Grip op zorgregistratie: fouten voorkomen begint bij inzicht (1-3)

Goede zorg begint met een goede registratie. Maar hoe houd je daar grip op als registraties steeds complexer worden en medewerkers weinig tijd hebben voor controles?

Als VVT-organisatie heb je te maken met verschillende eisen rondom de Wlz, Zvw en Wmo. Registraties moeten volledig, juist en op tijd zijn. Een kleine afwijking kan al gevolgen hebben voor de zorgadministratie, declaratie of financiële verantwoording. Tegelijkertijd neemt de administratieve druk toe. Zorgmedewerkers en medewerkers van de zorgadministratie willen hun tijd zo goed mogelijk besteden. Handmatig controleren waar registraties niet kloppen, kost tijd en maakt het lastig om structureel inzicht te krijgen.

Controle achteraf kost tijd

In de praktijk worden afwijkingen niet altijd direct gezien. Soms komt een probleem pas aan het licht wanneer een declaratie niet goed loopt of wanneer een controle plaatsvindt. Dan moet worden uitgezocht wat er precies mis is gegaan en hoe de registratie kan worden hersteld.

Denk bijvoorbeeld aan:

• zorg die buiten de indicatie wordt geleverd;

• zorg die wel is geïndiceerd, maar niet is geregistreerd;

• ontbrekende mutatiedagen;

• onvolledige legitimatiegegevens;

• verkeerd toegepaste tarieven of producten;

• problemen met verzekering of VECOZO.

Hoe later een afwijking wordt ontdekt, hoe meer tijd het kost om deze te herstellen. Bovendien kan een organisatie daardoor het overzicht verliezen: waar ontstaan de problemen en komen bepaalde afwijkingen vaker voor?

Dagelijks inzicht in afwijkingen

Met de ZorgControl Kwaliteitsmodule worden zorgregistraties dagelijks automatisch gecontroleerd. De module voert circa twintig controles uit op onder andere cliëntgegevens, legitimatie, indicaties, zorglevering en declaraties. Afwijkingen worden verzameld in één overzicht. Zo zie je direct bij welke controles uitval voorkomt en waar aandacht nodig is. Vanuit het overzicht kun je vervolgens verder inzoomen op cliëntniveau. Dat maakt het mogelijk om niet alleen achteraf fouten te herstellen, maar eerder in het proces bij te sturen.

Van controleren naar continu verbeteren

Automatische controle neemt het werk niet volledig over. Het zorgt er vooral voor dat medewerkers hun tijd gerichter kunnen inzetten. In plaats van grote hoeveelheden registraties handmatig door te lopen, krijgen zij inzicht in de afwijkingen die aandacht nodig hebben. Daarmee wordt kwaliteitscontrole onderdeel van het dagelijkse proces.

Ook terugkerende afwijkingen worden zo beter zichtbaar. Dat geeft aanleiding om verder te kijken: ligt de oorzaak bij een registratie, een proces of bijvoorbeeld de manier waarop medewerkers met een bepaald onderdeel van het dossier werken?cZo wordt een controle niet alleen een momentopname, maar een manier om de kwaliteit van de registratie continu te verbeteren.

Goede registratie geeft rust en grip

Een goede registratie is belangrijk voor meer dan alleen een correcte declaratie. Het geeft inzicht in de zorg die wordt geleverd en helpt om financiële risico's te beperken. En minstens zo belangrijk: medewerkers hoeven minder tijd kwijt te zijn aan het zoeken naar en herstellen van fouten.

Met de ZorgControl Kwaliteitsmodule krijg je daarom dagelijks inzicht in de kwaliteit van je registratie en weet je waar actie nodig is. Niet meer achteraf zoeken naar wat er misging, maar eerder zien waar je kunt bijsturen.

Lees ook de andere blogs over ZorgControl Kwaliteitsmodule.