Nieuwe stap in digitale transformatie voor gemeente Katwijk

De gemeente Katwijk, gelegen aan de kust van Zuid-Holland, is een middelgrote gemeente met ruim 65.000 inwoners. Katwijk staat bekend om haar betrokken gemeenschap, prachtige stranden en rijke historie. De gemeente streeft naar een transparante en efficiënte uitvoering van beleid, waarbij innovatieve en datagedreven oplossingen een sleutelrol spelen in het realiseren van haar ambities.

Voorheen werden de documenten voor Planning en Control samengesteld in Word en Excel. Voordat de gemeente Katwijk overstapte naar LIAS, had zij te maken met aanzienlijke uitdagingen rondom versiebeheer. De samenwerking binnen de ambtelijke organisatie en het beheer van documentversies waren  bijzonder complex. Dit leidde tot een overvloed aan e-mailwisselingen en verhoogde het risico op fouten.

Bovendien moesten documenten naar een externe vormgever worden gestuurd, wat de kans op fouten verder vergrootte. Het proces vereiste voortdurend controle en hercontrole om te zorgen dat alles klopte.

De overstap naar LIAS InControl is een enorme verbetering, omdat beleidsdocumenten nu gezamenlijk online gecreëerd, beheerd en gemonitord worden. Katwijk publiceert nu met één druk op de knop de planning en control producten online en in de eigen huisstijl. De gemeente voldoet direct aan de EN 301549 en WCAG 2.1 eisen. Inwoners en betrokkenen navigeren eenvoudig door alle beschikbare informatie en de website is toegankelijk op desktop, tablet en mobiel.

De jaarrekening 2021 en de begroting van 2023 en 2024 zijn gemaakt in LIAS Publisher en dit is gepresenteerd aan de raad, directie, clustermanagers en de betrokken collega’s. De directie en het bestuur waren heel enthousiast.

Dankzij de implementatie van LIAS zijn de zorgen van versiebeheer, eindeloze e-mailwisselingen en het continue proces van controleren en dubbelchecken verleden tijd. Een wijziging op één plek doorvoeren betekent nu dat alles direct en correct wordt bijgewerkt.

Gemeente Katwijk heeft de implementatie van LIAS Publisher ook aangegrepen om een uniforme opbouw van bijvoorbeeld paragrafen af te dwingen. Iedere beleidsmedewerker bouwde die voorheen op een eigen manier op. In Publisher moeten de verschillende kopjes gevuld worden waardoor er nu altijd een inleiding, kader en beleid omschreven wordt. Dat zorgt voor uniformiteit binnen de gemeente en dat is heel fijn voor alle betrokkenen.

De volgende stap is om de gehele organisatie mee te nemen, zodat het een breed gedragen tool wordt voor de Planning & Control-cyclus. Want LIAS is niet alleen feestje van de afdeling financiën.