GGZ Oost Brabant

Inzicht in de efficiëntie van zorglogistieke processen met process mining

Voor veel GGZ-instellingen is verbeteren en professionaliseren van processen en dienstverlening een continu proces.

Het managen van de wachttijden en doorlooptijden zijn belangrijke strategische doelstellingen binnen de Geestelijke Gezondheidszorg. Met behulp van ilionx heeft GGZ Oost Brabant de eerste stappen gezet naar datagedreven procesoptimalisatie van hun zorglogistieke proces met Process Mining.

Herstel en participatie in de samenleving

GGZ Oost Brabant biedt excellente specialistische geestelijke gezondheidzorg aan mensen met ernstige psychiatrische aandoeningen (EPA) in de regio Oost-Brabant en de kop van Noord-Limburg. Zo kort als het kan en intensief en langdurig als het nodig is. Vanuit 4 locaties in de regio ondersteunen de zorgprofessionals hun cliënten bij herstel en participatie in de samenleving, met als doel het bereiken van optimale functionele autonomie en kwaliteit van leven.

Managen van wacht- en doorlooptijden

Het managen van wacht- en doorlooptijden start met inzicht in het werkelijke verloop van het proces.  Als pilot is gekozen voor het zorgprogramma van Persoonlijkheidstoornissen. Een zorgprogramma beschrijft het zorgaanbod volgens de richtlijnen voor een specifieke groep cliënten. Het zorglogistieke proces of zorgpad beschrijft de stappen die de cliënt kan doorlopen, afgestemd op de zorgvraag van de cliënt.

Om beter inzicht te krijgen in dit zorglogistieke proces wilde GGZ Oost Brabant aan de slag met Process Mining; een instrument om inzicht te krijgen in complexe processen met minimale effort. Het geeft visueel inzicht in de bedrijfsprocessen op basis van feitelijke data en gebruikt deze data om te achterhalen hoe processen daadwerkelijk lopen. De bottlenecks, uitzonderingen in het proces, inefficiënte of onlogische stappen worden gevisualiseerd en cijfermatig onderbouwd. De uitkomsten vormen een ideaal startpunt voor procesoptimalisatie.

GGZ Oost Brabant wilde aan de slag met Process Mining; een instrument om inzicht te krijgen in complexe processen met minimale effort.

Ervaring met data én processen

“Omdat Process Mining voor ons als GGZ Oost Brabant een geheel nieuw fenomeen was, hebben we ilionx gevraagd om te helpen met het opzetten van deze pilot”. ilionx is voor GGZ Oost Brabant een bekende leverancier voor o.a. Business Intelligence en heeft veel ervaring met zowel het werken met data als het verbeteren van processen. Behalve in het opzetten van Process Mining is ilionx ook in staat om te helpen met het maken van analyses en kunnen ze GGZ Oost Brabant zodanig begeleiden dat toekomstige analyses zelfstandig uitgevoerd kunnen worden.

Inzicht in het werkelijke proces

Process Mining heeft bij GGZ Oost-Brabant als doel om inzicht te krijgen in de efficiëntie van de zorglogistieke processen van de zorgprogramma’s om vervolgens de verbeteracties te kunnen uitzetten. Het zorgprogramma persoonlijkheidsstoornissen werd gebruikt als experiment en met behulp van de tool Disco van Fluxicon is er in een periode van twee maanden inzicht gecreëerd.

De eerste stap was het verkrijgen van een totaaloverzicht van het werkelijke zorg logistieke proces om dit vervolgens te kunnen vergelijken met het gewenste proces. Hiervoor was data nodig uit het Elektronisch Patiënten Dossier (EPD). De datapreparatie die hierop volgde kostte uiteindelijk de meeste tijd. Door slim gebruik te maken van de verschillende bronnen en de data goed te koppelen was het mogelijk om een eerste analyse uit te voeren en het werkelijke zorg logistieke proces in kaart te brengen.

Ondanks de effort m.b.t. datapreparatie is het experiment met het zorgprogramma persoonlijkheidsstoornissen een succes te noemen. Het heeft geleid tot verbetervoorstellen in de registratie en afstemming van de werkwijze binnen de locaties. De verbetervoorstellen voor de registratie zullen de datakwaliteit ten goede komen en daarmee kunnen de analyses worden aangescherpt.

Dit is een essentieel startpunt voor meer analyses met Process Mining waarmee beter inzicht ontstaat en er verbetervoorstellen kunnen worden geformuleerd voor de efficiëncy van het zorglogistieke proces. Dit zal uiteindelijk resulteren in de beste behandeling voor de cliënt tegen de laagst mogelijke kosten.

Door GGZ Oost Brabant te begeleiden bij de datapreparatie en analyse voor het zorgprogramma persoonlijkheidsstoornissen kan de organisatie nu zelf Process Mining gebruiken voor de andere zorgprogramma’s om zo inzicht te krijgen in de doorlooptijden en wachttijden van de cliënten.

De volgende stap

Het aanscherpen van de registratieafspraken is een logische vervolgstap die GGZ Oost Brabant gaat zetten, want hiermee kunnen er meer en betere analyses met Process Mining worden uitgevoerd. Als vervolg zal Process Mining worden ingezet om het zorglogistieke proces van de Acute Zorg Teams in kaart te brengen en te analyseren. ilionx zal hierbij ondersteuning bieden in de vorm van een review van de Process Mining en verbeteracties.

Ilionx logo