Azora gaat met ZorgControl van statische overzichten naar actuele stuurinformatie

Azora(Verwijst naar een externe website) biedt zorg en ondersteuning in de gemeenten Oude IJsselstreek en Montferland vanuit negen woonzorgcentra. Met ZorgThuis en aanvullende revalidatie- en herstellocaties ondersteunt Azora mensen zodat zij zoveel mogelijk het leven kunnen leiden zoals zij willen.

Bij Azora ontstond de afgelopen jaren de behoefte om de zorgprocessen flexibeler en efficiënter in te richten. Dat was nodig om tegemoet te komen aan de toenemende zorgvraag, schaarste aan personeel en druk op de zorgvergoedingen. 

De basissystemen waren al up-to-date, met één versie van de waarheid aan de bron. De volgende essentiële stap om datagedreven te kunnen werken, was het snel toegankelijk maken van deze informatie. In de oude situatie kreeg het management maandelijks nieuwe kerncijfers, terwijl er dagelijks inzichten nodig waren voor het opstellen van de tactische en strategische planning. “De oude informatievoorziening was heel statisch en we konden niet tussentijds bijsturen”, zegt Jantine Jansen, strategisch adviseur bij Azora. Samen met een afvaardiging van het managementteam, een projectgroep en een externe adviseur heeft zij de voorwaarden voor een nieuw BI-systeem opgesteld. Tijdens de uitgebreide selectieprocedure kwam ilionx met ZorgControl als beste uit de bus.

Het transitieproces startte met een aantal workshops voor relevante stakeholders om duidelijk te krijgen welke managementinformatie gewenst was en hoe die het beste kon worden gepresenteerd. “Een van de redenen waarom we voor ilionx hebben gekozen, is dat zij een bibliotheek met standaardrapportages hebben. Daardoor hoeven wij niet zelf het wiel uit te vinden”, licht Jansen toe. “In de workshops hebben we die besproken en bepaald waar we van de standaarden willen afwijken.” 

Daarna werkten teams van ilionx en Azora samen aan parallelle trajecten waarin technische details – bijvoorbeeld voor de data-architectuur en de functionele specificaties voor rapportages en dashboards verder werden uitgewerkt. De eerste belangrijke stap in de bouwfase was het ontsluiten van de databronnen, vertelt Carine Gotink, data-analist bij Azora. Na het bouwen van de dashboards moesten de data worden gevalideerd. “Is dit wat we willen zien in de dashboards? Kloppen de waarden ook met de gegevens uit de bronsystemen? Het was fijn dat iedereen zo goed zijn best heeft gedaan om de data te verifiëren. Daardoor heb je een goed startpunt als je de dashboards gaat gebruiken”, zegt Gotink. Kennisoverdracht is volgens ilionx een van de succesfactoren bij een implementatie. Daarom kreeg Gotink gedurende het traject een grondige opleiding in het functioneren van ZorgControl.

Het nieuwe systeem ging in september 2025 live. Na een aantal op maat gemaakte trainingssessies zijn het management en een aantal stafafdelingen met ZorgControl aan de slag gegaan. De ervaringen zijn positief. “Eerder was het zoeken in verschillende Excel-bestanden tijdrovend en nu heb ik in één overzicht personeel, ziekteverzuim, kosten en opbrengsten”, vertelt Ellen Brus, teammanager Revalidatie en Behandeling. “Je kunt bovendien doorklikken naar de details van je eigen afdeling.” 

Business controller Charlotte Bos ziet dat teammanagers een nieuwe verantwoordelijkheid hebben gekregen. “Eerst kregen ze veel aangereikt. Nu gaan ze zelf op zoek naar de juiste informatie, bijvoorbeeld voor de maandelijkse sturingsgesprekken.” Die omslag kost tijd en is niet voor iedereen even gemakkelijk. Goede ondersteuning blijft daarom belangrijk. Accountmanager Niels Boelens van ilionx licht toe dat hij bij Azora werkt volgens het train-de-trainer-principe. “Wij leiden een kleine groep kerngebruikers op in de dashboards en rapportages. Zij begeleiden vervolgens hun collega’s.” 

Het gebruik van de dashboards smaakt naar meer, merkt Jansen op. Daarvoor gaat Azora nieuwe systemen ontsluiten. Gotink: “We doen daarbij steeds meer zelf, maar met de standaardbibliotheek en kennis van ilionx hebben we al enorme stappen gezet. Dus dat gaat zeker goedkomen.”