Hoe Rituals met een Power BI dashboard haar people analytics professionaliseert

Rituals is een Nederlands beautymerk dat inmiddels een uitgebreid assortiment aan luxe home- en bodyproducten heeft. In meer dan duizend winkels en online weten klanten over de hele wereld Rituals gemakkelijk te vinden. De missie van het merk? Geluk vinden in de kleine dingen van het leven.

“Voor een fijne klantervaring zijn onze medewerkers in de shops ontzettend belangrijk”, vertelt Joop Fiers, Head of HR Digital & Analytics bij Rituals. “Vanuit HR verzamelen we allerlei data met betrekking tot onze medewerkers in alle landen, zoals in- en uitstroom, verloop en fte-verdeling. Het management verwacht hierover regelmatig een update. Daarvoor moesten we data uit verschillende systemen halen en handmatig in een Excelsheet zetten. Dat kostte niet alleen veel tijd, maar was ook foutgevoelig, waardoor de output minder betrouwbaar was. Daarom was het voor HR belangrijk om de people analytics te professionaliseren.” ilionx (voorheen Inergy) werd ingeschakeld om Rituals in deze uitdaging te ondersteunen. De twee partijen kennen elkaar al langer, want ilionx ontwikkelde eerder een nieuwe Business Intelligence-platform voor Rituals. “Ik hoorde vanuit de organisatie altijd positieve geluiden over de samenwerking met ilionx”, vertelt Joop. “Daarom was het logisch om hen ook te vragen bij dit HR-project te helpen.”

Om de HR-data sneller te kunnen raadplegen, besloten Rituals en ilionx een KPI-dashboard in Microsoft Power BI te ontwikkelen. Op basis van interviews met interne stakeholders werden alle HR-doelstellingen volgens een logische oorzaak-gevolgstructuur inzichtelijk gemaakt. Vervolgens heeft ilionx samen met een HR-dataspecialist van Rituals geïnventariseerd welke KPI’s hierbij horen en welke data vastgelegd moet worden om hierop te sturen. Ook werden alle datastromen in kaart gebracht, zodat duidelijk was welke logica op welke datastroom toegepast moest worden.

Om de datakwaliteit in alle HR-systemen te verbeteren, wilde Rituals ook een Power BI-dashboard dat kwaliteitsissues inzichtelijk maakt. “Je moet kunnen vertrouwen op je data”, legt Joop uit. “Zolang veel data niet klopt, blijf je altijd twijfelen aan de data die je ziet.” Tachtig databasevelden worden nu permanent gecontroleerd. Denk aan kenmerken van medewerkers, zoals initialen, geslacht en geboortedatum. Maar bijvoorbeeld ook wanneer een medewerker Rituals heeft verlaten of juist promotie heeft gemaakt. “Het dashboard laat zien welke data incorrect of onvolledig is én in welk systeem we moeten zijn om het op te lossen.”

Inmiddels werken alle landen intensief met de dashboards. Joop is tevreden over het resultaat: “Het KPI-dashboard is van grote meerwaarde. We kunnen nu op één plek alle cruciale data inzien en ons management dus op ieder moment voorzien van de informatie die er nodig is. Het dashboard wordt iedere maand automatisch ververst. Er zijn nog steeds een paar handmatige controles die we moeten uitvoeren, maar desondanks scheelt het enorm veel uitzoek- en verzamelwerk. Bovendien kunnen we nu veel sneller en beter ontwikkelingen signaleren, waardoor we proactiever kunnen sturen.” Ook het dashboard voor datakwaliteit bewijst zijn meerwaarde. “Collega’s in alle landen zijn bezig met het opschonen en aanvullen van data”, vertelt Joop. “Ook krijgen we meer inzicht in waar issues ontstaan, waardoor we processen kunnen aanpassen.” Joop kijkt terug op een fijne samenwerking met ilionx. “De experts van ilionx namen ons stap voor stap mee in het proces en gaven continu heldere terugkoppeling. Dat werkt gewoon prettig. Ze komen afspraken na en zetten niet achteloos even een dashboard in elkaar. Door eerst te onderzoeken hoe onze processen lopen en een KPI-raamwerk neer te zetten, zorgt ilionx voor toekomstbestendige dashboards.”