Praktische tips: Productief en veilig werken vanuit huis

Het coronavirus houdt de gemoederen flink bezig en doet een beroep op de flexibiliteit en weerbaarheid van organisaties en haar medewerkers.

Om de verspreiding van het virus in te dammen, hebben veel organisaties ervoor gekozen om medewerkers zoveel mogelijk vanuit huis te laten werken.

Hoe zorg je ervoor dat medewerkers ook vanuit huis productief zijn en veilig kunnen werken? Vanuit ilionx zijn wij gewend om met moderne communicatiemiddelen virtueel met elkaar en onze opdrachtgevers en partners samen te werken. Echter ook voor ‘ervaren thuiswerkers’, is het een geheel nieuwe ervaring om voor een langere periode op afstand te werken. Hieronder daarom een aantal praktische tips, om productief en veilig vanuit huis te werken.

Motiverende werkomgeving

• De eerste stap om te kunnen thuiswerken is het beschikken over een goede werkplek. Zorg voor een bureau op de juiste hoogte, een comfortabele stoelen en de juiste apparatuur (denk hierbij aan een tweede monitor, draadloze muis, los toetsenbord, etc.).
• Een rustige, opgeruimde werkomgeving met een goede stoel en werkplek helpen je om te focussen op je werkzaamheden.
• Zorg ervoor dat je alles bij de hand hebt om goed te kunnen werken: een kladblok, pen, telefoon, oordopjes, etc.
• Zet een lekkere pot thee of een kan met koffie en verwen jezelf af en toe met een (gezonde) snack.
• Veel daglicht en een raampje open voor voldoende zuurstof houden je actief gedurende de dag.

 Effectieve dagindeling

• Behoud de routine alsof je naar je werk gaat en zorg voor een (werk)schema zodat je effectief kan werken.
• Plan afspraken zo vroeg mogelijk op de dag en kort achter elkaar. Zo houd je in de middag tijd vrij om geconcentreerd door te werken zonder continu de tijd in de gaten te moeten houden voor een volgende virtuele afspraak.
• Verdeel je werk in kleine deeltaken. Zo rond je constant kleine taken af, waardoor je je productiever en succesvoller voelt.
• Schakel afleidingen even uit op het moment dat je een deeltaak wilt afronden: notificaties/pushberichten, WhatsApp en telefoontjes even naar de voicemail.
• Ontbijt en plan ook je pauzes in voor de rest van de dag.
• Een frisse neus halen tussen de werkzaamheden door houdt je ook nog in de middag scherp.
• Rond aan het einde van de dag je werkzaamheden af en ga morgen weer verder. Een valkuil bij thuiswerken is dat je sneller geneigd bent nog even door te gaan, je bent immers al thuis, toch ben je de volgende dag vaak weer productiever.

Digitaal samenwerken

Office 365 biedt je tegenwoordig alle mogelijkheden om digitaal en veilig te kunnen samenwerken met je collega’s.

Via Microsoft Teams kun je bijvoorbeeld:

• Binnen je team bestanden delen en hier samen tegelijkertijd aan werken.
• Elkaar op de hoogte houden van relevant nieuws en updates via posts.
• Alles van één project staat hier bij elkaar: Iedereen kijkt zo naar dezelfde planningen, bestanden en is op de hoogte van het laatste nieuws.
• Chatten met elkaar, zowel één op één als ook in een groepsgesprek.
• Digitale vergaderingen inplannen en opstarten (ook rechtstreeks vanuit Outlook!).
• Heel eenvoudig teams en kanalen inrichten die passen bij jouw project of werkzaamheden.
• Denk eraan rechten toe te wijzen, zodat de juiste personen toegang hebben tot de inhoud van een team.

Tip! Wanneer je als team niet meer fysiek samenwerkt, plan je vaker samen afspraken in dan je deed toen je nog bij elkaar zat. Je schiet elkaar immers minder vaak aan tijdens het werken en je merkt dat de communicatie minder wordt, als je dit niet vooraf inplant met elkaar!

Digitaal vergaderen

• Zorg voor een goede kwaliteit microfoon, webcam en geluidsboxen.
• Deel je scherm met andere deelnemers om je presentatie te laten zien. Dit maakt het voor de toehoorders makkelijker om je verhaal te volgen.
• Introduceer je zelf: geef met je naam aan dat je aanwezig bent. Zo weet de voorzitter ook zonder het gebruik van webcams wie er allemaal deelnemen aan de vergadering.
• Probeer zoveel mogelijk je microfoon op ‘mute’ te houden wanneer je niet aan het woord bent. Onbewust zijn er vaak veel achtergrondgeluiden te horen voor anderen.
• Zoek naar een goed moment om te spreken. Elkaar in de reden vallen, maakt het voor anderen onmogelijk om nog iets te verstaan. Gebruik de chatfunctie om vragen te stellen die tijdens de presentatie behandeld worden, zodat je de presentator in het verhaal niet hoeft te onderbreken.
• Let bij het gebruik van een webcam erop, dat je een rustige, neutrale achtergrond kiest waarbij je zelf goed zichtbaar in beeld bent. Veel rommel of andere mensen in beeld, kunnen de andere deelnemers afleiden van de vergadering. Microsoft Teams biedt zelfs de mogelijkheid om je achtergrond te vervagen, zo komen huisgenoten niet ongewenst in beeld.
• Zorg ervoor dat je op tijd begint en op tijd eindigt. Leg actiepunten en genomen besluiten vast in een actiepunten & besluitenlijst en zorg ervoor dat deze toegankelijk is voor alle deelnemers zodat deze opgepakt kunnen worden.
• Maak duidelijke afspraken. Omdat je niet samen zit, spreek je elkaar minder vaak even aan om iets te toetsen. Zorg er daarom voor dat vooraf alles voldoende helder is om zelfstandig aan de slag te kunnen gaan.

Veilig werken vanuit huis

Het zal geen verassing zijn dat wanneer meer mensen remote werken, ook kwaadwillenden (hackers) meer aandacht zullen hebben voor makkelijk te onderscheppen dataverkeer.

• Gebruik VPN, Door gebruik te maken van een VPN verbinding wordt dataverkeer encrypted verstuurd via een VPN tunnel. Dit maakt het voor hackers aanzienlijk lastiger om het dataverkeer af te tappen.
• Stel waar mogelijk Two Factor Authenticatie (2FA) in, 2FA zorgt ervoor dat zelfs wanneer hackers je inloggegevens verkrijgen, zij niet in staat zijn om in te loggen op je systemen.
• Verstuur gevoelige data encrypted, te vaak nog wordt gevoelige data in een standaard mail verstuurd. Het risico op een data lek door verkeerde afzender, of door een hacker die deze lijn onderschept is reëel. Een zip bestand met een wachtwoord blijkt vaak al erg effectief.
• Gegevens worden bij voorkeur bewaard op een centrale beveiligde omgeving (en niet op een laptop). Maak daarom gebruik van goed ingerichte samenwerkingsplatformen zoals Microsoft Teams.
• Wees waakzaam op phishing mails, voor hackers blijft dit een van de gemakkelijkste manieren toegang te krijgen tot je gegevens. Het corona virus is een aantrekkelijke trigger voor hackers om misbruik van te maken. Wees alert op dergelijke mails, sms berichten of telefoontjes.