Hoe Gemeente Den Haag risicomanagement versimpelde met LIAS Risk

Gemeente Den Haag(Verwijst naar een externe website) is één van de grootste gemeenten van Nederland, met 568.000
inwoners en een brede ambtelijke organisatie. Vanuit de Dienst Bedrijfsvoering en de Dienst Middelen & Control bewaakt de gemeente haar financiële gezondheid, continuïteit en weerstandsvermogen.

Jarenlang hield gemeente Den Haag haar risico’s bij in een complexe Excelsheet, met alle bekende gevolgen van dien: verschillende versies, foutgevoelige formules en eindeloze mailwisselingen. “Niemand wist zeker of hij met de laatste versie van een sheet werkte. En als iemand per ongeluk een cel verwijderde, werkte de hele Monte Carlo-simulatie niet meer,” vertelt Mark Witkamp, Adviseur regievoering bij Gemeente Den Haag.

Tegelijkertijd merkte Yasmine Yong, Adviseur Risicomanagement bij Gemeente Den Haag, dat het gesprek over risico’s binnen de organisatie stokte: “Met Excel zit er letterlijk een scherm tussen mensen. Nu is het nog steeds een scherm, maar wel één dat het gesprek faciliteert. Het is van vinkjeslijst een gespreksinstrument geworden. Je wilt dat mensen eigenaarschap voelen over risico’s, niet dat ze het zien als iets wat ‘het risicoteam’ doet.”

Voor gemeente Den Haag was het duidelijk: als risicomanagement impact wil hebben, moet het eenvoudiger, inzichtelijker én menselijker. Vanuit dat verlangen naar eenvoud en eigenaarschap kwamen ze uit bij LIAS Risk, een applicatie die risicomanagement weer menselijk maakte. 

Wat volgde, was geen IT-project met stapels documentatie of maandenlange afstemming. De gemeente Den Haag werkte al jaren met andere LIAS-modules voor begroting en jaarrekening, en stapte nu als eerste over op LIAS Risk. Als launching customer staat de gemeente aan de basis van de verdere ontwikkeling van de applicatie. 

“Binnen een paar weken stond er een demo, en daarna ging het snel,” vertelt Yasmine. “Normaal gesproken ben je maanden verder met afstemming, maar nu hadden we binnen twee maanden een werkend systeem. Dat komt, omdat de lijnen kort zijn en er echt geluisterd wordt. Het voelde niet als leverancier en klant, maar als partners.”

Een concreet voorbeeld is de afscherming van gevoelige gegevens bij frauderisico’s. Voor de gemeente ontwikkelde ilionx een extra beveiligingslaag, zodat alleen bevoegde gebruikers deze informatie kunnen zien. “Dat was voor ons essentieel,” zegt Yasmine. “We gaven het aan, en binnen korte tijd was het geregeld. Dat gaf vertrouwen: er werd echt meegedacht.” 

In de toekomst wil de gemeente Den Haag de cockpit structureel inzetten tijdens directieoverleggen. Daarin worden risico’s en maatregelen visueel en interactief besproken, allemaal in één overzicht. Bij één dienst gebeurt dat al en die ervaring smaakt naar meer.

Omdat het risicoregister is gekoppeld aan de procesmanagementtool Engage, kunnen teams direct zien welke processen bij een risico horen. Dat maakt gesprekken concreter en verbetermaatregelen krijgen snellere opvolging. 

“Het gesprek is totaal anders,” vertelt Yasmine. “We kijken samen naar de matrix, bespreken wat er echt speelt, en bepalen direct de volgende stap. Het voelt niet meer als een verplicht nummer, maar als iets van ons allemaal.”

Ook op de achtergrond bracht de overstap rust en structuur. Omdat LIAS Risk een cloud-gebaseerde SaaS-oplossing is, worden updates automatisch uitgevoerd zonder lokale installatie of IT-beheer. Dat past bij de pragmatische werkwijze van de gemeente én bij de filosofie van ilionx: eenvoud waar het kan, zekerheid waar het moet.

Daarnaast gebruikt de gemeente de ingebouwde Monte Carlo-simulatie voor het berekenen van het weerstandsvermogen. Waar dit vroeger handmatig in Excel gebeurde, voert de applicatie nu automatisch duizenden berekeningen uit en legt alle instellingen vast. Zo kan ook de accountant precies volgen hoe de risicoanalyse tot stand komt. 

Mark: “Omdat iedereen in dezelfde omgeving werkt, hebben we één bron van waarheid en besparen we enorm veel tijd. Van risicoteam tot directie, zonder dat data verloren gaat of ongewenst wordt gewijzigd.” 

De volgende stap is om ook medewerkers buiten het risicoteam actief te betrekken. Via tijdelijke accounts kunnen zij straks zelf risico’s inschatten of feedback geven op kans en impact. Zo wordt risicomanagement geen controlemechanisme, maar een gedeeld gesprek over kwaliteit en continuïteit. “Ons doel,” zegt Yasmine, “is dat iedereen in de organisatie zich eigenaar voelt van risico’s, van directie tot uitvoerder.”

Wat begon als een praktische oplossing voor een Excel-probleem, is uitgegroeid tot een krachtige applicatie én een beweging richting eenvoud en eigenaarschap. Precies waar risicomanagement om draait.