Wat kan hyperautomation voor jouw organisatie betekenen?

Op deze dag kwam niet alleen de regen met bakken uit de hemel, ook de kennis vloeide rijkelijk. Met een vol en kennisintensief programma mochten we klanten, partners, collega’s en andere relaties inspireren op het gebied van hyperautomation en integratie. Kon je er niet bij zijn? Niet getreurd, we geven je hier een korte samenvatting.

Het uitgangspunt van deze dag was dat de mens door technologie (hyperautomation) in de hoogste versnelling wordt gebracht. Maar wat is hyperautomation nou eigenlijk? Volgens Gartner(Verwijst naar een externe website) is hyperautomation een ‘bedrijfsgerichte, gedisciplineerde aanpak die organisaties gebruiken om snel zoveel mogelijk bedrijfs- en IT-processen te identificeren en te automatiseren.’ Om dit voor elkaar te krijgen worden meerdere technologieën waaronder AI (artificial intelligence), integratie, RPA (robotic process automation) en workflow, gecombineerd. Chat GPT voegt daar desgewenst nog aan toe wat het doel van hyperautomation is: het verhogen van de efficiëntie, productiviteit en wendbaarheid binnen een organisatie. Dit wordt mogelijk door niet alleen repetitieve en handmatige taken te automatiseren, maar ook complexere, cognitieve taken waar doorgaans menselijke tussenkomst voor nodig is.

En dat is goed nieuws, want er zijn nog steeds veel saaie en administratieve taken die we als mens moeten uitvoeren. Waar vroeger het werk versnipperd was, zijn processen nu steeds beter gestructureerd. Het grote nadeel hiervan is dat medewerkers hierdoor steeds meer repetitief werk doen. Het moet, anders loopt het proces niet, maar het heeft geen toegevoegde waarde. Denk bijvoorbeeld aan het controleren van inkomende facturen, bestellingen of verwijsbrieven. Dit is saai werk en is dus heel goed te automatiseren, zodat je alleen een melding krijgt als er zaken niet kloppen. Wist je dat de kosten van personeelsverloop meer dan 25 procent van een jaarsalaris zijn? Het loont dus de moeite om saai, repetitief werk te automatiseren en de creativiteit en kennis van mensen in te zetten op andere activiteiten. Oftewel: Happy cows give more milk, zoals sales manager Marc Kuijpers van ilionx het zo mooi zei op deze dag.

In een van de break-out sessies presenteerde Erik van Krevel, Director Business Automation bij ilionx, de case van UWV. In de coronatijd gaf de overheid UWV slechts zes weken om het NOW-programma, ook wel bekend als de Tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid, op gang te brengen. Dit programma bood bedrijven die werden getroffen door COVID-19 compensatie, zodat ze de salarissen van hun werknemers konden blijven betalen. Deze zes weken zorgden voor een flinke uitdaging. Door de inzet van hyperautomation kon daadwerkelijk binnen zes weken de eerste iteratie van de NOW-applicatie uitgebracht worden. Een opmerkelijke prestatie, aangezien het UWV gewoonlijk maanden of zelfs jaren kost om nieuwe applicaties te lanceren. “We waren allemaal verbaasd dat we het voor elkaar kregen”, zegt Peter van der Heijden, programmadirecteur E-Werken bij UWV. “Het was geweldig dat we het in zo’n korte tijd op de rails konden krijgen.”

Floor Grootjans van ilionx haalde in de break-outsessie over de zorg nog een voorbeeld aan. Voor de vele zorgorganisaties die ilionx als klant heeft, vroeg het team zich af: Hoe mooi zou het zijn als we alle tijd en budget die we nu steken in repetitieve administratieve handelingen, kunnen verplaatsen naar wat er écht toe doet, namelijk ​aandacht en goede zorg voor patiënten en cliënten? Met deze gedachte in het achterhoofd ontwikkelde ilionx de digitale zorg assistent DIZA. DIZA functioneert op basis van RPA en is gebouwd met het RPA-platform van marktleider UiPath. Wat doet DIZA:

• Het neemt repetitieve werkzaamheden over.
• Is goed in regelgebaseerd werk dat altijd hetzelfde uitgevoerd wordt.
• Is goed in werk met foutgevoelige taken of taken met een deadline.

Eigenlijk doet DIZA dus met name werk dat medewerkers relatief saai vinden om uit te voeren. Ideaal dus.

Ook in de bank- en verzekeringswereld, transport en logistiek zijn er hele mooie resultaten te behalen met hyperautomation. Denk bijvoorbeeld aan claimafhandeling: ongeveer 70 procent van de kosten van een verzekeraar zit in de claimafhandeling. Een combinatie van chatbots, computer vision, patroonherkenning en workflow kan zorgdragen voor een veel snellere ‘afhandeling eerste schademelding’, vertelt Tim van Stam, Director Business Automation & Technology van ilionx. Fabian Janssen, vestigingsdirecteur bij ilionx, gaat in de break-outsessie over transport en logistiek in op de verschillende projecten in hyperautomation die ilionx voor onder andere ProRail, Schiphol, Chemship en PostNL heeft gedaan. Hij somt ook de voordelen van hyperautomation op: minder foutieve data, betere beslissingen, weerbare en wendbare ketens, meer tevreden medewerkers, betere samenwerking, hogere productiviteit en betere resultaten.

Use cases zijn er dus genoeg, maar hoe begin je nu zelf met hyperautomation? Roeland van Hattem, Digitale Transformatie Strateeg, nam ons mee in de uitwerking van het ilionx Transformatie Kompas. Hij onderscheidt vier fasen in de transformatie.

• Je begint met onderzoeken. Wat is de problematiek of de wens voor vooruitgang? Welke stakeholders hebben daarmee te maken? En op welke processen heeft dat invloed? Soms blijkt er achter een vraag een businessprobleem te zitten, dat dus een andere oplossing dan hyperautomation vereist. Het is belangrijk dit goed te doorgronden en niet meteen aan de slag te gaan.
• Fase twee bestaat uit het initiëren: een kick-off met de stakeholders en ervoor zorgen dat iedereen genoeg tijd en ruimte heeft om zich goed op het project te storten.
• In fase drie (het herkennen en creëren) is het belangrijk dat er specialisten aansluiten.
• De laatste fase, het finaliseren, formaliseren en realiseren, kan een heel breed spectrum aan eindproducten bieden. Denk aan een roadmap voor hyperautomation, een eindrapport, een hyperautomation-oplossing of soms zelfs aanpassingen op organisatorisch vlak.

We kunnen onmogelijk alle kennis die tijdens het event gedeeld is hier behandelen, maar we hebben een tipje van de sluier opgelicht. Mocht je meer willen weten, dan praten we je heel graag bij op de vlakken die relevant voor jou zijn.