Hoe een robot bij autobedrijf Stam Groep bijdraagt aan de klanttevredenheid

Stam Groep is een autobedrijf met meerdere vestigingen in het centrale deel van Nederland. Het bedrijf is een Renault-dealer, maar biedt ook occasions van andere merken aan. Daarnaast leaset het bedrijf auto’s en heeft elke dealer een werkplaats voor onderhoud en reparaties.

Het werd al snel duidelijk dat een aantal processen sterk zou verbeteren met de inzet van robotisering. De eerste use case heeft betrekking op de registratie van werkopdrachten voor leasemaatschappijen. Zodra een lease-auto bij de werkplaats binnenkomt, moet het bedrijf eerst akkoord vragen van de leasemaatschappij om de werkzaamheden te mogen uitvoeren. Hiervoor moeten de werkplaatsmedewerkers een werkopdracht aanmaken in zowel het eigen administratiesysteem als in het systeem van de leasemaatschappij. Dubbel werk dus. Dat kon efficiënter.

De tweede use case betreft een check op openstaande acties op occasions. Bijvoorbeeld of er nog terugroepacties openstaan. Deze check deed een medewerker handmatig door een lijst te exporteren en vervolgens de auto’s één voor één op te zoeken in een systeem. Dit kostte de medewerker twee keer per week een paar uur tijd. Soms kon de controle door tijdsnood niet uitgevoerd worden, waardoor de auto’s na verkoop weer teruggeroepen werden. Dit kostte veel tijd en geld en leverde soms ook irritatie op.

De eerste use case werd opgelost door een pdf-export optie in het eigen administratiesysteem te gebruiken en deze pdf door een attended robot te laten uitlezen. Een complicerende factor was dat de twee systemen verschillende kenmerken gebruiken om de opdrachten te registreren. Een bandenwissel kan in het ene systeem code ‘0310’ zijn, en in het andere ‘9402’. De robot is zo geprogrammeerd dat het deze werkopdrachtcodes vertaalt via een tabel. Vervolgens voert de robot de werkopdracht in het externe systeem in. Als er een onbekende code in staat, meldt de robot dat aan de gebruiker. Aan het eind van het proces laat de robot de aangemaakte werkopdracht controleren door een medewerker.

In de tweede use case heeft ilionx een robot ingezet om de openstaande acties op occasions te checken. De robot raadpleegt de lijst met auto’s en zoekt ze op in het systeem. Hij registreert vervolgens alle openstaande punten en communiceert dit in een overzicht terug aan de gebruiker, waardoor deze in één oogopslag ziet wat er moet gebeuren.

Het inzetten van een robot voor het proces in de werkplaats scheelt per werkopdracht een paar minuten. Als je nagaat dat de robot gebruikt wordt door tien medewerkers en er ongeveer vijftien werkopdrachten per persoon per dag zijn, scheelt dat al gauw tientallen uren per week.   Hierdoor is veel dubbel werk uit handen genomen. De robot is door de attended opzet heel makkelijk op te schalen naar meerdere gebruikers. In de tweede use case bespaart de robot niet alleen tijd, maar ook toekomstig werk en misschien nog wel belangrijker: een klant die net een nieuwe auto gekocht heeft, hoeft niet meer direct te komen. Zo kan een robot zelfs bijdragen aan klanttevredenheid.