P&C cyclus geautomatiseerd bij gemeente Zaanstad

De gemeente Zaanstad, gelegen in Noord-Holland, heeft ruim 155.000 inwoners en is een van de oudste industriële regio’s van Nederland. Zaanstad combineert een rijke geschiedenis met moderne stedelijke ontwikkeling en streeft naar efficiëntie en transparantie in haar bestuur. De gemeente richt zich sterk op innovatie en duurzame groei.

De gemeente Zaanstad werd geconfronteerd met verschillende uitdagingen binnen haar planning- en controlprocessen. Het verkrijgen van inzicht in de opbouw van de begroting bleek complex en tijdrovend. Daarnaast ontbrak een centrale aanpak voor de meerjarenbeheersbegroting, waardoor transparantie en samenwerking over de volle breedte van de organisatie werden bemoeilijkt.

Het gebruik van Excel voor deze processen bracht risico’s met zich mee door foutgevoeligheid en beperkte versiebeheeropties. Hierdoor was er een duidelijke behoefte aan een gestroomlijnde, betrouwbare oplossing die efficiëntie en transparantie kon vergroten.

De implementatie bij de gemeente Zaanstad werd gekenmerkt door een gestructureerde en mensgerichte aanpak. Er werd gekozen voor betrouwbare, gebruikersvriendelijke software die doet wat er wordt beloofd. Om het succes te waarborgen, werd ingezet op brede adoptie binnen de organisatie. Hierdoor profiteren zoveel mogelijk afdelingen en medewerkers van de oplossing.

Het creëren van goodwill stond centraal, met aandacht voor goede communicatie en het betrekken van gebruikers in het proces. Daarnaast werden uitgebreide trainingen en ondersteuning aangeboden, zodat iedereen de software optimaal kon benutten en met vertrouwen kon werken. Deze aanpak legde een solide basis voor een succesvolle transformatie.

De implementatie van de LIAS-software bij de gemeente Zaanstad heeft geleid tot rust en overzicht in het planning- en controlproces. Door één centrale plek te creëren voor deze processen is er een transparant en overzichtelijk systeem ontstaan met snelle informatievoorziening. De vroegere "blackbox" van de domeinbegroting is volledig opgeheven, waardoor er geen verborgen informatie of "geheimen" meer zijn.

Daarnaast zijn foutgevoelige Excel-sheets definitief verleden tijd, en is het versiebeheer van P&C-producten sterk verbeterd. Het proces verloopt nu soepel zonder problemen met formats of zoekgeraakte documenten. Documenten zijn gedurende het hele proces inzichtelijk, wat leidt tot meer samenwerking en gedeelde verantwoordelijkheid binnen de organisatie.

De toekomst richt zich op het verder uitfaseren van traditionele boekwerken en PDF’s door P&C-producten volledig online te presenteren. Dit maakt het proces nog efficiënter, toegankelijker en beter afgestemd op de behoeften van alle betrokkenen.