Hoe een geïntegreerd zaaksysteem de dienstverlening van Gemeente Eemsdelta verbetert

Gemeente Eemsdelta, een jonge gemeente in het noordoosten van de provincie Groningen, is sinds 2021 ontstaan uit de fusie van de gemeenten Appingedam, Delfzijl en Loppersum. Met meer dan 1.000 toegewijde medewerkers en een levendige gemeenschap van meer dan 45.000 inwoners zet deze gemeente zich in voor een dynamische toekomst vol groei en samenwerking.

Gemeente Eemsdelta stond voor een grote uitdaging: hoe creëer je een centrale werkomgeving die nu én in de toekomst werkt? Rinse Posthuma, Teammanager Informatievoorziening, legt uit: “We hadden behoefte aan een systeem waarin we zaakgericht konden werken. Alle (aan)vragen moesten op één centrale plek samenkomen, zodat we grip kregen op processen en geen losse eindjes meer hadden. Niet alleen voor onze eigen organisatie, maar bovenal voor een betere dienstverlening aan onze inwoners. We zochten een platform dat overzicht bood en ook meebewoog met innovaties en mee kon groeien met onze organisatie. Daarbij wilden we een oplossing die zich al in de praktijk heeft bewezen als betrouwbaar en succesvol. Dat bood ons het vertrouwen dat we op een solide basis konden gaan bouwen.” 

Na uitgebreid onderzoek en gesprekken met andere gemeenten was de keuze helder: het Microsoft-platform in combinatie met Onegov 365. “Deze oplossing sluit perfect aan op onze bestaande werkomgeving”, vertelt Rinse. “Onegov 365 biedt standaardoplossingen voor relatiebeheer, klantcontact, zaakgericht werken en documentmanagement, zonder de wirwar van extra applicaties.”

Om het nieuwe zaaksysteem succesvol te implementeren, koos Gemeente Eemsdelta voor een gestructureerde aanpak. “Zo’n grote verandering rol je niet in één keer uit”, benadrukt Rinse. “Daarom kozen we voor een stapsgewijze aanpak. We begonnen met concrete, behapbare onderdelen zoals meldingen openbare ruimte, klachtprocessen en bestuurlijke besluitvorming. Zo hielden we grip op het proces én konden we onze medewerkers goed meenemen in de verandering.” 

De eerste stappen werden in januari 2024 gezet door een projectteam van ilionx en Gemeente Eemsdelta. “Het eerste onderdeel trapten we af met een tweedaagse kick-off, gevolgd door workshops waarin we de processen samen uitwerkten. We deden demo’s op locatie, testten uitgebreid de software en trainden onze medewerkers. Pas toen alles stond, gingen we live. Zo konden we elke fase zorgvuldig afronden en steeds verder bouwen aan een systeem dat écht werkt.” 

Na bijna een jaar hard werken blijkt de keuze voor Onegov 365 een schot in de roos. “Het is naadloos geïntegreerd in onze bestaande Microsoft-omgeving”, zegt Rinse. “Meldingen en klachten over bijvoorbeeld de openbare ruimte worden nu centraal gebundeld.”

Maar het succes zit niet alleen in efficiëntie. De gebruiksvriendelijkheid speelt een minstens zo grote rol. “Onegov 365 voelde direct vertrouwd. Hoewel medewerkers nog wennen aan het systeem, biedt de omgeving een solide basis. Het succes van de implementatie is daarbij grotendeels te danken aan de enorme inspanningen die er is geleverd om medewerkers goed op te leiden. Dankzij trainingen vinden ze steeds makkelijker hun weg en hebben ze snel toegang tot alle informatie per inwoner of zaak.”

Deze stap in de digitale transformatie kwam niet uit de lucht vallen. “De samenwerking met ilionx was hierin cruciaal”, benadrukt Rinse. “We schakelen snel, begrijpen elkaar en werken flexibel samen. De experts van ilionx denken mee en komen hun afspraken na. Dat is precies de basis die je nodig hebt voor een succesvolle implementatie.” Met dat stevige fundament kijkt Gemeente Eemsdelta ook vooruit. “Samen met ilionx onderzoeken we hoe we Onegov 365 verder kunnen uitbreiden. We willen meer koppelingen met verschillende domeinen realiseren om een compleet beeld van de inwoner te krijgen. Daarnaast richten we ons op praktische verbeteringen die medewerkers ondersteunen, zoals gebruiksvriendelijke PowerApps voor terugbelverzoeken en meldingen in de openbare ruimte. Zo wordt werken met Onegov 365 nog eenvoudiger.”