Hoe Van Ameyde RPA inzet voor het afhandelen van schadeclaims

Bij Van Ameyde helpen ruim 1.500 collega’s wereldwijd mensen, bedrijven, de scheepvaartindustrie, verzekeraars en makelaars bij het afhandelen van eigendoms- en ongevallenclaims. Van Ameyde heeft een portefeuille van meer dan duizend klanten. Het bedrijf behandelt jaarlijks bijna een miljoen claims en incidenten en werkt in een netwerk van kantoren dat heel Europa en Azië bestrijkt.

Van Ameyde heeft zelf het softwaresysteem ECHO, waar alle claims-handlers mee werken, gebouwd en in beheer. De IT-afdeling focust zich wat betreft ECHO vooral op de doorontwikkeling van het platform. Denk aan zaken als een ‘my claim’-omgeving voor verzekerden, Straight Through Processing (STP) en modulaire functionaliteit voor verzekeraars, zowel aan de acceptatie- als aan de schadekant. Bart van Wezel is internationaal projectmanager bij Van Ameyde en verantwoordelijk voor het opzetten en de implementatie van het Center of Excellence voor RPA.  Hij vertelt: “In onze procesautomatisering kijken we altijd naar de meest efficiënte oplossingen voor automatiseringsvraagstukken. We hadden zelf al uitvoerig nagedacht over business- en IT-vereisten en wat voor oplossingen er zoal beschikbaar waren op het gebied van RPA. Binnen de schadebehandeling waren er relatief veel repetitieve deelprocessen die handmatig moesten worden verricht. RPA was daar de logische oplossing voor. Het maatwerk en directe contact bij ilionx, maakten dat we voor deze partij kozen.”

ECHO is een activiteit-gedreven systeem, waarin meerdere repetitieve handelingen zitten. Daarom maakt Van Ameyde gebruik van verschillende robots. Bart: “We hebben bijvoorbeeld een proces waarbij we voor claims meerdere formulieren ontvangen vanuit verschillende bronnen. Daarvan moet claimregistratie worden gedaan. Er is een intakeproces waarbij alle gegevens worden vastgelegd in ECHO.” In het eerste RPA-proces dat Van Ameyde met ilionx heeft opgezet, lezen de robots alle e-mails uit en extraheren ze de relevante gegevens. In bepaalde gevallen doen ze zelfs de volledige registratie. Een andere robot haalt voor een van de klanten overeenkomsten uit een portal op en voegt deze automatisch toe aan een file. Een derde robot heeft het afrondende proces van een claim overgenomen.

Dankzij RPA heeft Van Ameyde de productie van haar claims-handlers vergroot, omdat zij zich nu kunnen bezighouden met het specialistische werk. Bij andere processen blijven handmatige checks noodzakelijk en is de efficiencywinst van RPA weliswaar minder groot, maar wordt er wel een veel kleinere foutmarge gerealiseerd. Dankzij RPA kunnen de mensen bij Van Ameyde zich focussen op complexere platformen en functionaliteit. Bart: “De effecten zijn ook seizoensgebonden, maar we zien dat de pieken in workloads door RPA zijn afgevlakt. Bedrijfsprocessen zijn bovendien inzichtelijker geworden.” Over ilionx zegt hij: “ilionx heeft ons erg geholpen met het opzetten van de basisprincipes voor de inrichting van een RPA-omgeving. Doordat ilionx zo’n goede sparringpartner is, hebben we een voortvarende start kunnen maken.”