Hoe ROC Mondriaan alle processen rondom de bedrijfsopleider Menskracht onder controle kreeg

Bij ROC Mondriaan volgen ruim 18.000 studenten een van de 260 mbo-opleidingen. In het kader van het programma Leven Lang Ontwikkelen (LLO) biedt de onderwijsinstelling onder de naam Menskracht ook bedrijfsopleidingen en volwassenenonderwijs aan. Tegen betaling kunnen zowel bedrijven als particulieren hier aanvullend onderwijs op het gebied van zorg, welzijn en techniek volgen.

Om alles rondom de verkoop en invulling van het onderwijsprogramma Menskracht te organiseren, heeft ROC Mondriaan een toegewijd team opgezet. De onderwijskundigen zijn verantwoordelijk voor het aanbod en de accountmanagers hebben als taak om bedrijven te vinden die geïnteresseerd zijn in bijscholing of omscholing van hun medewerkers. “Als een bedrijf interesse heeft in scholing en training stuurt een van onze accountmanagers een offerte met mogelijkheden en prijzen”, vertelt Robbert Keijzer, Projectleider en Developer bij ROC Mondriaan. “Voor het vaststellen van de tarieven van het geboden onderwijs maakt elke accountmanager berekeningen in een eigen Excel-sheet.” Als een klant daarna akkoord gaat met het voorstel en de overeenkomst getekend is, komt de afdeling planning in actie. Denk aan het regelen van een ruimte waarin de cursus wordt gegeven, het uitnodigen van cursisten, het inplannen van docenten en het versturen van een factuur voor de geleverde diensten. Robbert: “Elk teamlid had een eigen manier van werken. Om de voortgang van elke aangeboden training en/of cursus voor iedereen inzichtelijk te maken, werkten we daarnaast ook met een gemeenschappelijk Sharepoint-bestand, waarin elk teamlid mutaties kon registreren. Helaas werkte dat in de praktijk niet zo goed als gehoopt: informatie werd niet, dubbel of foutief geregistreerd. Dit zorgde voor een onoverzichtelijke en inefficiënte manier van werken.”

Om deze problemen op te lossen, werd een team bestaande uit een projectleider van ROC Mondriaan en drie consultants en een solutions architect van ilionx samengesteld. “We zijn gestart met het afnemen van interviews met alle betrokken collega’s om inzicht te krijgen in de werkprocessen rondom het verkopen en faciliteren van trainingen en opleidingen”, verduidelijkt Robbert. “Om deze werkprocessen vervolgens beter te organiseren, was het aanschaffen van een professionele CRM-oplossing noodzakelijk.” De keuze ging hierbij uit naar Microsoft Dynamics. Bij het inrichten van het CRM was het belangrijk om rekening te houden met de taken en bevoegdheden van de medewerkers binnen een team. “Een teamlid mag alleen iets aanpassen in het CRM wat hoort bij zijn takenpakket. Tegelijkertijd moest het CRM wel voor elk teamlid een overzicht geven van de voortgang van alle trainingen en cursussen, zodat dubbel werk voorkomen wordt. Tijdens de implementatiefase koos ilionx voor een gefaseerde aanpak: via een test-, ontwikkel- en productieomgeving werd een foutloze implementatie van Microsoft Dynamics gegarandeerd.”

In een periode van enkele maanden heeft ilionx een volledig werkende CRM-oplossing op basis van Microsoft Dynamics geïmplementeerd. Robbert: “Op ons verzoek is een bestaande calculatiemodule in de nieuwe oplossing geïntegreerd. Onze accountmanagers hoeven daardoor geen berekeningen meer te maken in eigen Excel-sheets.” Door de beschikbaarheid van de calculatiemodule in Dynamics is het versturen van offertes tegenwoordig een fluitje van een cent. Dynamics produceert op basis van de input van de accountmanager een offerte, die door een koppeling met Outlook via de mail kan worden verstuurd. Als de klant vervolgens akkoord gaat met de offerte is het mogelijk om deze via een integratie met ValidSign rechtsgeldig getekend te retourneren. Het versturen van facturen gebeurt eveneens vanuit Dynamics doordat er een koppeling met Exact is gerealiseerd. “De door ilionx geïmplementeerde oplossing zorgt ervoor dat alle teamleden op dezelfde manier werken. Accountmanagers, planners en onderwijskundigen hebben nu volledig inzicht in de status van elk project. Ze zien het nu onmiddellijk als een project ergens vastloopt. Op basis van de informatie in Dynamics kunnen alle collega’s nu suggesties aandragen voor het verbeteren van werkprocessen als dat nodig is”, besluit Robbert tevreden.