Van signalering naar actie: zo maak je kwaliteitscontrole werkbaar (2-3)

Weten dat er iets niet klopt is een eerste stap. Maar vervolgens wil je ook weten wat er aan de hand is en waar je moet beginnen. Dat klinkt logisch, maar bij grote hoeveelheden registraties kan het lastig zijn om snel van een signalering naar een concrete actie te gaan. Zeker wanneer verschillende controles, systemen en gegevens bij elkaar komen. Daarom draait goede kwaliteitscontrole niet alleen om het signaleren van afwijkingen. Het gaat ook om overzicht, context en een praktische manier om ermee aan de slag te gaan.

Eén overzicht van de uitval

De ZorgControl Kwaliteitsmodule controleert dagelijks verschillende onderdelen van de zorgregistratie. De uitkomsten van deze controles komen samen in één overzicht. Je ziet bijvoorbeeld bij welke controles uitval voorkomt en om welk type afwijking het gaat. Daardoor hoef je niet zelf verschillende bestanden of controles naast elkaar te leggen.

Het overzicht geeft antwoord op een belangrijke vraag: Waar moet ik nu naar kijken?

Van overzicht naar cliëntniveau

Soms zegt een algemene signalering nog niet genoeg. Je wilt weten om welke cliënt het gaat en wat er precies aan de hand is. Daarom kun je vanuit het overzicht verder inzoomen. Op cliëntniveau zie je welke afwijking is gevonden en of bij dezelfde cliënt ook bij andere controles uitval voorkomt. Zo ontstaat meer context.

Een cliënt kan bijvoorbeeld bij meerdere controles naar voren komen. Dat kan aanleiding zijn om het dossier verder te bekijken en de oorzaak van de afwijking te achterhalen.

Direct naar de juiste plek

Een belangrijk onderdeel van de Kwaliteitsmodule is de koppeling met Nedap Ons. Vanuit een signalering kun je rechtstreeks naar de juiste plek in Nedap Ons om de registratie te controleren en waar nodig aan te passen. Daarmee blijft de controle dicht bij het proces waarin de registratie wordt bijgehouden. De werkwijze wordt daarmee: signaleren → bekijken → herstellen → opnieuw controleren

Dat maakt het proces overzichtelijker en voorkomt dat medewerkers veel tijd kwijt zijn aan het zoeken naar de oorzaak van een melding.

Niet iedere signalering vraagt dezelfde actie

Een melding betekent bovendien niet automatisch dat er iets fout is gegaan. Soms vraagt een signalering om nader onderzoek. In andere gevallen is direct duidelijk welke registratie moet worden aangepast. Juist daarom is context belangrijk. Door uitval op een overzichtelijke manier beschikbaar te maken, kunnen medewerkers beter bepalen welke actie nodig is. De technologie helpt bij het vinden van de afwijking; de kennis van de organisatie bepaalt vervolgens wat ermee moet gebeuren.

Van losse controles naar een vast proces

Kwaliteitscontrole wordt zo minder afhankelijk van losse controlemomenten. De controles vinden dagelijks plaats en de resultaten zijn steeds beschikbaar. Dat helpt om kwaliteitscontrole onderdeel te maken van de reguliere werkwijze. Ook biedt het mogelijkheden om verder te kijken dan individuele meldingen. Wanneer dezelfde afwijking regelmatig terugkomt, kan dat aanleiding zijn om een proces aan te passen of extra aandacht te besteden aan een bepaald onderdeel van de registratie. Daarmee verschuift de focus van fouten herstellen naar fouten voorkomen.

Technologie die het werk ondersteunt

Bij ilionx vinden we dat technologie moet aansluiten op de praktijk van de zorg. Daarom is de Kwaliteitsmodule ontwikkeld rondom de manier waarop zorgorganisaties met Nedap Ons en hun registraties werken. De standaardkoppeling en het generieke datamodel maken een relatief snelle implementatie mogelijk, zonder maatwerk of een langdurig IT-project.

Zo helpt technologie niet om meer controles uit te voeren, maar om controles slimmer en beter uitvoerbaar te maken. Want een signalering heeft pas waarde als je er ook iets mee kunt doen.

Lees ook de andere blogs over ZorgControl Kwaliteitsmodule.