Risicomanagement: iedereen zit aan tafel, maar beoordeelt iedereen het risico hetzelfde? (2-4)

Een risicosessie met verschillende collega’s aan tafel. Het risico wordt besproken, argumenten worden uitgewisseld en uiteindelijk komt er één score in de risicomatrix. Iedereen akkoord? Mooi, door naar het volgende risico. Maar denkt iedereen er écht hetzelfde over? Een financieel adviseur kijkt anders naar een risico dan een IT-specialist of proceseigenaar. Waar de één vooral financiële gevolgen ziet, denkt de ander aan continuïteit, dienstverlening of reputatie. Juist die verschillende perspectieven maken een risicosessie waardevol. Als ze tenminste zichtbaar worden.

De eerste mening beïnvloedt het gesprek

In een traditionele risicosessie gebeurt dat niet altijd. Stel dat de eerste deelnemer de impact van een risico als ‘hoog’ beoordeelt en overtuigend uitlegt waarom. Daarmee is meteen een uitgangspunt voor het gesprek gezet. Andere deelnemers kunnen hun oordeel daarop aanpassen. Ook groepsdynamiek speelt een rol. Niet iedereen spreekt zich even gemakkelijk uit. Zeker niet wanneer een manager of inhoudelijk expert al een duidelijke mening heeft gegeven. Zo kan ogenschijnlijk snel consensus ontstaan, terwijl er onder de oppervlakte heel verschillende beelden bestaan. En juist die verschillen wil je boven tafel krijgen.

Een verschil van inzicht is waardevolle informatie

Het doel van een risicosessie is niet om zo snel mogelijk overeenstemming te bereiken. Het gaat erom dat je gezamenlijk tot een goed onderbouwde beoordeling komt. Stel dat vijf deelnemers een risico beoordelen. Drie vinden de impact beperkt, terwijl twee de impact juist als zeer groot inschatten. Dat verschil zegt iets. Beschikken alle deelnemers over dezelfde informatie? Kijken zij naar verschillende gevolgen? Of gaan ze uit van andere aannames over bestaande beheersmaatregelen? Door die vragen te bespreken, ontstaat een scherper beeld van het risico. De afwijkende beoordeling is dan geen probleem, maar het begin van een inhoudelijke discussie.

Eerst stemmen, daarna bespreken

Met Risicosessies binnen LIAS Risk beoordelen deelnemers risico’s eerst individueel. Zij stemmen gelijktijdig en anoniem op bijvoorbeeld impact en waarschijnlijkheid. De gespreksleider bepaalt wanneer de stemmen zichtbaar worden. De beoordelingen verschijnen daarna overzichtelijk in één risicomatrix. Pas daarna begint het gerichte gesprek.

Zo voorkom je dat deelnemers zich vooraf te veel laten beïnvloeden door de mening van anderen. De groep ziet direct waar beoordelingen uiteenlopen en waar verdieping nodig is. Zijn de scores juist vergelijkbaar, dan is snel duidelijk dat er voldoende overeenstemming is en kan de sessie doorgaan naar het volgende risico.

Daardoor wordt de beschikbare tijd beter benut en richt de discussie zich op de risico’s waar echt verschil van inzicht bestaat.

Betere discussie, beter onderbouwde score

Risicomanagement draait niet alleen om de uiteindelijke plek in een risicomatrix. Minstens zo belangrijk is begrijpen waarom een risico daar terechtkomt. Door verschillende perspectieven eerst zichtbaar te maken en vervolgens te bespreken, ontstaat een beter onderbouwde risico-inschatting. Deelnemers worden actief betrokken en de uiteindelijke score wordt gezamenlijk gedragen. Zo wordt een risicosessie meer dan het invullen van een risicomatrix. Het wordt een gesprek waarin kennis uit de organisatie samenkomt.

Want een verschil van inzicht is geen probleem. Het is waardevolle informatie.

Lees ook de andere blogs over risicomanagement.