Hoe Avres razendsnel schakelde naar een nieuw sociaal intranet

Avres is het werkontwikkelbedrijf in de gemeenten Molenlanden, Gorinchem en Vijfheerenlanden. De organisatie helpt inwoners hun plek in de maatschappij (weer) te vinden. Met zo’n 250 medewerkers ondersteunt Avres bij het vinden van passend werk, of door tijdelijke inkomensondersteuning en coaching bij geldproblemen. 

Avres werkte tot voor kort met een sociaal intranet. Toen de leverancier aankondigde te stoppen met het aanbieden van de oplossing, moest het snel schakelen. Hubertien Ververis, Senior Communicatieadviseur bij Avres, vertelt: “We stonden voor de uitdaging om binnen drie maanden een nieuw intranet in gebruik te nemen.” De wens was duidelijk: een sociaal intranet dat eenvoudig in beheer is voor de interne teams. “Bovendien wilden we dat het intranet voor onze medewerkers vertrouwd zou aanvoelen, zonder dat ze veel nieuwe dingen moesten leren. Qua opzet en inhoud wilden we dus graag dat de verandering minimaal zou zijn, zodat het gebruiksvriendelijk zou zijn en blijven.” Avres ging op zoek naar een geschikte partner en vond die in ilionx. Dankzij het advies van ilionx koos de organisatie voor One sociaal intranet. “Een belangrijke reden voor deze keuze was dat One gebaseerd is op SharePoint en daardoor naadloos integreert met het Microsoft 365-landschap, dat binnen Avres steeds verder wordt uitgebreid.”

De implementatie startte met een gezamenlijke kick-off. “In korte tijd vormden we een multidisciplinair projectteam, bestaande uit collega’s van communicatie, HR, ICT en een consultant van InnoviQ, die de algehele coördinatie en voortgang van het project bewaakte. Elke twee weken kwamen we als werkgroep bij elkaar, onder begeleiding van de projectmanager van ilionx, om te ontdekken wat de mogelijkheden van het nieuwe intranet waren. Daarbij kregen we ook gelijk te zien welke unieke plug-ins, zoals de evenementenkalander, we konden gebruiken. Daarnaast bespraken we ook welke stappen we nog konden zetten om zaken verder te automatiseren, hoe we onze huisstijl konden integreren en hoe we de homepage zo konden opbouwen zodat het vergelijkbaar zou zijn met ons oude intranet. Na elke sessie gingen we allemaal naar huis met huiswerk: wij moesten verder met het vullen van het intranet en ilionx met het finetunen van de technische inrichting.” Na een paar maanden hard werken ging het intranet in één keer live, volledig operationeel en goed gevuld. In de weken daarna, en ook nu nog, worden er continu verbeteringen doorgevoerd. 

One sociaal intranet is een slimme, gebruiksvriendelijke oplossing die naadloos integreert met Microsoft 365. Het combineert de standaardfunctionaliteiten van SharePoint met handige extra’s zoals een smoelenboek en verjaardagskalender. “Het mooie is dat alles direct toegankelijk is vanuit Microsoft Teams of de browser,” vertelt Hubertien. “Collega’s starten nu hun werkdag met nieuwsupdates. Daarvoor hebben we twee soorten nieuwspagina's geïntroduceerd: één voor het organisatienieuws en één als een tijdlijn. Op die tijdlijn kunnen alle collega’s, net zoals op LinkedIn, zelf dingen posten en op elkaar reageren. Naast deze nieuwspagina’s hebben collega’s ook gemakkelijk toegang tot handige links en relevante documenten, zoals HR-informatie over verlof. Het fijne is dat de informatie op het intranet hetzelfde is gebleven. Alleen de manier waarop die wordt weergegeven is net iets anders. Toch is het voor veel collega’s herkenbaar en was de overstap voor hen dus niet zo groot.” Bovendien is het intranet toekomstbestendig. Doordat het volledig draait binnen Microsoft 365, profiteert Avres automatisch van doorontwikkeling en innovaties. 

Avres kijk positief naar de toekomst: “We denken na over hoe we het intranet verder kunnen doorontwikkelen. Zo zouden we het in de toekomst bijvoorbeeld willen inzetten als onboardingstool. Tegelijkertijd stimuleren we het gebruik van de SharePoint-app, zodat ook collega’s die niet dagelijks achter hun laptop zitten op de hoogte blijven van het laatste interne nieuws,” sluit Hubertien af.