meer grip op je beleid en bedrijfsvoering

ilionx biedt LIAS planning & control software voor (lokale) overheidsorganisaties (zoals gemeentes, provincies, waterschappen en veiligheidsregio's). Er zijn verschillende modules van LIAS. Allemaal zorgen zij ervoor dat het opstellen van doelen, analyseren van resultaten en maken van rapportages van bijvoorbeeld de jaarrekening een stuk eenvoudiger is. Word-documenten en Excel-sheets zijn daarbij verleden tijd. Door het digitaliseren van de planning en control cyclus werk je efficiënter en maak je het inzichtelijk voor iedereen: van beleidsmedewerkers en raadsleden tot burgers.

Als overheidsorganisatie werk je met een planning en control cyclus. De planning en control cyclus is een jaarlijks terugkerend proces waarin de organisatie vooruitkijkt en plannen maakt voor het komende jaar, de voortgang van het lopende jaar monitort en waar nodig bijstuurt. Aan het einde van de cyclus wordt verantwoording afgelegd op het gerealiseerde resultaat. De planning en control cyclus zorgt ervoor dat je grip krijgt op het beleid en de bedrijfsvoering van jouw organisatie. Zo heb je goed inzicht in de doelen, de voortgang in het behalen van deze doelen en welke (financiële) middelen hiervoor nodig zijn. 

De planning & control cyclus is een jaarlijks terugkerende cyclus waarin je als overheidsorganisatie vooruitblikt op de komende jaren (planning) en terugkijkt op het afgelopen jaar (control). De wet schrijft voor dat je als overheidsorganisatie een begroting en jaarrekening moet opstellen. In de begroting leg je vast wat je het komende jaar beleidsmatig gaat doen met de financiële middelen die hiervoor beschikbaar zijn gesteld. Daarnaast geef je een financiële doorkijk voor de jaren daarop. De meeste overheidsorganisatie maken in het voor- en najaar ook een tussenrapportage om te kijken hoe ze ervoor staan. Soms vinden er dan budgettaire aanpassingen of wijzigingen in het beleid plaats.  

De planning & control cyclus bestaat uit vaste onderdelen, zoals een begroting en jaarrekening. Maar ook een coalitieakkoord, een kadernota en de tussentijdse rapportages vallen daaronder.

Voor gemeenten geldt het duale stelsel waarbij de gemeenteraad de kaders stelt en controleert. Het college van burgemeester en wethouders voert het gestelde beleid uit en heeft daarin een bestuurs- en beheerstaak.  

De cyclus is daarbij een belangrijk hulpmiddel om de juiste keuzes te maken op het niveau van beleid, om besluiten te nemen over doelen en bijbehorende budgetten en daarop tijdig bij te sturen indien noodzakelijk en om verantwoording af te leggen over de uitvoering van dat beleid. Met de planning en control cyclus krijg je grip op de organisatie en de processen. 

Met onze LIAS planning en control software maken we dit proces voor overheidsorganisaties zo makkelijk mogelijk. Al het werk gaat digitaal en is inzichtelijk voor iedereen. Burgers hoeven zich geen zorgen te maken dat hun gemeente geld niet op de juiste manier besteedt.

De planning & control cyclus loopt niet gelijk met het kalenderjaar. Het begin van deze cyclus is namelijk in april. Overheidsorganisaties houden zich dan bezig met het opstellen van de kadernota. Daarin staan op hoofdlijnen de plannen en de financiële kaders voor het komende kalenderjaar zoals beschreven in de coalitieakkoorden.

De inhoud van de kadernota wordt als uitgangspunt gebruikt voor het opstellen van de programmabegroting. Daar begint een organisatie ongeveer mee vanaf mei en stelt ze vast rond eind september/begin oktober. In de tussenliggende maanden houdt een overheidsorganisatie zich ook nog bezig met de voorjaarsnota en de najaarsnota. Kort gezegd wordt daarin gekeken in hoeverre de organisatie op koers ligt met de doelen zoals die zijn opgesteld in de programmabegroting van het lopende jaar. Beide nota’s vallen onder het stuk control van de planning en control cyclus.  

Het sluitstuk van de p&c cyclus is de jaarrekening. Het is de verantwoording ten opzichte van de begroting. In de jaarrekening staat precies in hoeverre de voorgenomen doelen zijn behaald en hoeveel geld er het afgelopen jaar is uitgegeven. Kort gezegd wordt daarin de eindbalans opgemaakt. Overheidsorganisaties beginnen in december met het voorbereiden van de jaarrekening. Rond februari/maart wordt die jaarrekening afgerond.

Door het hele jaar heen ben je als overheidsorganisatie met verschillende onderdelen van de planning en control cyclus bezig. Je werkt dus op hetzelfde moment in meerdere beleidsdocumenten voor verschillende jaren. In een Word of Excel bestand mis je het centrale overzicht. Je loopt dan het risico dat iedereen naar zijn eigen versie kijkt. De LIAS P&C software zorgt ervoor dat je beleid en cijfers altijd actueel zijn en iedereen kijkt naar dezelfde versie van de waarheid. Wel zo fijn. 

Kadernota

Voor de kadernota gebruik je als gemeente LIAS Publisher. Voor de programmabegroting gebruik je LIAS Publisher, LIAS digitaal behandelen, LIAS Financieel Management, LIAS MIP Activa (voor het opstellen van het meerjaren investeringsplan) en LIAS Prestatiemanagement & Studio. Je gebruikt LIAS Prestatiemanagement voor het vastleggen van de beleidsdoelen en doorvertaling naar doelen op organisatieniveau.  

Voorjaars- en najaarsnota

Bij de voorjaars- en najaarsnota maak je gebruik van LIAS Publisher, LIAS Prestatiemanagement & Studio (voor het monitoren en het rapporteren over de beleidsdoelen) en LIAS Financieel Management (voor het maken van prognoses of eindejaarsverwachtingen. Op basis van de prognose en de voortgang van de beleidsdoelen wordt de begroting eventueel bijgesteld). 

Jaarrekening

Voor de jaarrekening gebruik je LIAS Publisher, LIAS Financieel Management (voor verschillen analyse tussen de begroting en realisatie), LIAS Mip Activa (voor een toelichting op de balans), LIAS Prestatiemanagement en Digitaal behandelen (voor de behandeling van de jaarrekening).