemen, maar voor patiënt en zorgprofessional ziet het eruit als één. Er is geen verschil.”
Bij zo’n implementatie moet je elkaar voor 100% vertrouwen
Een team van programmamanagers en projectleiders van ilionx ondersteunde zeker 25 IT-professionals van het ZGT met de overstap. “We zijn begin 2020 gestart om samen met ChipSoft en ilionx de processen uit te werken die nodig zijn om keuzes te maken tijdens de implementatie. Je kunt zo’n complex traject, noem het maar gerust een megastap, van bijna twee jaar alleen afleggen als je elkaar voor 100 procent vertrouwt. De samenwerking met ilionx voelt dan ook als een partnership. De consultants waren gewoon onderdeel van onze organisatie.”
ZGT ging vorig jaar november over en MST een maand later. De maanden daarna zijn door ilionx en ZGT gebruikt om nazorg te verrichten: de post-implementatie dip. Eerst moesten de gebruikers eraan wennen en werden bugs en wensen verzameld. “Daarna hebben we samen met ilionx en ChipSoft alles wat op die lijst stond opgepakt. Tot de zomer is er op drie vlakken nog wel werk aan de winkel, zoals het beter inregelen van onder- en overregistratie. Omdat ilionx ons zo goed heeft ondersteund -de samenwerking verliep vlekkeloos – leveren zij daarvoor de functioneel beheerders en een projectleider. We zijn met ilionx in gesprek om ons op het vlak van datawarehouse ook bij te staan.”
“Je kunt zo’n complex traject van bijna twee jaar alleen afleggen als je elkaar voor 100 procent vertrouwt. De samenwerking met ilionx voelt dan ook als een partnership. De consultants waren gewoon onderdeel van onze organisatie.”
Nieuw EPD vergroot samenwerking in de regio
Het bijna twee jaar durende project was, wat Ivo noemt ‘chefsache’. De voorzitters van de twee ziekenhuizen zaten de stuurgroep voor, want zo’n omvangrijke vernieuwing van het EPD is belangrijk voor de ziekenhuizen. “De implementatie mocht niet fout gaan, maar het moest ook naar de toekomst een goed platform zijn”, vertelt Ivo. “Het lonkend perspectief voor de specialisten is dat we tot betere samenwerking in de regio in staat zijn. We hebben voor dit jaar een routekaart opgesteld van nieuwe projecten op het EPD. We gaan zorg-op-afstand applicaties koppelen, zodat bijvoorbeeld een multidisciplinair overleg (MDO) nog makkelijker verloopt. Nieuwe technologie in HiX 6.3 maakt het voor artsen mogelijk om in elkaars dossiers te kijken, dit voorkomt een heleboel dubbeldiagnostiek. Het werk voor de arts wordt beter en op termijn kan hetzelfde aantal professionals meer zorg leveren.”