Gemeente Waterland digitaliseert Planning & Control: van Word naar web met LIAS

In de Noord-Hollandse gemeente Waterland(Verwijst naar een externe website) liggen authentieke dorpen waaronder Broek in Waterland, Marken en Zuiderwoude. Vanuit het gemeentehuis in het pittoreske Monnickendam verzorgt de gemeenteorganisatie diensten voor ruim 17.000 inwoners. Het college van B&W legt daar periodiek verantwoording voor af via de P&C-documenten zoals de begroting en de jaarrekening. 

Gemeente Waterland had een proces voor het opstellen van documenten, zoals begrotingen en jaarrekeningen, dat niet meer voldeed. De afdeling Planning & Control (P&C) moest handmatig de teksten en Excel-tabellen samenvoegen tot een correct en leesbaar document. Wanneer er op het laatste moment wijzigingen werden aangeleverd, begon een deel van het werk van voren af aan. Kortom, het proces was inefficiënt, foutgevoelig en bovendien onprettig voor de betrokkenen. “Het was gewoon monnikenwerk”, verzucht Tom Tol, medewerker P&C bij de gemeente. 

“Gelukkig kwam vanuit het collegeprogramma de wens om dit proces te optimaliseren”, vult financieel adviseur Angelique Reijnders hem aan. Zo wilde het college bijvoorbeeld de P&C-documenten voortaan digitaal publiceren op de website. Na een inventarisatie van de aanpak bij andere gemeenten, besloot Gemeente Waterland de oplossingen van verschillende aanbieders te vergelijken. “Zo kwam ook ilionx in beeld en we waren er eigenlijk vrij snel uit dat we LIAS wilden gebruiken”, zegt Reijnders. 

Het implementatietraject van het LIAS-systeem begon met een analyse van de laatste begroting die nog op de oude manier werd gedaan. Reijnders: “Daarna startten we met het opzetten van de begroting voor komend jaar in LIAS. Gaandeweg kregen we beter in de vingers hoe we die konden omzetten naar een webpagina.” ilionx ondersteunde dat proces. Tegelijk werden zeven cursusdagen georganiseerd waarin zo’n zestig medewerkers van de gemeente een training volgden in het gebruik van het systeem. De deelnemers leerden hoe je betere teksten schrijft voor webpagina’s. Ze maakten ook kennis met de AI-functies van LIAS en hoe ze kunnen helpen het aanleverproces efficiënter te maken, bijvoorbeeld bij het opstellen van teksten en tabellen.
Voor de P&C-documenten zijn veel financiële gegevens nodig.

Het doel is dat die uiteindelijk automatisch beschikbaar komen in LIAS. Zo ver is het nu nog niet, aangezien de leverancier van het administratieve systeem bezig is met een migratietraject naar de cloud. Voor de overgangsfase hebben de experts van ilionx een tijdelijk proces gecreëerd waarmee de data uit het financiële systeem met één handmatige stap kunnen worden ingeladen. Wanneer die cloudmigratie is afgerond, bouwen de ilionx-experts een definitieve koppeling. “De huidige tussenstap maakt het werk nu al een stuk gemakkelijker, maar straks hebben we er helemaal geen omkijken meer naar”, oordeelt Tom.

In enkele maanden tijd stapte de Gemeente Waterland over van een volledig handmatig proces naar een grotendeels geautomatiseerde samenstelling van de Begroting 2026. Angelique kijkt tevreden terug: “Het is allemaal heel snel gegaan. Dat we de begroting in LIAS gingen maken, was een vereiste, maar het was wel een beetje twee voor twaalf. Ik ben super tevreden met het resultaat, en eigenlijk was het ook nog heel gezellig, dus wat wil je nog meer?” 

Angelique en Tom zijn nu bezig met de Najaarsnota 2025. Daarna volgen de Jaarrekening 2025 en Voorjaarsnota 2026. Voor elk van deze P&C-documenten moeten verschillende aanpassingen worden gemaakt. Dat kan de gemeente zelf, eventueel met ondersteuning van ilionx. “We hebben met de Begroting 2026 nu één P&C rapportage uit de cyclus gehad. Daar kunnen we op voortborduren”, verwacht Angelique. De documenten zijn nu vrijwel ongewijzigd overgezet vanuit de oude Word-templates voor de begroting. “In de volgende cyclus willen we kijken of er inhoudelijk ook echte verbeteringen mogelijk zijn. Bijvoorbeeld of er extra kolommen in een tabel nodig zijn of dat meer grafische weergaven de documenten duidelijker kunnen maken.” Tom vult aan: “Als we dat hebben afgerond, wordt het werk alleen maar gemakkelijker.”