Honderd risico’s bespreken? Kies eerst waar het gesprek over moet gaan (4-4)

De risicosessie begint om negen uur. Op de agenda staat een flink risicoregister. De eerste risico’s worden uitgebreid besproken. Er worden vragen gesteld, argumenten uitgewisseld en scores aangepast. Een uur later blijkt dat nog niet eens de helft van de lijst is behandeld. Het tempo gaat omhoog. Discussies worden korter en de laatste risico’s krijgen minder aandacht dan de eerste. Herkenbaar? Veel organisaties hebben tientallen of zelfs honderden risico’s geregistreerd. Dat betekent niet dat je ze tijdens iedere risicosessie allemaal uitgebreid moet bespreken.

Niet ieder risico vraagt dezelfde aandacht

Een compleet risicoregister is belangrijk. Maar een complete risicolijst afwerken is niet automatisch een goede risicosessie. Sommige risico’s zijn bekend, stabiel en goed beheerst. Over de beoordeling bestaat weinig discussie. Andere risico’s zijn nieuw, hebben mogelijk grote gevolgen of worden door verschillende betrokkenen heel anders ingeschat. Juist die risico’s verdienen gezamenlijke aandacht. De uitdaging is daarom niet om zoveel mogelijk risico’s in zo weinig mogelijk tijd te bespreken. De uitdaging is om de beschikbare tijd te besteden aan de risico’s waar het gesprek de meeste waarde toevoegt.

Begin met prioriteren

Daarom biedt Risicosessies binnen LIAS Risk de mogelijkheid om risico’s vooraf te prioriteren. Deelnemers geven aan welke risico’s volgens hen de meeste aandacht verdienen. Zo wordt vóór de inhoudelijke bespreking al duidelijk welke onderwerpen voor de groep belangrijk zijn. Dat levert niet alleen focus op. Ook de prioritering zelf kan interessante informatie opleveren. Waarom krijgt een bepaald risico veel stemmen? Waarom vinden verschillende afdelingen juist dát onderwerp belangrijk? En waarom krijgt een risico dat op papier hoog scoort misschien nauwelijks prioriteit? Ook daar kunnen verschillen in perceptie zichtbaar worden.

Meer aandacht voor het juiste gesprek

Op basis van de prioritering kan de gespreksleider bepalen welke risico’s tijdens de sessie uitgebreid worden behandeld. Vervolgens kunnen deelnemers deze risico’s gezamenlijk beoordelen. Zij stemmen op impact en waarschijnlijkheid, bespreken verschillen en komen samen tot een onderbouwde score. De overige risico’s verdwijnen daarmee niet uit beeld. Ze blijven onderdeel van het risicoregister en kunnen op een ander moment worden beoordeeld of gemonitord. Je maakt alleen een bewustere keuze over waar je de gezamenlijke tijd aan besteedt.

Efficiënter én relevanter

Dat maakt een risicosessie niet alleen efficiënter, maar ook relevanter voor deelnemers. In plaats van een lange lijst af te werken, voer je het gesprek over risico’s waar daadwerkelijk iets te bespreken of te besluiten valt. Dat helpt ook om de energie in een sessie vast te houden. Deelnemers weten waarom bepaalde risico’s op tafel liggen en kunnen vanuit hun eigen expertise bijdragen aan de beoordeling.

Van risicolijst naar gerichte dialoog

Een goede risicosessie begint daarom niet automatisch bij risico nummer één. Begin met de vraag: waar moeten we het vandaag echt over hebben? Door samen te prioriteren, verschillen zichtbaar te maken en gericht te beoordelen, ontstaat meer focus. En blijft er meer tijd over voor het gesprek dat er werkelijk toe doet.

Want het doel van een risicosessie is niet om zoveel mogelijk risico’s te bespreken, maar om de juiste risico’s goed te bespreken.

Lees ook de andere blogs over risicomanagement.