Hoe de Belastingdienst met UiPath snel nieuwe robots ontwikkelt

De Belastingdienst koos via een aanbesteding voor ilionx met UiPath. Hierdoor werd de legacy niet alleen weggewerkt, het beheer werd flink vereenvoudigd, de ontwikkeltijd werd aanzienlijk verkort en de medewerkers werden in theorie en praktijk opgeleid.

De Belastingdienst is onderdeel van de Rijksoverheid en verantwoordelijk voor het heffen, controleren en innen van rijksbelastingen, bijdragen zorgverzekeringswet, premies volksverzekeringen en premies werknemersverzekeringen. Daarnaast controleert de Belastingdienst of de wetgeving op het gebied van economische ordening wordt nageleefd. Ook zet de Belastingdienst zich in voor het opsporen en bestrijden van financiële fraude en belastingfraude.

Bij de Belastingdienst werken ruim 20.000 mensen die zich bezighouden met het heffen, controleren en innen van verschillende belastingen en premies. Omdat hier vaak herhalende administratieve taken bij komen kijken, begon de IT-afdeling van de Belastingdienst zo’n vijf jaar geleden met het automatiseren van deze taken met behulp van RPA. Inmiddels omvat de beheerlast zo’n 100 scripts, en werd het tijd voor een meer efficiënte en toekomstbestendige oplossing. Omdat de Belastingdienst een overheidsorganisatie is, werd een openbare aanbesteding uitgeschreven voor een schaalbaar en toekomstbestendig platform waarbinnen RPA eenvoudiger kon worden toegepast en beheerd. De implementatiepartner moest niet alleen veel ervaring hebben met dit platform, maar ook in staat zijn om de technische expertise over te dragen. De Belastingdienst wil namelijk zelfstandig het platform verder uitbouwen. Tenslotte moest het te implementeren platform binnen de bestaande infrastructuur van de Belastingdienst en de daarbinnen geldende spelregels worden ingepast. De openbare aanbesteding werd aan ilionx met UiPath gegund.

Om de Belastingdienst zo snel mogelijk zelfredzaam te maken, werd besloten dat leren in de praktijk de beste manier was. De Belastingdienst en ilionx gingen dan ook gezamenlijk aan de slag met het ombouwen van oude scripts naar UiPath. Zo werden niet alleen oude legacy-scripts opgeruimd, maar konden de medewerkers – die al wel bekend waren met het ontwikkelen van scripts – al doende ervaring opdoen met UiPath. In een periode van zo’n zes maanden hebben de Belastingdienst en ilionx drie projecten afgerond. Allereerst werd het UiPath platform geïmplementeerd. Hierbij gaf ilionx advies en zorgde voor de kwaliteitsbewaking, zodat de implementatie op de juiste manier plaatsvond. Tegelijkertijd was ilionx sparringpartner op de momenten dat de Belastingdienst tegen installatieproblemen aanliep. Daarnaast werd een opleidingstraject voor medewerkers ontwikkeld. Zodra medewerkers dit hadden doorlopen, deden ze praktijkervaring op door meteen met ilionx aan de slag te gaan met het ontwikkelen van scripts. Aan de hand van voorlichtingssessies werden andere afdelingen geïnformeerd en geënthousiasmeerd over het gebruik van RPA. De IT-afdeling van de Belastingdienst doet zelf het beheer van UiPath en fungeert als expertise center voor andere afdelingen. De Belastingdienst en ilionx hebben uitgebreide quality assurance richtlijnen opgesteld zodat de kwaliteit en uniformiteit gewaarborgd is als andere afdelingen robots gaan bouwen.

De implementatie van het nieuwe RPA-platform heeft de Belastingdienst veel voordelen opgeleverd. Het RPA-beheer is flink vereenvoudigd omdat UiPath veel stabieler is dan de oude werkwijze. En het nieuwe platform stelt andere afdelingen in staat om zelf scripts te ontwikkelen, uiteraard zoveel mogelijk binnen de Belastingdienst vastgestelde spelregels. Daarnaast is de ontwikkeltijd van robots verkort, omdat alleen het benodigde script hoeft te worden geschreven en niet langer het hele systeem eromheen. Bovendien beschikt men dankzij UiPath over een bibliotheek met eerder ontwikkelde componenten, waardoor de herbruikbaarheid maximaal is. Hierdoor kan veel sneller ontwikkeld worden en is de flexibiliteit sterk toegenomen. Terugkijkend is de Belastingdienst positief over hoe het, samen met ilionx, gelukt is om zowel de implementatie als het opleidingstraject en de voorlichtingssessies binnen zo’n relatief korte periode af te ronden. De Belastingdienst heeft ilionx ervaren als een enthousiaste groep mensen die een gecompliceerde omgeving als die van de Belastingdienst goed begrijpten. De reis met UiPath is voor de Belastingdienst eigenlijk nog maar net begonnen. Dankzij het opleidingstraject van ilionx zijn de medewerkers nu zelf in staat om nog in gebruik zijnde legacy-systemen te vervangen en te integreren binnen het nieuwe platform. ilionx blijft als kennispartner de ontwikkelingen volgen en springt bij als het nodig is.