Hoe Envida meer grip kreeg op data én onafhankelijker werd met ZorgControl

Envida(Verwijst naar een externe website) is een toonaangevende zorgorganisatie gevestigd in Maastricht en het prachtige Heuvelland daaromheen. Envida heeft 19 verzorghuizen en biedt verpleegzorg, wijkzorg en huishoudelijke zorg. De organisatie beschikt over een zelfstandige BI-afdeling. Die optimaliseert de operationele sturing in de zorg, HR en bedrijfsvoering aan de hand van data. 

Het gebruik van dashboards nam de afgelopen jaren een vlucht bij Envida, onder meer om sneller inzicht te krijgen in de status van zorgprocessen en de bedrijfsvoering. In vijf jaar tijd groeide het aantal dashboards snel naar ongeveer 130 met enkele honderden gebruikers. Het ontsluiten van de databronnen verliep echter stroef met het oude dataplatform. Het BI-team was sterk afhankelijk van de leverancier. Die had bovendien maar beperkte capaciteit beschikbaar voor Envida ter ondersteuning. Dat vormde een risico voor de continuïteit. Eric Westerhof, Manager Datawarehouse & Business Intelligence, legt uit: “We zochten stabiliteit in support én wilden meer zelf kunnen doen. Maar er mocht geen functionaliteitsverlies ten opzichte van de oude situatie optreden.”

Envida maakte al gebruik van de diensten van ilionx. Zo kwam ZorgControl ter sprake als veelgebruikt dataplatform bij zorgorganisaties. Het BI-team raakte al snel geïnteresseerd: “Veel koppelingen zoals het AFAS-personeelssysteem en het Nedap ONS-systeem voor het beheer van zorgprocessen zijn standaard beschikbaar.” Voor het ontsluiten van nieuwe databronnen, zoals Medimo, een bekend medicatiesysteem, profiteert Envida van de ervaring die ilionx opdeed bij andere zorgverleners. “In co-creatie bouwden we stap voor stap aan het nieuwe platform. Eerst de kern, daarna de rest – zo hielden we grip.” 
Voor de migratie zijn eerst de essentiële dashboards geselecteerd, die in ieder geval bij de overgang naar het nieuwe systeem beschikbaar moesten zijn. De minder kritische dashboards kon Envida later toevoegen. “Het BI-team testte bijna alles zelf, dankzij onze technische en inhoudelijke kennis”, zegt Envida BI-specialist Nick Schols. “Dat maakte een snelle en gecontroleerde overgang mogelijk zonder aparte testgroepen in te zetten.”

Het nieuwe ZorgControl-systeem ging begin dit jaar live, waarbij de oude omgeving gelijk voor gebruikers werd afgesloten. De overgang verliep soepel. Het was voor de gebruikers wel even wennen, bijvoorbeeld doordat de navigatie naar de nieuwe dashboards is aangepast en de overzichten nu in een uniforme layout zijn opgemaakt.

Collega’s vroegen Nick weleens waar het team al die maanden mee bezig was geweest. “Dat was eigenlijk een compliment, want de informatievoorziening werkte blijkbaar nog hetzelfde. Alleen is de achterkant compleet vernieuwd en zijn alle dashboards herbouwd. Dat was veel werk, maar we hebben nooit echte problemen gehad.” 
Vernieuwingen aan het systeem en het onderhoud zijn nu veel eenvoudiger. Eric: “In de oude omgeving hadden we te maken met veel afgeschermde rechten, en die lagen bij de externe leverancier. Als we iets wilden veranderen, bijvoorbeeld een nieuwe databron ontsluiten, moesten we een verzoek indienen. Dit zorgde vaak voor vertraging in de doorlooptijd. De specialist was bovendien niet altijd beschikbaar.” Nick vult aan: “We maken nu zelf de aanpassingen. We hebben wel een onderhoudscontract met ilionx. Iedere nacht worden de koppelingen gecontroleerd. Gaat er iets mis, dan lost het onderhoudsteam dat probleem op. Dus als we gaan ontwikkelen, moeten we dat wel afstemmen. Het ilionx-team kijkt dus van de zijkant mee.”

Envida verwacht een groei van het gebruik van de dashboards nu ze beter geïntegreerd zijn in de organisatie. “Wij krijgen al veel vragen om nieuwe informatie te ontsluiten”, constateert Nick. “Met ZorgControl als fundament kan Envida nu sneller innoveren en nieuwe inzichten benutten voor betere zorg.”