De 150 vrijwilligers van de non-profitorganisatie Amsterdams Buurvrouwen Contact (ABC) helpen geïsoleerde, anderstalige vrouwen met het leren van de Nederlandse taal.
Ze gaan op simpele wijze het gesprek aan, soms op het begin zelfs nog met handen en voeten. De zelfredzaamheid en spreekvaardigheid van de vrouwen staan centraal. De banden die worden gesmeed, leveren meer dan eens vriendinnen voor het leven op. De voortgang van lesnemers en andere belangrijke informatie stond echter versnipperd opgeslagen in het datasysteem van ABC. Het systeem was erg verouderd en onduidelijk. Zo ontbraken er rapportagemogelijkheden en was verdere ontwikkeling niet mogelijk. Dit is essentieel, gezien de organisatie verantwoording moet afleggen aan subsidieverstrekkers. Kortom, hoog tijd om ilionx in te schakelen.
Vereenvoudiging en grip op processen
Ellen de Ruiter, directeur van het ABC, vertelt: “Toen ik een jaar geleden startte als directeur, ben ik eerst gaan kijken hoe onze procedures in elkaar staken. Al snel bleek dat informatie niet goed kon worden bijgehouden in het datasysteem. Zo hielden onze coördinatoren naast het bestaande systeem, ook hun eigen administratie voor de zekerheid bij. Je kon de voortgang van een lesnemer maar lastig volgen. Ik wilde logischerwijs meer opheldering en grip krijgen op het interne- en externe stakeholdermanagement. Ik ben daarom op zoek gegaan naar een systeem dat het proces sterk vereenvoudigt en ons meer ondersteuning biedt. We hadden een aantal opties. We konden het datasysteem doorontwikkelen, een bestaand systeem aanschaffen of iets totaal nieuws laten ontwikkelen. ilionx kwam in beeld via een bemiddelaar en introduceerde ons gelijk aan Salesforce.”
"ilionx gaf ons het meeste vertrouwen. Er was vanaf het begin af aan al prettig contact. We hebben samen het hele traject vormgegeven."
Salesforce Nonprofit Succes Pack als verbindende factor
ilionx presenteerde een Proof of Concept aan ABC. Met behulp van het Salesforce Nonprofit Success Pack, een betaalbaar datamodel dat speciaal ontwikkeld is voor MVO-organisaties, kon aan alle wensen van het ABC worden voldaan. Zo worden de gegevens van lesnemers goed gedocumenteerd en worden rapportages op eenvoudige en betrouwbare manier aangemaakt. Ellen: “ilionx gaf ons het meeste vertrouwen. Er was vanaf het begin af aan al prettig contact. We hebben samen het hele traject vormgegeven. Daarnaast was de financiële haalbaarheid van het systeem een zwaarwegende factor. Het gereduceerde tarief dat Salesforce hanteert voor MVO-organisaties is ideaal.”
Samen stap voor stap door
Het project is binnen twee maanden afgerond. Ellen: “We hadden elke week overleg met onze consultant van ilionx. Zij dacht met alle stappen in het proces mee en had onze processen snel door, wat heel fijn was. We hebben elke stap samen met verschillende medewerkers besproken en getest. Het ging wonderbaarlijk vlot. De lastigste stap was het overzetten van de data. Welke data neem je mee en welke niet? We moesten alle losse administratie na om te bepalen wat we wilden overnemen. Dat was een grote, handmatige klus. De laatste stap is de adoptie onder onze eigen medewerkers. Zij moeten natuurlijk met het systeem gaan werken. De consultant van ilionx heeft instructiefilmpjes opgenomen waarin alle stappen werden uitgelegd. Het is in het begin vast even zoeken, maar ik denk dat de filmpjes onze vrijwilligers erg gaan helpen.”
"We hebben meer inzicht, zeg maar gerust real-time inzicht, in de stand van zaken. De automatisering zorgt voor meer gebruiksvriendelijkheid en tijdsbesparing."
Heldere rapportages
In het nieuwe systeem is onder andere te zien welke vrijwilligers beschikbaar zijn, welke vrouwen nog gekoppeld moeten worden, hoeveel lesnemers er al geholpen zijn, wat hun taalniveau is, door welke organisatie ze zijn doorverwezen naar het ABC en wat hun achtergrond is. Ellen: “Dit zijn ook allemaal interessante variabelen voor de gemeente Amsterdam, een van onze belangrijkste subsidieverstrekkers. Klantspecifieke data is dankzij de Salesforce-oplossing nu in heldere rapportages te vatten. De datakwaliteit is sterk verbeterd. Daarnaast is ook de aanmeldprocedure via de website onder handen genomen. Waar voorheen namen handmatig overgetypt moesten worden, wat weleens fouten opleverde met lastige namen, worden deze nu automatisch door Salesforce verwerkt. Het proces is slimmer geworden.”
Real-time inzicht in de stand van zaken
Inmiddels werkt het ABC een paar maanden met het nieuwe Salesforce-systeem. “Het bevalt heel goed”, zegt Ellen. “We hebben meer inzicht, zeg maar gerust real-time inzicht, in de stand van zaken. De automatisering zorgt voor meer gebruiksvriendelijkheid en tijdsbesparing. We gaan nu aan de slag met de eerste rapportages. Voor de nieuwe gegevens van dit jaar werkt het systeem perfect. Ik zit nu nog met wat oude gegevens van vorig jaar, maar daar ben ik in 2023 helemaal van af. Dan draait alles zoals ik wil. Maar ook nu is de consultant van ilionx nog beschikbaar voor nazorg. Wij zijn geen ICT-mensen, dus ik vind het heel fijn dat ik nog kan bellen of mailen met vragen.”