Sweco is Europa’s grootste architecten- en ingenieursadviesbureau.
Tijdens de transitie naar een nieuw ERP-systeem bleek dat voor sommige bedrijfsprocessen een maatwerkoplossing nodig was. Snelheid was geboden, want de implementatiedatum voor het nieuwe ERP-systeem stond vast. Richard Bruggink, manager IT bij Sweco Nederland, vond in ilionx een ervaren partner die niet alleen in staat was in korte tijd de juiste applicaties te bouwen met Betty Blocks, maar ook verstand heeft van het Microsoft Power Platform. In samenwerking werden, binnen de deadline, twee vitale processen gedigitaliseerd.
Gezamenlijk platform
Sweco heeft 17.500 medewerkers (waarvan 1.700 in Nederland) en een omzet van 1,9 miljard euro. Er is een gedecentraliseerd bedrijfsmodel, elk land heeft autonomie in de bedrijfsvoering. De enige gecentraliseerde afdeling is IT. Richard Bruggink: “Sweco zit midden in de transitie naar een ander ERP-systeem. Onderweg bleken voor een aantal bedrijfsprocessen toch maatwerkoplossingen nodig: het risicomanagement bij bid-processen en een projectbegrotingscalculatie. Twee vitale bedrijfsprocessen die in bijna elk project worden gebruikt. Dus het moest een stabiel platform zijn. Sweco België had al gekozen voor Betty Blocks, vanwege het gebruiksgemak. Daar wilden wij bij aansluiten, ook omdat een gezamenlijk platform de applicaties die we ontwikkelen makkelijk uitwisselbaar maakt. Via Betty Blocks kwamen we uit bij ilionx. Het feit dat zij ook verstand hebben van de Microsoft Power omgeving – waarin we ook tools hebben gebouwd – was voor ons doorslaggevend om voor ilionx te kiezen: zij kunnen ons op beide fronten ondersteunen.”
"Het feit dat ze naast kennis van Betty Blocks, ook verstand hebben van de Microsoft Power omgeving was voor ons doorslaggevend om voor ilionx te kiezen: zij kunnen ons op beide fronten ondersteunen.”
Succesfactoren
In de procesaanpak werkten een aantal dingen goed uit. Richard: “Allereerst de mock-ups die ilionx maakte in de initiatieffase. Daarmee werd heel duidelijk gevisualiseerd wat de gebruikersvragen waren. Die mock-ups waren zo goed dat er gedurende het traject weinig aanpassingen nodig waren.
De tweede succesfactor was de rolbezetting van het scrumteam. Daarin zaten zowel medewerkers van Sweco, als van ilionx. Beide kanten vervulden hun rol enthousiast en betrokken, en iedereen bracht zijn specifieke kennis in. Daardoor ontstond een echte samenwerking. En ten slotte hebben we gekozen voor een vast patroon van ontwikkelen, met strakke werkblokken: twee dagen ontwikkelen, drie dagen reviewtijd en dan weer een nieuwe sprint. Dat ritme hebben we het hele project volgehouden.” De duidelijke rolverdeling, het strakke ontwikkelregime en de enorme inzet van de scrumleden resulteerden in de tijdige oplevering – en binnen budget – van twee applicaties: START en SCATO.
START
START, voluit: Sweco Tender Approval & Risk Tool, wordt gebruikt voor risicoanalyse voorafgaand aan de inschrijving op een nieuwe tender. Hier gaat veel geld mee gemoeid, dus het is belangrijk alle risico’s vooraf in te kunnen schatten. In welk land/welke landen vindt het project plaats? Hoe zit het daar met de regelgeving? Wat is de omvang? In START werken alle noodzakelijke disciplines samen om de risicoanalyse zo snel mogelijk af te ronden en tijdig te kunnen inschrijven. Richard: “Het is als het ware een digitaal risicoformulier. In vergelijking met onze vorige flow is START veel eenvoudiger. Op het startscherm is de hele workflow te overzien. Gebruikers weten direct wat er van hen verwacht wordt, welke goedkeuringen nog nodig zijn en voor welke datum. Na afloop exporteren we de gegevens als pdf en voegen die als naslagwerk in de projectmap. Die gebruikersvriendelijkheid is heel belangrijk, je wilt dat een systeem je proces ondersteunt, niet beperkt.”
"De duidelijke rolverdeling, het strakke ontwikkelregime en de enorme inzet van de scrumleden resulteerden in de tijdige oplevering – en binnen budget – van twee applicaties."
SCATO
De tweede applicatie die op tijd werd opgeleverd was SCATO, wat staat voor: Sweco Calculation Tool. Hiermee is het eenvoudig om projecten en projectfases te calculeren. In de applicatie zitten alle standaardtarieven, kost- en uurprijzen. De gebruiker krijgt op zijn scherm alleen te zien wat hij nodig heeft voor zijn deel van de calculatie. Richard: “Zo creëer je overzicht.”
Dezelfde uitdaging
De samenwerking met ilionx is vanaf het begin goed geweest. Richard: “We hebben heldere afspraken gemaakt, wederzijds de verwachtingen afgestemd en de projecten zijn door ilionx goed gedocumenteerd. We kenden het scrumproces al langer, maar ilionx heeft de methodiek tot in detail doorgevoerd. Je vormt met elkaar één team, daarbinnen vervagen de scheidslijnen. Sweco en ilionx hadden dezelfde uitdaging, dus er was sprake van échte samenwerking. Dat werkte geweldig.”
Zo goed dat er verkennende gesprekken zijn voor nieuwe ontwikkelprocessen. Richard: “Jazeker! We krijgen regelmatig nieuwe verzoeken uit de business. Dan is Betty Blocks voor ons een vaste keuze. Bovendien willen we bekijken of het mogelijk is om delen van het platform ook in andere landen in te zetten. Ik geloof in de kracht van maatwerk voor de ondersteuning van kleinere processen. Betty Blocks is heel sterk in maatwerk, maar dat maatwerk willen we niet verheffen tot standaard. Elk land mag zelf bepalen hoe de applicatie eruitziet.”