Hoe Gemeente Kerkrade als regionale koploper grip kreeg op data

Gemeente Kerkrade(Verwijst naar een externe website) telt ruim 46.000 inwoners en is daarmee de zevende gemeente van Limburg. Ze maakt deel uit van Parkstad Limburg, een samenwerkingsverband tussen acht gemeenten in Zuidoost-Limburg met de nodige ambities op het gebied van onder meer grensoverschrijdende samenwerking, economische groei en werkgelegenheid.

Bij Gemeente Kerkrade werkten verschillende afdelingen met uiteenlopende systemen zoals Excel, Tableau en Power BI om inzicht te krijgen in hun data. “Dat maakte het lastig om een compleet en eenduidig beeld te krijgen van wat er daadwerkelijk binnen de afdeling gebeurde,” vertelt Patrick Mathissen, projectleider informatiegestuurd werken bij Gemeente Kerkrade. “Onze wens was dan ook om één centrale omgeving te hebben waar alle data samenkomt. Daarbij wilden we ons graag baseren op het Gemeentelijk Gegevensmodel (GGM). Dat model zorgt ervoor dat we als gemeente eenduidig rapporteren en gemakkelijk informatie kunnen uitwisselen met andere gemeenten. Daarnaast wilden we eigenaarschap behouden over onze data en zelf rapportages kunnen bouwen. Hiervoor zochten we een partner die onze domeinkennis kon aanvullen met technische expertise.”

Na een aanbestedingstraject kwam ilionx als beste partner uit de bus om het Microsoft Azure datawarehouse te realiseren. Daarbij werkten ze samen met Solido, het IT-samenwerkingsverband van zeven gemeenten en de Veiligheidsregio Zuid-Limburg. “We begonnen in augustus 2024 met het ontsluiten van databronnen in het sociale domein, zoals X-works, onze applicatie voor bedrijfsprocessen,” vertelt Patrick. “We kozen er bewust voor om in dit domein te starten, omdat het een domein is waarin veel gebeurt, denk aan de Participatiewet en jeugdzorg. Door data beter te gebruiken, kunnen we niet alleen de zorg verbeteren, maar ook kosten besparen en efficiënter werken. Nadat het datawarehouse stond, zijn we aan de slag gegaan met het maken van rapportages in Power BI. Hiermee kunnen we specifieke inzichten genereren over bijvoorbeeld aanvragen en caseloads.” 

Gemeente Kerkrade kijkt tevreden naar de samenwerking met ilionx. Patrick: “De fijne samenwerking met ilionx zorgde ervoor we het nieuwe datawarehouse succesvol konden opzetten. Het voelt echt als een partnership: het gaat een stuk verder dan een simpele klant-leverancierrelatie. ilionx helpt ons niet alleen op technisch gebied, maar neemt ons ook mee in de laatste ontwikkelingen op het gebied van privacy, security en datavaardigheid.” Stephan de Wit, afdelingshoofd Informatie bij Gemeente Kerkrade, vult aan: “Zo’n partnership is belangrijk, want het gaat verder dan enkel de techniek. We wilden zélf leren, zélf bouwen, zélf begrijpen. Daar worden we als organisatie beter van. Het was fijn om te merken dat ilionx ons daarin de ruimte gaf.”

Dankzij het nieuwe datawarehouse heeft Gemeente Kerkrade nu één centrale plek voor alle relevante data. “Voorheen werkten we met losse systemen en Excel-bestanden. Nu combineren we data om deze vervolgens te analyseren en te vertalen naar stuurinformatie. We zien nu bijvoorbeeld precies welke aanvragen binnenkomen, wie ze oppakt en waar we moeten ingrijpen. Bijvoorbeeld als cases te laat worden opgepakt of taken herverdeeld moeten worden,” aldus Patrick. “Daarbij zorgt Power BI voor consistente rapportages.”

Ook op het gebied van datakwaliteit en datavaardigheid zijn stappen gezet. Stephan: “Een dashboard is pas waardevol als je weet wat je ziet. Daarom betrekken we onze collega’s actief in dit traject. Hoe interpreteer je zo’n dashboard en welke mogelijkheden biedt het managers? ilionx speelt hierin een belangrijk rol met haar expertise en trainingen.” 

De impact van deze manier van werken reikt verder dan de gemeentegrenzen. Patrick: “We merken dat collegagemeenten uit Parkstad ons benaderen en vragen naar onze aanpak. Dat we nu als voorbeeld dienen, maakt ons trots. Als anderen ons volgen, kunnen we straks écht regionaal samenwerken.”

De gemeente is enthousiast over verdere ontwikkelingen van het datawarehouse. Binnenkort wil ze ook data ontsluiten voor HR, financiën en openbare ruimte. “Dit is pas het begin. Er liggen nog een hoop mogelijkheden voor ons in de toekomst,” sluit Stephan af.