Zorggroep Charim

Hoe Zorggroep Charim betere beslissingen neemt op basis van data

Kwaliteit van data is voor iedere organisatie van belang. Dat geldt al helemaal in de zorg, waar instellingen te maken hebben met gevoelige informatie en waar efficiëntie noodzakelijk is. Daarom koos Zorggroep Charim voor een oplossing waarmee data uit verschillende bronnen heel eenvoudig bij elkaar te brengen zijn.

Zorggroep Charim telt vijftien locaties in de regio’s Veenendaal en Zeist. Zo’n 1.600 medewerkers en 1.300 vrijwilligers zetten zich dagelijks in om de naam van Charim, Hebreeuws voor ‘toewijding’, in praktijk te brengen voor ruim 1.000 cliënten. De zorggroep biedt zorg en dienstverlening voor ouderen, van welzijnsactiviteiten tot hospicezorg.

Om de organisatie op een efficiënte manier te kunnen leiden, is het belangrijk om altijd over actuele en juiste informatie te beschikken. Die informatie komt onder meer uit financiële pakketten, het HR-systeem, het roosterpakket en het zorgregistratiesysteem. Vooral dat laatste systeem is nogal dynamisch, mede door steeds veranderende wet- en regelgeving.

Beter beslissingen nemen

De zorggroep wilde de data uit al die bronnen op een slimmere manier bij elkaar brengen. De bronnen bevatten veel waardevolle informatie die met goede rapportages gebruikt kan worden voor het nemen van betere beslissingen. Met name het combineren van de verschillende onderwerpen levert nieuwe inzichten op, bijvoorbeeld op het gebied van productiviteit of over incidentmeldingen

Ook wilde de zorggroep dit combineren van data intern kunnen doen, zonder voor iedere nieuwe behoefte consultants in te moeten huren.

“De inzet van IT is voor ons bijzonder belangrijk, maar we moeten wel slim met onze middelen omgaan,” zegt Arno Bos, financial controller bij Charim. “We hebben advies ingewonnen bij ilionx, de IT-partner waar we al jaren mee samenwerken. Zij raadden ons aan te kiezen voor Discovery Hub van TimeXtender. Dit is een datawarehouse-oplossing waarmee we met slechts één medewerker onze data kunnen ontsluiten, modelleren en beheren.”

"De inzet van IT is voor ons bijzonder belangrijk, maar we moeten wel slim met onze middelen omgaan."

Arno Bos, financial controller bij Charim.

Gebruiksvriendelijk

Die medewerker BI is Tessa van der Linden. “Ik heb wel ervaring met financieringsstromen in de zorg, maar beschik niet over een informatica-achtergrond. Ik ben nu verantwoordelijk voor het inrichten en onderhouden van het datawarehouse tot en met het bouwen van dashboards en rapportages. Als je dat alleen moet doen, is Discovery Hub wel een heel makkelijke oplossing.

Er zijn talloze manieren om de data op een heel gebruiksvriendelijke manier binnen te halen. Het prettige is dat je minder gedetailleerde technische kennis van de inrichting van verschillende pakketten hoeft te hebben. Daar zou je anders hulp van buitenaf voor moeten inroepen.”

De zorggroep gaat binnenkort over op het gebruik van Microsoft Power BI. Dit pakket komt als vervanging voor een vrij complexe tool die bovendien meer is bedoeld voor het maken van statische rapporten dan voor dynamische dashboards en analyses. Data die nu op een vrij complexe manier wordt aangeleverd, komen straks via de TimeXtender-omgeving in Power BI terecht. Door dit te automatiseren, heb je er straks geen omkijken meer naar.

AVG

In de zorg is het van groot belang om vertrouwelijk om te gaan met gevoelige gegevens. Een extra voordeel van Discovery Hub is dat alle datastromen er volledig in zijn beschreven, waarmee Charim zich geen zorgen hoeft te maken of ze wel aan de privacywetgeving AVG voldoen. “Als iemand uit dienst gaat, is bijvoorbeeld op één centrale plek te regelen dat deze persoon geen rechten meer heeft. Het gaat snel om gevoelige informatie, zowel als het om gegevens van medewerkers gaat als om gegevens van cliënten,” vertelt Arno Bos.

Betere zorg

Dankzij Discovery Hub van TimeXtender zijn mensen in de organisatie sneller van de juiste data te voorzien. Dat is al mooi, maar Arno Bos ziet er nog wel meer mogelijkheden in. “Ik hoop dat we in de toekomst bijvoorbeeld ook artsen kunnen voorzien van data rond de behandeling van cliënten. Alles wat financieel gerelateerd is, ontsluiten we nu wel, maar we zijn nog niet echt bezig dagelijkse processen te ondersteunen. Alles wordt wel geregistreerd, maar met trends en analyses moet er meer uit te halen zijn.”

BI-manager Arnoud Mesken bij ilionx vertelt dat organisaties zich dankzij TimeXtender beter en voor een groot deel zelf hun data kunnen beheren en gemakkelijk kunnen uitbreiden. “Daarmee hebben ze een onafhankelijkere positie en kunnen wij ons richten op de complexere vraagstukken. De tool is bovendien heel intuïtief en daardoor in relatief korte tijd te leren. Een prima middel om functioneel en technisch BI-beheer breed op te pakken.”

De tool is volgens Mesken niet alleen geschikt voor organisaties in de gezondheidszorg. “Het is een generieke automatiseringsoplossing voor de gehele dataverwerking in een organisatie, van ontsluiting van de bronnen toten met de presentatielaag. Het is als het ware een schil om de BI-tools van Microsoft heen. Ik denk dat het veel toegevoegde waarde heeft voor kleinere organisaties die zelfredzaam willen zijn en niet te veel geld willen uitgeven aan specialisten op het gebied van BI.”

Samen creëren we meer kansen.

Als digital business partner helpen wij je graag vandaag kansen creëren, die je morgen kunt realiseren, zodat je overmorgen succesvol blijft.

Meer over ons

Ilionx logo