Stel jezelf altijd kritisch de vraag: welke echte waarde (in de zorg) levert mijn automatisering op?
´We zijn bezig met het vormgeven van de digitaliseringsvraag’, zegt CIO Peter Doorlag van de KwadrantGroep.
Dit toonaangevende zorgconcern in de Friese ouderenzorg heeft circa 6.300 medewerkers en 1.600 vrijwilligers voor een totaalpakket aan zorg, behandeling, ondersteuning thuis, zorg thuis en (tijdelijk) wonen met zorg. Peter: ‘We zijn begonnen met het opnieuw inrichten van de organisatie samen met de business analisten. We kijken er strategisch naar en daarbij is het heel belangrijk dat er een goede verhouding blijft bestaan tussen zorg, onze kerntaak, en IT.’
Dat is precies het snijvlak waar zijn collega Wikje Muller Draaistra zich dagelijks mee bezighoudt. Met haar fraaie titel van CNIO (Chief Nursing Information Officer) is ze verantwoordelijk voor de digitalisering en gegevensuitwisseling. Simpel gezegd een soort vertaler tussen IT en het zorgproces. Wikje legt uit waar de focus ligt: ‘Ons speerpunt is hoe we slimmer en anders kunnen werken. We willen waarde creëren door zoveel mogelijk aandacht te geven aan de zorg zelf. Dat begint vaak met de vraag: Is dit echt nodig?’. Want automation is bij de KwandrantGroep geen doel op zich.
Hyperautomation voor meer waarde
Hyperautomation is voor beide gesprekspartners geen onbekende term. Ze begrijpen de superlatief, maar combineren dat ook direct met Friese nuchterheid. ‘De robot uit de mens halen vind ik wel mooi, maar je moet er ook niet in doorslaan’, zegt Wikje. Nu is de non-profit ouderenzorg natuurlijk wat anders dan een corporate in het bedrijfsleven. Alles staat in het teken van waarde, niet winst. Peter: ‘Mijn vertaling van hyperautomation is als volgt: als je kijkt naar het landschap waar we mee moeten werken dan geeft dat bijna op minuutniveau inzicht over waar onze zorgmedewerkers mee bezig zijn. Dat biedt weer de mogelijkheid om mensen optimaal te ondersteunen. Bijvoorbeeld met reminders op de juiste momenten van nog te verrichten taken. Met machine learning en AI kun je daarmee steeds slimmer worden en dat leidt tot meer waarde.’
“Stel jezelf altijd kritisch de vraag: welke echte waarde (in de zorg) levert mijn automatisering op?”
Soms genoegen nemen met tijdelijke oplossingen
En bij de KwadrantGroep is er nog genoeg waarde te creëren. Medische dossiers exporteren en importeren, administratieve handelingen automatiseren. Het zijn allemaal kleine stapjes die samen bijdragen aan meer waarde. ‘Daarbij moet je in de zorg wel oppassen dat je niet te veel belooft’, zegt Peter. ‘Bovendien moet je soms ook genoegen nemen met tijdelijke oplossingen, die op korte termijn iets bijdragen, maar die eigenlijk nog niet de ideale oplossing zijn. Een Throw-away-solution dus. Daarom is mijn stelling ook dat als je heel veel RPA nodig hebt, er iets niet in orde is met je landschap, je fundament.’
Succesvolle toepassingen die zorgpersoneel ontlasten
Het meest succesvolle proces dat KwadrantGroep heeft verbeterd is die van de ketencommunicatie van de wijkverpleegkundige naar de huisarts. De verpleegkundige moest voorheen twee keer cliëntinformatie invoeren. Eén keer buiten het cliëntensysteem om. Nu kopieert en plakt de robot dat. Een enorme tijdsbesparing. En er lopen nog twee succesvolle processen. Het eerste is het geautomatiseerd uitpakken van ZIP-bestanden door doktersassistenten, die dat voorheen allemaal handmatig deden. Zo komt alles automatisch in het cliëntendossier. Het andere betreft data. Wikje: ‘We hebben veel data van cliënten waarbij we met power bi meer inzichten krijgen in de status van een cliënt zodat we nog beter kunnen anticiperen op de zorgvraag.’
Een grote omslag
‘Voor de meeste zorgcollega’s is al die automatisering de ver-van-hun-bed-show. Het gaat ook soms om handelingen die ze niet altijd als vervelend ervaren’, vertelt Wikje. ‘Met praktische voorbeelden creëer je bewustwording. Dat is echt heel belangrijk. Zodat ze ook gaan herkennen welke repetitieve handelingen ze dagelijks in hun werk hebben.’ Peter vult daar ter afsluiting op aan: ‘Je verandert dus zaken waar wellicht niet iedereen in eerste instantie het nut al van inziet. Je bent eigenlijk systeemontwikkeling aan het doen. Het gevaar daarbij is wel dat we de focus op de waarde verliezen en we te snel van alles gaan automatiseren, zonder de vraag te stellen: wat levert het op? Die omslag zijn we nu echt aan het maken.’
Learnings van Peter en Wikje voor de zorg
-
-
Automatiseren is geen doel op zich, voorkom automatiseren om het automatiseren.
-
Zorg voor bewustwording bij medewerkers over hun repetitieve taken.
-
Accepteer dat je soms tijdelijke oplossingen implementeert die je later weer moet weggooien.
Wil je meer weten over Hyperautomation?
meer nieuws in hyperautomation en zorg
Aftermovie Zorg & ICT 2024
Integratie transformatie als aanjager van digitalisering: het hoe en waarom
